Täglich strömen viele unterschiedliche Aufgaben auf einen Handwerksunternehmer und seine Beschäftigten im Handwerksbüro ein. Damit die Arbeitszeit nicht verschenkt, sondern optimal genutzt werden kann, ist etwas Planung nötig. Planen heißt Prioritäten setzen, denn oft gibt es mehr Aufgaben als Zeit und nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig. Mit dem integrierten CRM-Tool hilft die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM ihren Anwendern ihren Arbeitstag von Anfang richtig zu strukturieren und zu planen, denn Arbeitszeit ist die knappste Ressource im Arbeitsleben.
In Priorität steckt das Wort „Prior“. Prior stammt aus dem Lateinischen und bedeutet so viel wie „zuerst“ oder „vorausgehend“. Genau darum geht es auch beim Priorisieren von Aufgaben. In der Regel werden Aufgaben nach der sogenannten ABC-Klassifizierung in drei Gruppen eingeteilt. So auch in dem Aufgabencenter der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM. Hier kann jeder Aufgabe die Priorität „hoch“, „mittel“ oder „niedrig“ zugeordnet werden. Die Wertung der Aufgabe orientiert sich an der Wichtigkeit der Aufgabe.
Im Aufgabencenter lassen sich die einzelnen Aufgaben planen. Wird eine Besprechung eingeplant, zum Beispiel eine Baubesprechung, eine Angebotsbesprechung beim Kunden vor Ort, ein Außendienstbesuch eines Großhändlers oder ein Vorstellungsgespräch eines neuen Gesellen, so wird diese Aufgabe natürlich jeweils mit der „Priorität hoch“ geplant, schließlich handelt es sich um eine termingebundene Aufgabe, die keine Verspätung oder Aufschub duldet. Sie muss „just in time“ erledigt werden.
Fehlt auf der Baustelle wichtiges Baumaterial und muss dieses am nächsten Vormittag um 8 Uhr morgens telefonisch beim Großhändler geordert werden, erhält ein entsprechend geplanter Anruf natürlich ebenso die „Priorität hoch“. Diese Aufgabe muss zu diesem Zeitpunkt unbedingt erledigt werden, wenn die Baustelle nicht ins Stocken geraten soll. Ein Gratulationsanruf, um einem langjährigen Kunden zum 60. Geburtstag die besten Glückwünsche zu überbringen, sollte zwar taggleich erfolgen, ist aber nicht zeitkritisch zu sehen. Er ist also nicht an eine bestimmte Uhrzeit, sondern nur an den Tag gebunden. Für solche Anrufe kann die „Priorität mittel“ gewählt werden. Das bedeutet: Ist an dem Tag etwas Luft, dann wird der Gratulationsanruf erledigt.
Aufgaben, die an fixe Termine gebunden sind, erhalten also stets die Priorität hoch. Von mittlerer Priorität sind Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht so dringlich sind. Sie können im Laufe des Tages erledigt werden. Aufgaben, die nicht tag- oder zeitgebunden sind, die also bearbeitet werden können, wenn es die Zeit irgendwann einmal zulässt, erhalten die Priorität niedrig. Bei allen Aufgaben, vor allem aber jenen mit niedriger Priorität sollten sich Chefs und Führungskräfte fragen, ob sie diese Aufgabe tatsächlich selbst ausführen müssen oder nicht an Mitarbeiter abgeben können. Ist dies der Fall, dann genügt ein Klick und schon ist die betreffende Aufgabe für einen Büromitarbeiter geplant.
Natürlich lässt sich jede Aufgabe nicht nur priorisieren, sondern auch zeitlich terminieren. Es kann sogar eine geschätzte Bearbeitungszeit für jede Aufgabe hinterlegt werden. So zeigt sich schnell, wann der Arbeitstag so gut wie aufgebraucht ist. Im Übrigen gibt es eine allgemeine Faustregel, die besagt, dass nicht der komplette Arbeitstag bis auf die letzte Minute verplant werden sollte, sondern lediglich 75 Prozent der Arbeitszeit. So verbleibt noch genügend Zeit, sprich Puffer, für unvorhersehbare Aufgaben, die in jedem Betrieb tagtäglich zusätzlich anfallen.
So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.