In der Vorweihnachtszeit ist es ja bekanntermaßen fast überall recht hektisch. Auch in vielen Maler- und Stuckateurbetrieben herrscht ein gewisser Druck. Allerdings nicht, weil noch schnell wichtige Besorgungen und Geschenke für das Fest gemacht werden müssen. Nein, es ist das ganz normale Tagesgeschäft, das gerade jetzt zum Jahresende jedem Unternehmer so einiges abverlangt.
Besonders zur kalten Jahreszeit kommt es oft zu spontanen Widrigkeiten, mit denen man im Sommer deutlich weniger zu kämpfen hat. Da ist es nicht immer ganz einfach den Überblick über Baustellen, Mitarbeiter und die richtige Planung zu behalten.
Problem 1: Die Witterung
Die Wetterlage oder das häufig wechselnde Klima im Winter kann einem Betrieb ganz schön zu schaffen machen. Gerade was das Thema Außenbaustellen betrifft, ist schnelles Handeln unumgänglich. Gestern schien noch die Sonne bei klarer Luft, heute regnet oder schneit es bereits, vielleicht steht demnächst harter Frost vor der Tür. Damit ist ein Arbeiten auf der noch nicht abgeschlossenen Außenbaustelle unmöglich. Die Mitarbeiter, die für dieses Projekt eingeteilt waren, müssen auf eine Innenbaustelle ausweichen. Vielleicht nur für einen Tag, weil für übermorgen schon wieder eine Wetterbesserung angekündigt ist. Vielleicht aber auch für länger. Jetzt muß alles schnell gehen. Welche Innenbaustelle hat noch Kapazitäten? Wofür können die Mitarbeiter eingeteilt werden, ohne daß es Probleme oder Engpässe auf einer anderen Baustelle gibt? Wer steht überhaupt zur Verfügung? All diese Fragen müssen im Nu beantwortet und umgesetzt werden.
Problem 2: Die Zeit
Es ist Winter und kurz vor Jahresende – die Zeit drängt. Die meisten Auftraggeber möchten ihre Baustellen bis dahin perfekt beendet wissen und drängen häufig auf schnellstmögliche Fertigstellung derselben. Das erzeugt Druck und nicht selten Zeitnot. Wenn dann auf einer anderen Baustelle plötzlich unvorhersehbare Zusatzarbeiten hinzukommen, gerät man schnell mit dem gesamten Zeitmanagement und der Planung in Verzug. Hier ist schnelles und kurzfristiges Umplanen nötig. Dinge ändern sich eben ständig. Jetzt muß Ruhe bewahrt werden, um den Überblick zu behalten.
Problem 3: Der spontane Mitarbeiterausfall
Wenn dann plötzlich ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt, ist die gesamte Planung sowieso schnell dahin. Gerade jetzt im Winter bei andauerndem Virenalarm ist es durchaus keine Seltenheit, daß der eine oder andere Mitarbeiter krank wird. Schon wieder muß vieles kurzfristig umdisponiert werden. Wer da den Überblick behalten und nicht im „Baustellenplanungs-Chaos“ versinken will, sollte die Ohren anlegen. Oder lieber gleich auf professionelle Werkzeuge zurückgreifen.
Die Lösung: Die digitale Einsatzplanung
Sicherlich, kann man sich bei derartigen Widrigkeiten ja auch irgendwie behelfen. Meist in Form einer überdimensionierten Papier- oder Magnettafel. Oder einem Kalender, der irgendwo im Büro hängt und auf dem die Mitarbeiter mit Bunt- oder Filzstiften den entsprechenden Baustellen zugeordnet werden. Radiergummis oder Löschstifte sowie Putzlappen sind treue Begleiter und es wird viel wertvolle Zeit verschwendet die Tafel in ordentlicher Übersichtlichkeit zu bewahren.
Davon kann auch Malermeister Jan Müller vom Malerbetrieb Müller GmbH aus Oberlungwitz aus eigener Erfahrung berichten. Der Unternehmer setzt seit einigen Jahren die Projekt-Einsatzplanung der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM und auch die digitale Zeiterfassung CATSbauzeit ein: „Die Software ist für uns ein derartig wichtiges Werkzeug geworden, auf das wir nicht mehr verzichten könnten. Mein erster Gang morgens geht direkt zum Computer. Dort sehe ich sofort in CATSbauzeit was läuft. Und ich sehe vor allem, was am Vortag gelaufen ist. Das funktioniert einfach genial. Wenn ich mir alles angeguckt und den Überblick habe, kann ich sofort reagieren und die einzelnen Mitarbeiter in der Projekt-Einsatzplanung direkt auf die unterschiedlichen Baustellen einplanen – ich kann kurzfristig reagieren und eventuell Umplanungen vornehmen. Früher haben wir das noch mit Ordnern, Papier, Spalten und einem Bleistift gemacht, was völlig umständlich war. Die meiste Zeit habe ich mit dem Radiergummi verbracht. Jetzt ist es so einfach und genial.
Damit Jan Müller immer weiß, was im Büro und auf den Baustellen läuft, nutzt er die Software auch mobil auf seinem Tablet. Egal, wo er sich befindet, ob unterwegs oder am Abend gemütlich auf dem Sofa, er kann von überall aus sehen was passiert. Und er kann natürlich auch jederzeit ins Geschehen eingreifen und eventuelle Disponierungen vornehmen. Denn wer nimmt schon die Magnetplantafel oder den Riesenkalender mit nach Hause?
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