Endlich kein Aufwand mehr mit offenen Rechnungen

Die Offene-Posten-Verwaltung: Offene Rechnungen im Malerbetrieb professionell verwalten
Ein Handwerksbetrieb kann handwerklich perfekt sein. Er kann seine Kunden mit der erbrachten Leistung überzeugen und glücklich machen. Hat der Betrieb aber nicht stets die offenen Posten im Blick, gefährdet er seinen eigenen, unternehmerischen Erfolg.

Ein offener Posten entsteht immer, wenn eine Rechnung an einen Kunden geschrieben wird und dieser die Rechnung erst später bezahlt. Das ist in Maler- und Stuckateurbetrieben die Regel. Und je mehr Rechnungen geschrieben werden, desto größer wird die Liste der offenen Posten. Offene Posten sind also Geldforderungen, auf die der Betrieb einen Anspruch hat. Über den Geldbetrag kann er aber noch nicht verfügen, da der Kunde ihn noch nicht gezahlt hat. Das wiederum schwächt die betriebliche Liquidität, sprich die Zahlungsfähigkeit. Bedenkt man, dass der Betrieb bereits in Vorleistung getreten ist, kann ein langes Zuwarten auf den Geldeingang schnell zum Desaster werden. Wer also Rechnungen schreibt, muss auch einen  Überblick darüber haben, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche Rechnungen noch offen sind, um diese anmahnen zu können und auf diese Weise den Kunden zur zügigen Zahlung zu bewegen.

Ein Blick ins Malerbüro zeigt aktuell, dass es dort an allen Ecken und Enden brennt. Volle Auftragsbücher lassen den Büromitarbeitern kaum Zeit zum Durchatmen. Und so wird auch das Forderungsmanagement oft sehr stiefmütterlich behandelt. Es gibt aus Sicht des Chefs oder der Büromitarbeiter Wichtigeres, was vorgeht. Dabei könnte alles ganz einfach und schnell erledigt werden.

Mit der in der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM integrierten Offenen-Posten-Verwaltung lassen sich im Handumdrehen vom Kunden bezahlte Rechnungen ausgleichen, sodass stets ein Überblick über die betrieblichen Außenstände besteht. Per Knopfdruck erstellt das System fällige Mahnungen und erinnert den Kunden an die noch vorzunehmende Zahlung. Noch wesentlich schneller und professioneller geht’s mit der BankFIX-Schnittstelle. Die im Online-Banking ausgewiesenen Zahlungen werden automatisch den geschriebenen Rechnungen in der Maler-Software zugeordnet. Ausgleichsbuchungen entstehen so ganz automatisch. Hier durchforstet niemand mehr im Büro stundenlang die Kontoauszüge nach Geldeingängen, um diese manuell im System auszugleichen. Manch einer denkt dabei an Hexerei, aber das ist einfach nur das digitale Zeitalter. So arbeitet der Malerbetrieb 4.0 von heute.