Wer zu wenig Zeit hat, braucht mehr Freizeit

Der Blick zur Uhr: Wer als Chef zu wenig Zeit hat, braucht mehr Freizeit

Schon wieder so spät? Dieser Gedanke schießt allabendlich vielen Malerunternehmern durch den Kopf. Ein 12-Stunden-Tag, kaum Freizeit, wenig Urlaub – ein solches Leben kennen viele Malerunternehmer seit Jahren nur allzu gut. Volle Auftragsbücher bedeuten viel Arbeit. Die durchschnittliche Betriebsgröße im Malerhandwerk liegt bei fünf Mitarbeitern. Viele Chefs arbeiten daher auf der Baustelle noch mit. Baustellen- und Büroarbeit unter einen Hut zu bringen, ist eine enorme Doppelbelastung und zeitliche Herausforderung, die es zu meistern gilt.

Doppelbelastung erkennen
Da hilft kein Stöhnen. Da helfen keine Magenschmerzen. Da hilft nur ein Umdenken. Zeitmanagement bedeutet Selbstmanagement. Nur, wer sich selbst gut organisiert, ist in der Lage, das Optimum aus dem Tag herauszuholen. Und mit Optimum ist nicht die Menge an Arbeit gemeint, sondern eine gelungene Work-Life-Balance. Das bedeutet, dass das Verhältnis von Arbeits- und Privatleben stimmen muss. Arbeitsphasen müssen Entspannungsphasen folgen, wenn die Gesundheit nicht unter der Dauerbelastung leiden soll. Doch eine gute Work-Life-Balance kann nur entstehen, wenn keine Zeit bei der Arbeit unnütz verschwendet wird. Wer das verstanden hat, wird die folgenden Tipps schnell umzusetzen wissen. 

Tagesziele setzen
Der Chef teilt seine Malergesellen am frühen Morgen zur Arbeit ein. Er sagt ihnen, welche Arbeit sie an diesem Tag auf welcher Baustelle in welcher Zeit zu erledigen haben. Jetzt weiß jeder, was von ihm erwartet wird. Erfüllt der Geselle diese Erwartungen, ist er am Ende des Tages stolz auf sich und sein Arbeitsergebnis. Und der Chef? Weiß auch er, welche Aufgaben und Termine an diesem Tag für ihn anstehen und was am Abend erledigt sein muss? Hat er einen Überblick über all seine Termine und Aufgaben? Hat er Tagesziele? Eine Faustregel besagt, dass bereits zehn Minuten Planung circa eine Stunde Zeit sparen kann. Genau diese zehn Minuten sollte sich jeder Malerunternehmer am frühen Morgen nehmen und seinen Tag planen. Hat der Unternehmer dann am Abend sein Tagesziel erreicht, geht er entspannt und mit einem guten Gefühl nach Hause.

Zeitpuffer einplanen
Oft kommt es aber anders als geplant. Das weiß jeder. Da hat die Baustellenbesprechung am Morgen länger gedauert und schon läuft der Chef den ganzen Tag dieser verlorenen Zeit hinterher. Zu seinen Folgeterminen kommt er zu spät. Es entsteht Stress. Doch dieser Zeitstress ist hausgemacht. Sind weitere Personen an Terminen beteiligt, so hat es der Malerunternehmer nicht in der Hand wie lange ein Termin dauert. Daher sollte immer ein Zeitpuffer, also etwas „Luft“, eingeplant werden. Das Gleiche gilt übrigens auch für Kundentermine. Eng gesetzte Folgetermine lassen auch hier den Malerunternehmer schnell in Zeitdruck geraten. Das kommt beim Kunden schlecht an, wenn der Maler unter Verweis auf einen weiteren Termin „Hals über Kopf“ das Haus verlässt. Ein gutes Terminmanagement sorgt immer für Zeitpuffer. Und wenn wirklich einmal zu viel Zeit zwischen zwei Terminen übrig sein sollte, darf man sich gerne einen Kaffee oder eine Tee gönnen oder man nutzt die Zeit für das eine oder andere Telefonat. Lesen Sie hierzu den Artikel „Wer Zeitlücken effizient nutzt, gewinnt freie Zeit“.

Professionelle Terminvorbereitung
Welcher Malerunternehmer kennt das Szenario nicht? Er hat mit dem Kunden einen Termin vereinbart und steht dann zur vereinbarten Zeit vor verschlossener Tür. Der Kunde hat den Termin schlichtweg verschwitzt. Wer jetzt auf den Kunden schimpft, hat etwas nicht verstanden. Der Malerunternehmer möchte dem Kunden eine Malerleistung verkaufen. Daher sollte er alles dafür tun, dass eine solche Situation, die ihn Zeit kostet, nicht passiert. Ein kurzer Erinnerungs- oder Bestätigungsanruf beim Kunden am Vortag zeugt von einem professionell agierenden Malerbetrieb und der Kunde wird den Termin sicher nicht verschwitzen.  

Keine Zeit verschwenden lassen
Bei unangemeldeten Vertreterbesuchen laufen Malerunternehmer ebenfalls Gefahr, dass ihre Tagesplanung in Schieflage gerät. Höflichkeit hin oder her, wenn keine Zeit für ein Gespräch vorhanden ist, muss man auch mal „Nein“ sagen können. Mit dem Vertreter lässt sich sicher schnell ein neuer, aber geplanter Besuchstermin finden. Ob der Malerunternehmer seine Zeit im Griff hat, ist also auch immer eine Frage, ob er Ablenkungen und Zeitfallen zulässt.

Mit der Zeit gehen, spart Zeit
Noch immer verbringen heutzutage einige Malerunternehmer ihre Zeit mit lästiger Büroarbeit, mit der persönlichen Überwachung von Baustellen sowie mit aufwändigen Denkvorgängen. Wer Baustellen abfährt, um sich ein Bild vom Arbeitsstand zu machen, wer noch immer auf dem Papier kalkuliert, Pi mal Daumen die Massen schätzt oder in aufwendiger Handarbeit Flächenmaße ermittelt sowie handgeschriebene Stundenzettel abtippt, führt seinen Betrieb wie vor zwanzig Jahren. Er ist in der Neuzeit noch nicht angekommen. Mit der Zeit gehen heißt, neue, digitale Organisationsmittel gewinnbringend nutzen. Digitalisierung ist nicht nur ein Schlagwort. Digitalisierung steht für Zeitersparnis. Viele Betriebe haben dies auch schon erkannt. In der Malerblog.net-Umfrage aus dem Jahr 2018 wurde die Frage gestellt: Welche Gründe sprechen aus Ihrer Sicht für die Digitalisierung? Eine überwältigende Mehrheit von 83,8 Prozent der Teilnehmer sehen den Nutzen der Digitalisierung in der Optimierung betrieblicher Abläufe, dicht gefolgt von der Ersparnis an Zeit (78,4 Prozent). Zeitersparnis ist eine unmittelbare Folge von digitalisierten und dadurch optimierten Betriebs- und Arbeitsabläufen. Das wurde von den Malerbetrieben, die an der Onlineumfrage teilgenommen hatten, gut erkannt. Veraltete Arbeitsweisen sind ein Hemmschuh für jeden Betrieb und kosten den Malerunternehmer jede Menge Zeit. Zeit, die er wesentlich sinnvoller nutzen könnte. Eine moderne Branchensoftware kombiniert mit professionellen Maler-Apps für die Baustelle und für unterwegs tragen nicht nur zum Unternehmenserfolg bei, sondern verschaffen dem Malerunternehmer auch die nötige freie Zeit, die er zur Entspannung dringend benötigt.