Der perfekte Workflow zwischen Telefon und Malersoftware

Der perfekte Workflow zwischen Telefon und Malersoftware

„Wie war noch gleich Ihr Name?“ Wird diese Frage nur einmal gestellt, nimmt der Kunde es noch gelassen. Wird der Name aber nach mehrmaligem Nachfragen immer noch nicht richtig verstanden, ist die Szene an Peinlichkeit kaum noch zu überbieten. Fast jeder hat diese Situation schon erlebt. Eine schlechte Telefonverbindung, ein komplizierter Nachname, ein schlechtes Gehör, laute Hintergrundgeräusche – all das kann ein Telefonat schlecht starten lassen.

Eingehender Anruf: Software zeigt, wer anruft
Anwender der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM können sich solch peinliche Situationen ersparen. Verfügt der Malerbetrieb über eine TAPI-fähige Telefonanlage, erkennt der in der Software integrierte Telefon-Assistent schnell, wer anruft. Er gleicht die eingehenden Anrufe mit den Kunden- und Lieferantenakten ab und identifiziert den Anrufer. Doch damit nicht genug. Sofort öffnet sich die Gesprächserfassung der elektronischen Akte des Anrufers. Angebote, Rechnungen, Notizen und vieles mehr stehen sofort zur Einsicht bereit. So stehen dem Büromitarbeiter alle Informationen zur Verfügung und er muss nicht mehr langwierig nach der Kunden- oder Bauakte suchen. Den Inhalt des Telefonats hinterlegt der Mitarbeiter in der Gesprächserfassung als digitale Notiz. Auf diese Weise gerät nichts in Vergessenheit und auch Mitarbeiter und Kollegen sind bei Bedarf auf dem Laufenden. Wünscht der Kunde einen Rückruf vom Chef oder wird ein Besprechungstermin vereinbart, genügt nur ein Klick und schon wird eine entsprechende Aufgabe geplant und im digitalen Terminkalender vermerkt. Der perfekte Workflow geht aber noch weiter.

Ausgehender Anruf: Software wählt die Rufnummer
Den Rückruf erledigt der Chef anschließend ebenfalls ganz simpel, ohne auch nur eine Taste auf dem Telefon tippen zu müssen. Statt die Rufnummer auf dem Telefon mühsam einzutippen, klickt er einfach in der elektronischen Akte des Kunden auf das Telefonsymbol. Der Telefon-Assistent baut direkt eine Verbindung über das Telefon zu dem Kunden auf. Das ist der perfekte Workflow zwischen Telefon und Malersoftware sowohl bei eingehenden als auch ausgehenden Anrufen.

So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.