Was ist ein „Workflow“?

Was ist ein „Workflow“?

Heute lesen Sie hier auf Malerblog.net die Ausführungen, die Carsten Andrä, geschäftsführender Gesellschafter der C.A.T.S.-Soft GmbH, zu dem Begriff „Workflow“ macht. Von „Workflow“ wird gerne im Zusammenhang mit der „digitalen Transformation“ gesprochen:

Carsten Andrä, geschäftsführender Gesellschafter C.A.T.S.-Soft GmbH

Der Begriff „Workflow“ bezeichnet einen Arbeitsablauf, der bei einem bestimmten Vorgang nacheinander abgearbeitet wird und der in aller Regel immer schematisch nach gleichem Muster erfolgt. Somit kennt man „Workflows“ aus eigentlich allen Bereichen des Lebens. Egal, ob das die Verarbeitung einer Putztechnik, die Prüfung und Verbuchung einer Lieferantenrechnung oder aber das Zubereiten einer Mahlzeit nach einem Kochrezept ist.

Im betrieblichen Umfeld ist es immer von größter Bedeutung, die verschiedenen Workflows oder Arbeitsabläufe herauszuarbeiten und im Sinne einer gleichbleibenden Qualität und einer effektiven Arbeitsweise auch zu dokumentieren. Schließlich macht es beispielsweise keinen Sinn, wenn jeder Mitarbeiter seine eigene Art entwickelt eine Putztechnik aufzutragen. Reproduzierbare, also qualitativ gleiche Ergebnisse beim Kunden lassen sich damit nur schwer erreichen oder benötigen unnötig viel Zeit und kosten damit Gewinn. 

Gerade im Zusammenhang mit der „digitalen Transformation“ spielen die Arbeitsabläufe eine wichtige Rolle. Als Beispiel wäre der Durchlauf einer Eingangsrechnung im Maler- oder Stuckateurbüro zu nennen. Der einfache Ablauf oder Workflow könnte hier als zum Beispiel sein

-> Eingang der Rechnung per Post -> Dokumentation des Eingangs -> Rechnerische Prüfung -> Sachliche Prüfung -> Zahlungsfreigabe -> Zahlung -> Weitergabe an die Buchhaltung -> Archivierung/Ablage der Rechnung.

Natürlich sind Workflows in der Praxis meist sogar viel komplexer, so könnte im obigen Beispiel eine Abzweigung sein, in welcher Form die Rechnung eingeht, zum Beispiel per Post, per Telefax oder als Email oder die Zahlungsart (Überweisung, Bankeinzug durch den Großhändler) ist zu berücksichtigen.

Insbesondere im Rahmen der digitalen Transformation von Arbeitsabläufen versucht man möglichst einheitliche Verfahren zu definieren, Medienbrüche und manuelle Eingaben zu vermeiden. Im beschriebenen Fall des „Workflow Eingangsrechnung“ bieten hier die elektronischen Rechnungsformate X-Rechnung und ZUGFeRD einen guten Ansatz.