Der Blick zurück und nach vorn: Wenn-Dann-Pläne statt Chaos

Blick nach vorn und zurück: Wenn-Dann-Pläne statt Chaos

Die erste Hälfte des Corona-Jahres liegt hinter uns. Noch zu Beginn des Jahres hätte niemand mit solchen Turbulenzen gerechnet, die uns ein Virus namens „Corona“ beschert hat. Von jetzt auf gleich waren Flexibilität, Spontanität, Improvisation, Anpassungsfähigkeit, Zuversicht und Mut gefragt, wenn der Betrieb weiter laufen sollte. Nachdem die erste Pandemiephase hinter uns liegt und jetzt in den Sommermonaten die Coronalage in Deutschland allgemein stabil und auf niedrigem Niveau ist, ist die Zeit günstig, einmal inne zu halten, durchzuatmen und die zurückliegenden Monate Revue passieren zu lassen. Niemand weiß derzeit wie in der feucht-kalten Jahreszeit das Corona-Virus weiter sein Unwesen treiben wird. Daher ist es wichtig, aus den gemachten Erfahrungen der letzten Wochen zu lernen, um in den Herbst- und Wintermonaten gewappnet zu sein. Denn im Gegensatz zur ersten Pandemiephase besteht jetzt die Möglichkeit der Vorbereitung.

Daher steht eine Frage im Mittelpunkt der Betrachtung: Wie stark hat die Corona-Angst und haben die Corona-Regeln die Arbeit im Malerbetrieb und damit den betrieblichen Erfolg beeinflusst?

Mit Struktur funktioniert‘s
Das ist natürlich eine sehr komplexe Fragestellung, die nicht auf Knopfdruck beantwortet werden kann. Dieser Frage muss sich daher systematisch genähert werden. Ein Maler- und Stuckateurbetrieb zeichnet sich durch die Zusammenarbeit mit Menschen aus. Für den Erfolg eines Unternehmens wesentlich sind vor allem Kunden und Mitarbeiter. Daher sollte der Blick genau diesen beiden Personengruppen gelten. Sie sind wesentlicher Teil des unternehmerischen Erfolgs. Ist der Kunde unzufrieden oder der Mitarbeiter unmotiviert, sind dies keine guten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Auftragsabwicklung. 

Im Fokus: Die Kunden
Ohne Kunden keine Aufträge, ohne Aufträge kein Betrieb. Mit dieser einfachen Formel, lässt sich die Bedeutung des Kunden gut aufzeigen. Der Betrieb lebt von Kundenaufträgen. Daher steht hier zunächst der Kunde im Mittelpunkt der Betrachtung. Die nachfolgenden Fragen sollen helfen, die Erfahrungen mit Privatkunden etwas zu stukturieren.   

– Wie relaxed waren die Kunden im Allgemeinen beim Thema „Corona“?
– Gab es einen Generationenunterschied (jung/alt) in der Verhaltensweise?
– Haben Kunden den Auftrag storniert? Wurden Gründe (z.B. Risikogruppe) genannt?
– Wünschten Kunden eine Verschiebung des Ausführungstermins?
– Gab es seitens der Kunden besondere Anforderungen oder Wünsche
   (z.B. keine Toilettennutzung, Vorlage eines Hygienekonzepts)?
– Wurden die Mitarbeiter im Umgang mit dem Kunden geschult (z.B. Hygieneetikette)?
– Von welchen Erfahrungen mit Kunden haben Mitarbeiter berichtet?
– Gab es Kundenfeedbacks (positive/negative) in dieser Zeit?
– Haben Privatkunden ihre Rechnung pünktlich bezahlt?

Die Antworten geben zugleich die Richtung vor. Sie zeigen, ob etwas gut gelaufen oder verbesserungswürdig ist. Arbeitet der Betrieb ebenso auf öffentlichen Baustellen, sollten aber auch öffentliche Auftraggeber in die Betrachtung mit einbezogen werden.

– Kam es auf öffentlichen Baustellen zu Verzögerungen? Wenn ja, warum?
– Waren Behördenvertreter stets bei Rückfragen erreichbar und bei Baubesprechungen zugegen?
– Wurden Rechnungen fristgerecht vom öffentlichen Auftraggeber beglichen?

Die jeweils letzten Fragen zeigen, dass eine gut ausgestaltete Kundenbeziehung natürlich auch die eigene Liquiditätssicherung einschließt. Vor allem in Zeiten, wo Betrieben durch nicht rückzahlbare Corona-Soforthilfen vom Steuerzahler unter die Arme gegriffen wird, darf der Maler- und Stuckateurbetrieb für seine Arbeitsleistung eine fristgerechte Begleichung der Rechnung erwarten – und das sowohl vom privaten als auch vom öffentlichen Auftraggeber.  

Im Fokus: Die Mitarbeiter
Eine wesentliche Bedeutung für den unternehmerischen Erfolg kommt, nicht nur zur Coronazeit, dem Mitarbeiter zu. Je nach Baustellengröße geben sich Bauherr, Bauleiter sowie Kollegen anderer Gewerke sprichwörtlich „die Klinke in die Hand“, sodass arbeitsschutzrechtliche Maßnahmen nicht aus den Augen verloren werden dürfen. Es geht aber auch um den zwischenmenschlichen Bereich. So können im privaten Umfeld des Mitarbeiters wegen Corona psychisch belastende Situationen auftreten. Ist die Kinderbetreuung nicht gesichert, können nahe Angehörige nicht im Pflegeheim oder Krankenhaus besucht werden oder musste der Sommerurlaub ausfallen, all das kann psychisch sehr belastend sein. Solche Belastungen werden nicht zu Arbeitsbeginn „abgeworfen“. Daher gewinnt das Zuhören massiv an Bedeutung. Hat der Chef ein offenes Ohr? Weiß das der Mitarbeiter? Eine offene Kommunikation unter allen Beteiligten ist der beste Weg, um mit Corona leben und umgehen zu lernen. 

– Wie gehen die Mitarbeiter mit dem Thema „Corona“ um?
– Setzen die Mitarbeiter die vom Betrieb angeordneten Hygieneregeln um?
– Wird eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitern gepflegt?
– Werden Maßnahmen zur Mitarbeitermotivation ergriffen (z.B. Baustellenfrühstück)?
– Welche Auswirkungen könnte der Ausfall von Mitarbeitern haben (Büro/Baustelle)?
– Gibt es ein Netzwerk unter Malerbetrieben oder externe Dienstleister, die einen solchen Ausfall auffangen könnten?

Die beiden letzten Fragen haben nicht nur zu Coronazeiten Relevanz. Eine Grippewelle kann ebenfalls einen Großteil der Belegschaft ins Bett statt auf die Baustelle schicken. Vielleicht kann die aktuelle Situation dazu beitragen, sich mit Unternehmerkollegen zusammenzuschließen und sich gegenseitig in solchen Ausnahmesituationen zu unterstützen.

Wenn-Dann-Pläne
Malerunternehmer, die sich diese Fragen stellen und wahrheitsgemäß beantworten, wissen schnell, inwiefern Corona die betriebliche Arbeit beeinflusst hat. Sie können die Umstände und Verhaltensweisen, die sich negativ auf die Arbeit und den Betrieb ausgewirkt haben, jetzt konkret beim Namen nennen. Dadurch wird für den Wiederholungsfall die Möglichkeit einer besseren Reaktion geschaffen. „Wenn-Dann-Pläne“ können hier helfen, in der entsprechenden Situation richtig zu reagieren. Da die einzelnen Szenarien bereits gedanklich durchgespielt wurden, weiß der Malerunternehmer was er in der konkreten Situation beim nächsten Mal tun muss. Dies hilft im Ernstfall einen klaren Kopf zu bewahren und der gewünschten Lösung zuzuführen. Hat sich beispielsweise gezeigt, dass vor allem ältere Kunden regelmäßig nach einer Terminverschiebung fragten, kann überlegt werden, ob es nicht sinnvoll ist, bei einer zweiten Welle direkt den Kontakt zum Kunden zu suchen und genau dies anzubieten. Im Wenn-Dann-Plan wäre dann (gedanklich) vermerkt: Wenn eine starke Infektionswelle kommt, dann biete ich älteren Kunden frühzeitig eine Terminverschiebung an. Wünscht der Kunde diese nicht, kann der Betrieb entspannt arbeiten. Geht der Kunde auf das Angebot ein, kann der Maler den Termin so schieben wie es ihm passt. So gerät sein Auftragsmanagement nicht in Unordnung. Mit Blick auf den Ausfall eines Büromitarbeiters könnte ein „Wenn-Dann“ lauten: Wenn für einen Büromitarbeiter Quarantäne angeordnet wird, ohne dass dieser erkrankt ist, dann arbeitet er von Zuhause im Homeoffice. In diesem Fall sollten bereits zuvor alle technischen Vorbereitungen getroffen worden sein. 

Jeder sollte sich seinen Weg suchen, um so bestmöglich mit seinem Betrieb durch die Coronazeit zu kommen. Nicht jede Situation lässt sich allerdings vorhersehen und nicht jede Situation lässt sich einer schnellen Lösung zuführen. Dessen muss sich jeder bei noch so guter Planung in Zeiten von Corona bewusst sein. Aber Angst, Hektik und blinder Aktionismus helfen nie weiter und sind keine guten Ratgeber.  

Tipp zum Schluss
Der Chef selbst sollte immer ein gutes Vorbild sein. Das heißt konkret: Ruhig bleiben, positiv denken, Mitarbeiter motivieren und Kunden bestmöglich betreuen. Chefs, die sich an Verschwörungstheorien beteiligen, dunkle Horrorszenarien heraufbeschwören oder einfach nur zutiefst pessimistisch in die Zukunft blicken, demotivieren Mitarbeiter, verschrecken Kunden und machen sich selbst das Leben schwer. Dem Theologen Friedrich Oetinger (1702-1782) werden folgende Worte zugeschrieben: „Gib mir Gelassenheit, Dinge hinzunehmen, die ich nicht ändern kann; gib mir den Mut, Dinge zu ändern, die ich zu ändern vermag, und gib mir die Weisheit, das eine vom andern zu unterscheiden.“