Im digitalen IT-Zeitalter hat die gute, alte Magnettafel ausgedient. Für einige Malerbetriebe war die Magnettafel das Herzstück des Büros, fast so groß wie die Wand, immer im Blick und für alle sichtbar. Manch einer glaubt auch heute noch, ohne sie ginge es nicht. Andere Betriebe behelfen sich mit Excel-Tabellen. Doch sie stoßen schnell an ihre Grenzen, denn meist handelt es sich um eine reine Insellösung, die es an Komfort fehlen lässt. So ist hier eine Datenweiterverarbeitung, wenn überhaupt, nur begrenzt möglich, so dass Doppel- und Mehrfacherfassungen, die viel Zeit kosten, die unvermeidbare Folge sind. Im Gegensatz zur guten, alten Wandtafel sind die Informationen auch nicht für alle Mitarbeiter einsehbar. Digitalisierung geht anders.
Wer die Vorzüge einer echten, digitalen Einsatzplanung erst einmal kennengelernt hat, will sie schon nach wenigen Tagen nicht mehr missen, vorausgesetzt die alltäglichen Anforderungen an eine Einsatzplanung eines Malerbetriebs spiegeln sich in der Software wider. Die Projekt-Einsatzplanung von C.A.T.S.-Soft ist perfekt in die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM integriert und speziell auf die Bedürfnisse und vor allem die Praxisanforderungen von Maler-Unternehmern zugeschnitten. Das zeigen die folgenden Praxis-Anforderungen, die im Tagesgeschäft eines Malers oder Stuckateurs regelmäßig anfallen.
Praxisanforderung Nr. 1: Das Baustellenhopping
Vor dem Hintergrund der Mitarbeiterproduktivität sollte das sogenannte „Baustellenhopping“ möglichst vermieden werden. Dennoch ist es im Praxisalltag eines Maler- und Stuckateurbetriebs oft nicht zu umgehen. In Zeiten von Lieferengpässen und an Corona erkrankten Mitarbeitern gehören Umplanungen und damit Baustellenwechsel fast zum alltäglichen Geschäft. Aber auch ein defektes Gerät reicht oft schon aus und die gesamte Planung ist dahin. Ein anderer Mitarbeiter muss einspringen oder an einem Tag sogar auf mehreren Baustellen arbeiten. Für die digitale Projekt-Einsatzplanung ist das kein Problem. Kurzfristige Änderungen können einfach per Mausklick erledigt werden und Mitarbeiter auf mehreren, unterschiedlichen Baustellen an einem Tag eingeplant werden. Damit ist der Chef extrem flexibel und kann jederzeit kurzfristig eingreifen.
Praxisanforderung Nr. 2: Die Bauabschnittsplanung
Jede Baustelle ist anders. Besonders große Projekte bedürfen oft einer regelrechten Weitsicht. Um flexibel und optimal planen zu können bietet die Projekt-Einsatzplanung von C.A.T.S.-WARICUM die Möglichkeit diese Bauprojekte in einzelne sogenannte „Bauabschnitte“ einzuteilen, die entsprechend überschaubar sind. Das schafft einen perfekten Überblick.
Praxisanforderung Nr. 3: Die Kolonnenplanung
Auf den Baustellen wird meist in Kleingruppen mit einem gut eingespielten Team von Malern gearbeitet. Teamarbeit wird im Malerhandwerk groß geschrieben. Daher können die Mitarbeitet in der Projekt-Einsatzplanung einfach mit einem Mausklick zu Teams oder Kolonnen gruppiert oder in Blöcke gesetzt und der entsprechenden Baustelle zugeordnet werden. Das geht schnell, einfach und ist extrem flexibel – so wie es der Chef braucht.
Praxisanforderung Nr. 4: Die Baustelleninfo für Mitarbeiter
Während die große Magnettafel im Büro früher für jeden Mitarbeiter einsehbar war, hat nicht jeder Mitarbeiter Zugriff auf die digitale Plantafel im PC. Die Projekt-Einsatzplanung der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM sorgt auch hier für die nötige Transparenz. Das Mitarbeiter-Informationssystem MIS sorgt dafür, dass die Mitarbeiter bereits am Morgen beim Eintreffen über die erforderlichen Informationen zur Baustelle verfügen. Statt Magnettafel steht im Büro, im Lager, der Werkstatt oder wo auch immer gut platziert ein Touchscreen, auf dem die Mitarbeiter alle wesentlichen Informationen zur Baustelle abrufen können. Jeder Mitarbeiter sieht wie lange sein Einsatz auf der entsprechenden Baustelle geplant ist und mit welchen Kollegen er dort zusammenarbeiten wird. Das schafft einen perfekten Überblick und die nötige Sicherheit für den Mitarbeiter. Entscheidend ist, dass nicht nur der Maler-Unternehmer im Büro am Bildschirm sehen können muss, was läuft, auch der Mitarbeiter auf der Baustelle muss im Bilde sein.
Last but not least…
… sollte auch kurz auf das allgemeine Wesen einer digitalen Einsatzplanung eingegangen werden. So werden die Vorteile des digitalen Zeitalters schnell sichtbar. Da die Projekt-Einsatzplanung nicht isoliert betrachtet werden darf, sondern wesentlicher Teil eines professionellen Projektmanagements ist, sind alle laufenden Projekte bereits automatisch in der digitalen Planungsübersicht enthalten. Jedes Projekt bringt auch seine kalkulierte Zeit mit. Das alles findet sich in einer übersichtlichen Grafik. Auf dieser digitalen Plantafel werden die einzelnen Mitarbeiter, Maschinen, Gerüste oder Fahrzeuge einfach per Mausklick den einzelnen Baustellen zugeordnet.
Sofort wird sichtbar, welcher Mitarbeiter wo und wann eingeplant ist, welche Baustelle wann beendet sein muss und wer wann zur Verfügung steht. Der Maler-Unternehmer erkennt sofort welches Fahrzeug, Gerüst oder welche Maschine wann einsatzbereit oder bereits verplant ist. Freie Kapazitäten oder Engpässe werden sofort sichtbar. Ein Klick genügt und automatisch werden die tagesaktuellen Projekte und deren verbliebene Ausführungszeit, also die Restzeit, angezeigt. Damit ist sofort ersichtlich wie viele Arbeitsstunden für die Baustelle bereits verplant sind und ob ein weiterer Mitarbeiter dort mit eingeteilt werden muss. Die Kalkulations- und Ausführungszeit ist also immer im Blickpunkt.
Die zugeordneten Planzeiten können direkt in die Nachkalkulation der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM übergeben werden. Dort werden sie in den Kostenkonten der entsprechenden Projekte direkt verbucht. Natürlich kann mit der Projekt-Einsatzplanung auch gleich die Urlaubsplanung und Fehlzeitenverwaltung erledigt werden.
So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.