Mehrere Gewerke am Bau: VerA hilft bei der Koordination

Baustellenkoordination: VerA hilft beim Baustellenprotokoll

Das Tagesgeschäft eines jeden Malers oder Stuckateurs umfasst die Koordination von Baustellen. Eine gewisse Routine ist da natürlich vorhanden und obwohl meist alles reibungslos läuft, kommt es dennoch hin und wieder zu Problemen. Gerade dann, wenn mehrere Gewerke miteinander zu tun haben und sich abstimmen müssen, Details zu besprechen sind und der Ablauf geklärt werden muss, können Dinge schief gehen.

Ein Bespiel: Der Kunde und Bauherr wünscht die Abhängung einer Akkustikdecke in seinen neuen Räumlichkeiten. Die Decke soll nicht nur den Schall im Raum dämpfen, sondern auch über eine integrierte Trend-Beleuchtung mit Dimm-Effekt verfügen. Maler und Elektriker müssen also die Einzelheiten perfekt abstimmen, damit jeder weiß, was er wann zu tun hat.

Obacht bei der Baustellenbesprechung
Hierfür findet in der Regel eine Baustellenbesprechung statt, bei der die unterschiedlichen Gewerke und meist auch der Bauherr sich abstimmen. Jeder der anwesenden Handwerker stellt seinen Standpunkt dar, wie viel Zeit er benötigt, wann er was ausführt, welche Materialen dafür zu bestellen sind und wer wann an der Reihe ist. Oft hat der Bauherr selbst noch Sonderwünsche, die es zu berücksichtigen gilt. Wichtig ist hierbei, dass einer auf den anderen achtet und man sich arrangiert. Nur wenn ein Gewerk seine Arbeit ordentlich vollzogen hat, kann der nächste seine Arbeit optimal fortsetzen. Für unser Beispiel bedeutet dass: Als erstes darf mit dem Kunden festgelegt werden an welchen Stellen in der Decke die Dimm-Beleuchtung montiert werden soll. Sobald die Deckenunterkonstruktion vom Maler entsprechend eingebaut ist, kann der Elektriker seine Verkabelung vornehmen. Ist die Montage der Decke vom Maler dann erfolgt, können als letzten Schritt die Lampen von Elektriker eingebaut werden.

Alles in allem werden hier jede Menge wichtige Informationen und Details ausgetauscht, deren absolute Einhaltung und Umsetzung den Erfolg der Arbeit gewährleistet. Hier gilt es Augen und Ohren offen zu halten, damit einem „nichts durch die Lappen geht“. Denn Ziel ist es ja eine perfekte Arbeit abzuliefern und den Kunden zufrieden zu stellen – oder noch besser, zu begeistern.

Mitarbeiter richtig instruieren
Die besprochenen Informationen zum Ablauf der Baustelle sollten dann ihren Weg zu den einzelnen Mitarbeitern finden. Denn sie sind diejenigen, die die Arbeiten ausführen werden. Oft liegt aber genau hier das Problem und es klappt meist nur unzureichend.
Erreichen alle abgestimmten Details wirklich den Mitarbeiter? Gibt es ein detailliertes Protokoll der Besprechung? Oder ist der Zettel unauffindbar bzw. wurde nie geschrieben? Werden Mitarbeiter nicht richtig instruiert und eingewiesen, wissen sie also nicht genau, was besprochen wurde und was im Einzelnen zu tun ist, kann es auf der Baustelle auch schieflaufen.

Mit Checklisten arbeiten
Damit es zu derartigen Problemen erst gar nicht kommt, bietet es sich an bei Baustellenbesprechungen Checklisten zu nutzen. Die mobile App VerA von C.A.T.S.-Soft bietet hier die Möglichkeit einer detaillierten Gesprächserfassung. In dieser Checkliste finden alle wichtigen Informationen direkt bei der Besprechung ihren Weg in das Smartphone des Chefs und nichts geht verloren.

Checkliste Baubesprechung

Wer sind die Teilnehmer? Was wurde besprochen und zu welchem Thema? Wer erledigt was und zu welchem Zeitpunkt? Welches Material muss zusätzlich bestellt werden? Welche Sonderwünsche hat der Kunde geäußert? Welches Hindernis muss vor Baubeginn noch ausgeräumt werden? Wie lauten die Kontaktdaten der anderen Gewerke? Eine Fotodokumentation der Gegebenheiten vor Ort rundet die Angelegenheit perfekt ab.

Informationen immer im Blick – auch von unterwegs aus
Das Checklisten-Protokoll landet anschließend automatisch in der Projektakte der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM und in der entsprechenden Akte des Kunden. Dort kann es jederzeit wieder aufgerufen werden, wenn es benötigt wird.

Wer seine Mitarbeiter also professionell auf deren Baustelleinsatz vorbereiten will, nutzt das Protokoll zur detaillierten Einweisung. Auch die vorher geschossenen Bilder können hier sehr hilfreich sein und die Gegebenheiten vor Ort schon im Vorfeld erläutern.

Mit VerA ist das Protokoll jederzeit von unterwegs aus auf dem Smartphone abrufbar. So hat der Chef immer den perfekten Überblick, auch wenn er nicht im Büro ist oder den Ausdruck nicht zur Hand hat. Als besonderen Service für Handwerkskollegen, die vergessen haben bei der Baustellenbesprechung mitzuschreiben, kann das Checklisten-Protokoll natürlich auch von unterwegs aus direkt an die Kollegen geschickt werden. So arbeitet der digitale Malerbetrieb 4.0 von heute.