Digitalisierung im Malerbetrieb – Darauf sollten Sie achten!

Digitalisierung im Malerbetrieb – Darauf sollten Sie achten!

Die digitale Transformation ist in aller Munde. Doch Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie soll Produktivität und Gewinne messbar steigern und damit zu einer stärkeren Wettbewerbsfähigkeit führen. Dies wiederum kommt allen zugute, da es den Wirtschaftsstandort Deutschland stärkt. Landauf, landab wird Digitalisierung häufig mit dem Schlagwort „Industrie 4.0“ besetzt. Dies steht für die Digitalisierung der Produktion in Industriebetrieben. Der deutsche Wirtschaftsmotor ist aber zweifelsohne der deutsche Mittelstand, also kleine und mittelständische Unternehmen, zu denen auch das Handwerk zählt. Wie steht es um Handwerk 4.0 oder besser den Malerbetrieb 4.0? Malerblog.net hat nachgefragt bei Thomas Scheld, dem geschäftsführenden Gesellschafter der C.A.T.S.-Soft GmbH, dem Software- und Beratungsunternehmen aus Mittelhessen. C.A.T.S.-Soft begleitet unter anderem Maler- und Stuckateurbetriebe bei der Digitalisierung. 

Thomas Scheld

Thomas Scheld, C.A.T.S.-Soft, Foto: privat

Herr Scheld, „Industrie 4.0“ ist das große Schlagwort. Sind Handwerksbetriebe oder Malerbetriebe im Speziellen digitale Nachzügler?
Auf keinen Fall. Es ist eher so, dass unsere Gesellschaft ihren Fokus viel zu stark auf den Industriesektor legt. Natürlich ist es beeindruckend, wenn ein Produkt virtuell geplant wird, wenn die Vorlieferanten in den Fertigungsprozess digital eingebunden sind, die Montage Just-In-Time erfolgt und es ein begleitendes Controlling gibt. Das hat jeder schon mal irgendwie gehört. Deutschland sieht sich nun mal als Industriestandort. Leider wird da das Handwerk oft vergessen und das obwohl es eine große Anzahl an Arbeitsplätzen repräsentiert und eine enorme Wirtschaftsleistung schafft. Dabei sind die Aufgabenstellungen im Handwerk nicht weniger komplex als in der Industrie. Auch Baustellen können virtuell geplant und die Abwicklung digital organisiert werden. Während in der Industrie die Fertigung stationär in der Werkshalle erfolgt, wird der Malerbetrieb immer mit neuen Standorten und daraus resultierenden Anforderungen konfrontiert. Diese teilstationäre Arbeitsweise im Handwerk erfordert mindestens soviel Koordinationsaufwand wie der Fertigungsprozess in der Industrie. Auch hier gibt es Vorlieferanten, die digital eingebunden werden können. Und wer den richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt auf der richtigen Baustelle haben will und dabei noch das notwendige Material und die benötigten Geräte vorhalten muss, der löst jeden Tag eine Menge Just-In-Time-Probleme. Alles das kann mit Digitalisierung optimiert werden. Die Lösungen dafür haben wir. Wobei es natürlich richtig ist, dass viele Handwerksbetriebe diese Möglichkeiten noch nicht erkannt haben oder zumindest nicht umfänglich für sich nutzen.

Viele Malerbetriebe wissen gar nicht recht, wie sie sich digital aufstellen sollen. Wie könnte denn die Arbeit in einem Malerbetrieb 4.0 aussehen?
Digitalisierung meint nicht die Anschaffung eines Computers oder einer Software. Natürlich kann man den Aufwand bei der Aufmaßerstellung beispielsweise durch den Einsatz von BILDaufmaß massiv reduzieren. Aber das hat mit Digitalisierung nichts zu tun. Digitalisierung bedeutet, dass Daten nur einmal erfasst und dann an anderen Stellen beliebig weiterverarbeitet werden. Es gibt keine Medienbrüche mehr. Machen wir mal ein Beispiel: Ein Malerbetrieb erstellt ein Aufmaß für eine Fassade mit BILDaufmaß. Das Aufmaß wird automatisch in das Angebot für den Kunden überführt. Dabei greift er auf die aktuellen Materialpreise seiner Vorlieferanten zu, so dass er bei seiner Kalkulation in jedem Fall auf der sicheren Seite ist. Wenn der Malerbetrieb dann nach einigen Wochen den Auftrag erhält, sagt ihm seine Maler-Software welches Material er zur Ausführung braucht, was noch auf Lager ist und was er wo bestellen muss. Ein Knopfdruck genügt und schon wird die Materialbestellung elektronisch an die Vorlieferanten weitergereicht – direkt in deren Warenwirtschaftssystem. Die neue Baustelle wird über die Projekteinsatzplanung – eine digitale Plantafel – eingeplant. Hierbei sieht der Malermeister, welche Mitarbeiter ihm zum gewünschten Ausführungszeitraum zur Verfügung stehen. Dabei wird auch der Geräteeinsatz berücksichtigt und die Auslastung optimiert. Wenn die Baustelle dann anläuft, haben die Mitarbeiter diese automatisch auf ihrem Smartphone. Alles was auf der Baustelle erledigt wird, jedes Problem und jede Zusatzarbeit wird mit dem Smartphone in der CATSbauzeit App erfasst und landet automatisch im Büro. So sieht der Chef immer, wie weit die Baustelle fortgeschritten ist, welche Probleme gerade bestehen, ob sich Arbeiten verzögern oder weitere Leistungen hinzukommen. Irgendwann geht es an die Abrechnung. Natürlich läuft das aktualisierte Aufmaß nun automatisch in die Rechnung. Und das System stellt sicher, das Regieleistungen nicht vergessen werden. Die geschriebene Rechnung wird auf Wunsch elektronisch an den Kunden oder seinen Bauleiter übertragen, mit allen notwendigen Information. Und natürlich läuft die Rechnung automatisch in die Finanzbuchhaltung und digital an den Steuerberater. Auch der muss bei der Buchung nicht nochmal Hand anlegen. Die über die Baustelle gesammelten Informationen erlauben einen Aussage über die Qualität der Kalkulation und passen damit die Vorgaben für die nächste Baustelle an.

Bei der Digitalisierung geht es nicht um Insellösungen, es geht darum den gesamten betrieblichen Ablauf zu optimieren. Alles soll Hand in Hand laufen. An der Stelle geht es um den einzelnen Betrieb. Die Digitalisierung muss die Arbeitsabläufe aufgreifen und optimieren.

Wie zahlt sich Digitalisierung für den Malerbetrieb konkret aus? Können Sie das in wenigen Sätzen zusammenfassen? 
Durch Digitalisierung werden Doppelarbeiten vermieden. Daten werden nur einmal erfasst und dann an anderer Stelle weiterverarbeitet und ausgewertet. Das spart Arbeitszeit und reduziert Übertragungsfehler. Und vor allem optimiert es die Abläufe und schafft damit eine höhere Produktivität im Büro und auf der Baustelle. Die Digitalisierung ist damit der entscheidende Wettbewerbsfaktor für die nächsten fünf Jahre.

Vier-Null steht auch für eine reibungslose Zusammenarbeit der Akteure im Betrieb selbst, aber auch mit externen Partnern oder Lieferanten. Wie muss man sich das für den Malerbetrieb vorstellen?
Na, stellen Sie sich beispielsweise vor, ein Malerbetrieb bekommt von seinen Lieferanten die Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Unsere betriebswirtschaftliche Maler-Software verarbeitet diese automatisch. Die Rechnung wird ins Rechnungseingangsjournal eingetragen, sie wird digital archiviert, die auf ihr ausgewiesenen Materialien werden automatisch in die Kosten der betroffenen Baustellen gebucht. Und natürlich wird die Rechnung automatisch geprüft, sie landet automatisch im Zahlungsverkehr und wird auf Knopfdruck an den Steuerberater bzw. die Finanzbuchhaltungssoftware übertragen. Oder nehmen Sie einen Planer von dem der Maler eine Ausschreibung in digitaler Form erhält. Oder der Maler gibt sein mit CATSmobil erstelltes 3-D-Aufmaß direkt an einen Planer weiter und der kann dieses direkt in seiner Planungssoftware weiterverarbeiten. Das ist alles längst Realität.

Wie sollte ein Betrieb praktisch vorgehen, wenn er die betriebliche Digitalisierung in Angriff nehmen will? Haben Sie hierzu ein paar Tipps?
Der wichtigste Tipp ist, nicht mit einzelnen Bereichen zu beginnen, sondern den Betrieb als Ganzes zu betrachten. Digitalisierung hat den größten Nutzen, wenn sie durchgängig betrieben wird. Es geht nicht darum elektronische Rechnungen erstellen zu können und das Aufmaß dafür nach wie vor von Hand zu machen. Es geht auch nicht darum dem Steuerbüro die Stunden für die Lohnabrechnung digital zu übergeben und den Mitarbeiter weiterhin Stundenzettel schreiben zu lassen. Und auch ein Cloudspeicher für die betrieblichen Dokumente macht bei weitem noch kein digitalisiertes Unternehmen. Digitalisierung ist eine durchgängige betriebliche Aufgabe. Im besten Falle sucht sich der Unternehmer einen Softwarepartner, der sich genau damit auskennt. Der Partner sollte sowohl über fundiertes betriebswirtschaftliches Know-How verfügen als auch die nötigen Softwarelösungen im Angebot haben. Bei C.A.T.S.-Soft ist der Malerbetrieb richtig gut aufgehoben.

Vielen Dank, Herr Scheld.