Landauf landab gibt es derzeit in Sachen Digitalisierung nur ein wichtiges Thema für Unternehmen und das heißt: Elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung. Das kommt nicht von ungefähr, denn mittlerweile hat es sich auch unter KMUs herumgesprochen, dass ab dem 1. Januar 2025 – also bereits in nur wenigen Monaten (!) – ausnahmslos alle Unternehmen in Deutschland die von ihren Lieferanten und Großhändlern zur Verfügung gestellten E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können muss. Hierüber wurde bereits ausführlich im Malerblog-Artikel „Jetzt offiziell: Die E-Rechnung wird für Unternehmen ab 2025 Pflicht“ (<- zum Lesen hier klicken) berichtet.
Die E-Rechnung kommt also in großen Schritten auf die Unternehmen zu. Auch Hersteller, Großhandel und sonstige Lieferanten wappnen sich und optimieren aktuell den Versand elektronischer Rechnungen an ihre Kunden. Es zeichnet sich ab, dass in Deutschland das vorherrschende elektronische Rechnungsformat ZUGFeRD sein wird. Während der X-Standard als reine XML-Datei nur von einer Maschine gelesen werden kann, hat eine ZUGFeRD-PDF den Vorteil, dass sie als hybrides Format sowohl von Menschen (PDF) als auch von Maschinen (XML) gelesen werden kann.
Haben Sie schon Post von Ihrem Großhandel erhalten? Viele Großhändler sind bereits in der Umsetzung und informieren ihre Kunden über den künftigen E-Rechnungsversand. Oft haben die Kunden die Wahl zwischen dem einen oder anderen angebotenen Versandweg. Doch wer die Wahl hat, hat die Qual. Und so entscheiden sich Malerunternehmer aus Unwissenheit oft nicht für die optimalste und ihren Betrieb beste Lösung.
Der Weg der Übermittlung elektronischer Rechnungen ist nicht vorgeschrieben oder fix definiert. Daher kommen in der Praxis verschiedene Übermittlungswege in Betracht. Im Folgenden werden die für KMUs aktuell gängigsten Varianten der Rechnungsübermittlung kurz vorgestellt und genauer unter die Lupe genommen. Aus Sicht eines Malerbetriebs als Rechnungsempfänger lassen sich die verschiedenen Wege der Rechnungsübermittlung als klassisch, mühsam oder optimal klassifizieren.
Der klassische Weg: Großhändler übersendet E-Rechnung per E-Mail
Der klassische Weg, auf dem E-Rechnungen ins Unternehmen kommen, ist eine normale E-Mail. Dies wird in vielen Betrieben bereits aktuell schon so gehandhabt, nur dass sich künftig im Anhang der E-Mail statt einer normalen PDF-Rechnung eine Rechnung im ZUGFeRD-PDF befindet.
Je nach Anzahl der eingehenden E-Rechnungen kann dieser Weg jedoch schnell zu einer organisatorischen Herausforderung und sehr zeitaufwendig werden. So müssen die relevanten E-Mails mit Rechnungsanhang im Postfach erkannt, die Anhänge gespeichert und die E-Rechnung zur weiteren Bearbeitung an die Branchensoftware übergeben werden. Um letzteres für Malerbetriebe so leicht wie möglich zu machen, hat C.A.T.S.-Soft in seiner betriebswirtschaftlichen Malersoftware C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL schon seit langem den FileConnector integriert, durch den eine Übergabe der elektronischen Rechnung an die Software spielend leicht von der Hand geht.
Der mühsame Weg: Download der E- Rechnung aus dem Kundenportal
Einige Lieferanten und andere Dienstleister, wie beispielsweise die Telekom, die über eigene Portallösungen verfügen, stellen Rechnungen in das bereits vorhandene Kundenportal ab. Hier erhält der Kunde in der Regel per E-Mail angezeigt, dass eine Rechnung zum Download bereitsteht. Der Betrieb loggt sich sodann ins Kundenportal ein und lädt seine Rechnung herunter. Die heruntergeladene Rechnungsdatei kann auch hier via FileConnector an die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL zur weiteren Bearbeitung übergeben werden. Für den Workflow im Unternehmen ist dieser Weg jedoch suboptimal, denn eine Vielzahl an Lieferanten bedeutet auch eine Vielzahl an Portalen, aus denen die Rechnungen dann manuell heruntergeladen, gespeichert und an die Software übergeben werden müssten.
Sowohl bei dem klassischen Weg per E-Mail als auch bei dem Rechnungs-Download aus dem Kundenportal ist von den Malerbetrieben über eine gute Büro-Organisation sicherzustellen, dass jede vom Großhändler bereitgestellte Rechnung zur Kenntnis genommen und bearbeitet wird. Im digitalen Zeitalter geht’s aber noch besser. Daher bieten viele Großhändler ihren Kunden noch einen weiteren, alternativen Weg der Rechnungsübermittlung, der für sie wesentlich effizienter ist, da er die Rechnungen unmittelbar an die im Betrieb genutzte Branchensoftware übergibt.
Der Königsweg: Abruf der E-Rechnung beim Großhandel mit der Branchensoftware
Vor dem Hintergrund eines effizienten Workflows kann der folgende Weg zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen als der optimale bezeichnet werden, der bereits von einer Vielzahl an Großhändlern im Handwerk ermöglicht wird. Hier kann der Betrieb als Kunde die Großhandels-Rechnungen im ZUGFeRD-Format über einen direkten Zugang, meist ein FTP-Account, abrufen. Wenn die entsprechende Branchensoftware – wie dies bei der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL der Fall ist – diese Möglichkeit implementiert hat, können die Rechnungen direkt über die Software abgerufen und dann auch direkt verarbeitet werden. Manuelle Zwischenschritte sind hier nicht erforderlich. Die Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM zeigt dem Malerbetrieb sogar an, ob eine Rechnung zum Abruf bereitsteht. Dieser Weg bietet daher aktuell für Malerbetriebe den besten Workflow bei E-Rechnungen und er bietet den Betrieben eine echte Entlastung bei der Rechnungsbearbeitung – denn Anzeige, Übermittlung, Empfang und Verarbeitung, alles geht Hand in Hand und automatisch von statten.
In jedem Unternehmen wird es künftig sicher zu einem Mix an Übertragungswegen kommen, da nicht jeder Lieferant bzw. Dienstleister die vom Unternehmen bevorzugte Übertragungsweise anbietet. Es bedarf daher einer professionellen Betriebsorganisation, damit dem Malerbetrieb keine Lieferantenrechnung durch die Lappen geht. Geht es um Materialrechnungen vom Großhandel sollte jeder Malerbetrieb darauf achten, dass der digitale Workflow vom Eingang der Rechnung bis zur Rechnungsverarbeitung optimal ausgestaltet ist.