Digitaler Workflow: Steuerberater bei wachsenden Dokumentationspflichten optimal einbinden

Digitaler Workflow: Steuerberater bei wachsenden Dokumentationspflichten optimal einbinden
Die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten für Maler- und Stuckateurbetriebe werden immer umfangreicher. Begriffe wie GoBD und DS-GVO sind allgegenwärtig und machen so manchem Betrieb das Leben schwer. Eine Möglichkeit, dem zu begegnen, ist es, den digitalen Arbeitsablauf, auch Workflow genannt, im Betrieb zu optimieren und dabei auch externe, insbesondere den Steuerberater, optimal einzubinden.

Einen zentralen Punkt des digitalen Workflows stellt bereits die im Betrieb eingesetzte betriebswirtschaftliche Maler-Software dar, die alles was im Betrieb passiert auf kurzem Weg abwickelt und in die verschiedenen Module integriert und somit dafür sorgt, dass Daten nur einmal erfasst werden müssen. So sollen Aufmaßdaten, die auf der Baustelle entstehen genau so schnell für ein Angebot im System landen wie die Daten der elektronischen Zeit- und Materialerfassung, um eine laufende Zwischen- und Nachkalkulation der Projekte zu ermöglichen. Natürlich soll dann auch die Abrechnung anhand der im System gespeicherten Informationen schnell von statten gehen und Teil- oder Schlussabrechnungen erstellt und im Dokumentenmanagement der elektronischen Kunden- und Projektakte abgelegt werden, sodass diese jederzeit für Rückfragen zur Verfügung stehen.

Aber auch, nachdem die Rechnung erstellt ist soll es im Ablauf digital und zeitsparend weitergehen. Und an dieser Stelle kommt der Steuerberater ins Spiel, der sehr oft für den Maler- und Stuckateurbetrieb die monatliche Buchführung anfertigt und der für die steuerliche Beratung des Unternehmens zuständig ist. Hierzu arbeiten viele Steuerberater mit der DATEV eG zusammen, über deren cloudbasierte Softwarelösungen für den Mandanten, also den Handwerksbetrieb, die digitale Anbindung ermöglicht wird. Zu nennen ist hier zum Beispiel DATEV Unternehmen Online.

Was wäre also für die konsequente Digitalisierung des Workflows im Malerbetrieb logischer, als die mit der kaufmännischen Software im Betrieb erstellten bzw. erfassten Rechnungen und Dokumente direkt, schnell und in digitaler Form ohne Umweg an das Steuerbüro weiterzugeben?

Mit der in der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM integrierten Schnittstelle DATEV XML Online wird genau das erledigt. Die Daten, die in den Journalen der betriebswirtschaftlichen Softwarelösung C.A.T.S.-WARICUM fortlaufend gespeichert werden, stehen direkt für den Import in die DATEV Cloudlösung zur Verfügung. Dabei werden nicht nur die reinen Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Betrag übergeben, sondern gleichzeitig auch die elektronisch abgelegten Belege.

Die Aufbereitung der Daten für die monatliche Buchhaltung wird damit zum Kinderspiel und die einmal erfassten Daten können direkt, digital im Steuerbüro weiterverarbeitet werden. Dabei ist es egal, ob im Betrieb nur der Beleg den Journalen zugeordnet wird, der Beleg gleich auch auf den Projekten für die Zwischen- und Nachkalkulation verbucht wird oder ob sogar bereits die Vorkontierungen für die Finanzbuchhaltung mit entsprechenden Konten im Betrieb vorgenommen werden. Es kann also im Betrieb entschieden werden, inwieweit Arbeit an das Steuerbüro ausgelagert oder im eigenen Unternehmen erledigt wird. 

Der mühsame Austausch der Papierbelege in Form eines „Pendelordners“ mit dem Steuerbüro entfällt. Es ist keine gesonderte Vorsortierung der Belege nötig und die Originale bleiben immer im Betrieb direkt verfügbar. Das spart Zeit und Fahrtkosten, da die Belege sicher, online an den Steuerberater übertragen werden.

Auf diese Weise werden sowohl die im Betrieb erstellten Ausgangsrechnungen an Kunden, als auch alle in der betriebswirtschaftlichen Maler-Software erfassten Eingangsrechnungen von Lieferanten übertragen. Natürlich wird auch ein im Betrieb vorerfasstes Kassenbuch in die DATEV-Software übertragen. Ein einmal erfasster Beleg ist in digitaler Form an allen Stellen im Betrieb und dem Steuerbüro, verfügbar, was bei Rückfragen viel Zeit spart.

Der Mitarbeiter im Steuerbüro kann anhand der ihm digital zur Verfügung gestellten Belege schnell und einfach die Buchführung erstellen und sowohl auf die Rechnungsdaten an sich, als auch den digitalen Beleg direkt zugreifen. Das macht sich für den Betrieb in niedrigeren Buchführungskosten und einer schnelleren Auswertung bemerkbar.

Als weiterer, wesentlicher Punkt der Einbindung des Steuerberaters ist zu nennen, dass die Daten einschließlich der hinterlegten Dokumente im Rahmen der Buchführung im DATEV-Rechenzentrum sicher archiviert werden. Damit wird der Betrieb bei den umfangreichen Aufbewahrungsanforderungen, die sich durch die GoBD ergeben, unterstützt. Im Falle einer steuerlichen Betriebsprüfung stehen die Daten dann direkt beim Steuerberater zur Verfügung, was lästige Nachfragen des Prüfers beim Betrieb verhindert, da der Steuerberater meist direkt Auskunft geben kann.  

Beim Einsatz der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM und der Schnittstelle DATEV XML Online müssen für diesen digitalen Workflow keine weiteren Eingaben beim Maler oder Stuckateur vorgenommen werden und die Vorteile der Einbindung des Steuerberaters können direkt genutzt werden.   

So arbeitet der digitale Malerbetrieb 4.0.