Was haben eine erfolgreiche Baustellenabwicklung und eine erfolgreiche Bewältigung der Coronakrise gemeinsam? Die Materialdisposition muss stimmen! Während einige Entscheidungsträger in der Politik das kleine 1×1 des Beschaffungsprozesses derzeit noch mühsam erlernen, wissen Entscheidungsträger in Unternehmen, dass es für eine erfolgreiche Auftragsabwicklung unabdingbar ist, das richtige Material zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Menge am richtigen Ort zu haben.
Der Großhändler als Datenlieferant
Die Vielfalt der am Markt angebotenen Materialien ist enorm. Während Betriebe früher ihren „Haus- und Hoflieferanten“ hatten, steht heutzutage fast jeder Malerunternehmer mit mehreren Herstellern oder Großhändlern in geschäftlichem Kontakt. Mit Produktkatalogen oder klassischen Preislisten lässt sich diese Informationsflut nicht mehr beherrschen. Wer das richtige Material zu einem guten Preis haben will, kommt ohne eine EDV-gestützte Verwaltung der Materialien schon lange nicht mehr aus. Doch wie kommen die Artikel in die Malersoftware im Büro?
Im Malerbüro pflegt heutzutage niemand mehr Artikel und Preise manuell in das eingesetzte Softwaresystem ein. Bereits seit Jahrzehnten werden elektronische Austauschformate genutzt, um dem immensen Umfang an Artikeln Herr zu werden.
Das Standardverfahren: DATANORM
Der übliche Weg, der von den meisten Großhändlern beschritten wird, ist, dem Malerbetrieb die Daten in Form von DATANORM-Dateien zu übergeben. Über eine standardisierte DATANORM-Schnittstelle übernimmt der Malerbetrieb sodann die Artikeldaten in seine Malersoftware.
Das Dateiformat DATANORM ist schon seit Jahrzehnten das Standardverfahren für den elektronischen Artikelaustausch im Bauhandwerk. Von Großhändlern genutzt werden die Versionen 3.0, 4.0. und 5.0. Leider werden die neuesten Versionen nicht von allen Großhändlern unterstützt, wodurch erweiterte Funktionen bei der Übergabe wie zum Beispiel Gebindegrößen oder auch Links zu Materialbildern nicht genutzt werden können.
Die Übertragungswege gestalten sich ebenfalls noch sehr unterschiedlich. Nicht alle Großhändler stellen die Dateien auf einem modernen Übertragungsweg bereit. Oft gibt es noch die Zusendung von CD-ROM oder im besseren Fall werden die DATANORM-Dateien per E-Mail zugesandt. Großhändler und Hersteller, die bereits digital gut unterwegs sind, stellen die Dateien ihren Kunden direkt zum Download im Kundenbereich zur Verfügung. Dies erleichtert nicht nur dem Großhändler eine regelmäßige und aktuelle Datenpflege.
Das DATANORM-Austauschverfahren ist seit Jahrzehnten im Bauhandwerk etabliert und dürfte mittlerweile in jedem professionell arbeitenden Malerbüro zum Einsatz kommen. Anwender der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM können über die integrierte DATANORM-Schnittstelle die von ihren Großhändlern zur Verfügung gestellten Dateien in den Versionen 3.0, 4.0 sowie 5.0 einspielen. Aufgrund der umfangreicheren Funktionen und dem damit verbundenen Mehrwert empfiehlt es sich jedoch, beim Großhändler nach den Versionen 4.0 bzw. 5.0 zu fragen.
Digitalisierung ist mehr
Doch die digitalen Anforderungen der Malerbetriebe steigen. Das Schlagwort der Zukunft lautet „Echtzeit“. Das gilt nicht nur für ein laufendes Baustellencontrolling in Echtzeit, auch Echtzeit-Preise sollten bereits bei der Kalkulation verfügbar sein. Um projektbezogen mit Echtzeitpreisen zu kalkulieren, ist der beschriebene Datenaustausch über Datanorm-Dateien nur bedingt tauglich. Daher werden bei relevanten Projekten die aktuellen Preise per Telefon, Telefax oder E-Mail beim Großhändler angefragt. Das ist umständlich und geht im digitalen Zeitalter auch anders.
Zugang zum Shop-System des Großhändlers
Immer mehr Großhändler unterhalten eigene Webshops. Eine bessere und zukunftsgewandte Arbeitsweise ist daher der direkte Zugang der Malersoftware zu dem Webshop des Großhandels.
Um eine direkte Anbindung der Software des Malerbetriebes in das Shopsystem und damit letztlich das ERP-System des Großhändlers zu erhalten, bedarf es eines Zugangs. Dieser kann über ein proprietäres Verfahren geschaffen werden, was aber für den Großhändler mit viel Aufwand und Kosten verbunden ist und letztendlich in einer Insellösung mündet, was der Kunde in der Regel nicht sehr schätzt. Daher ist zu beobachten, wie sich derzeit im Bauhandwerksmarkt die Verwendung einer offenen und standardisierten Schnittstelle wie Open Connect etabliert. Bei Open Connect handelt es sich um einen Standard, der bereits in vielen Warenwirtschaftssystemen des Großhandels (z.B. SAP-Systeme) vorhanden ist und daher eine schnelle Anbindung an eine Vielzahl von Handwerkssoftware ermöglicht. Anwender der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL sind mit der integrierten Schnittstelle Open Connect auf diese digitale Anbindung bereits bestens vorbereitet.
Über die Schnittstelle kann der Malerunternehmer direkt aus der eigenen Software auf alle Informationen über das Material zugreifen, die vom Großhändler bereitgestellt werden. Über eine spezielle Funktion, den sogenannten Deeplink, stehen immer aktuelle Preise und zusätzliche Informationen zum Artikel direkt per Mausklick zur Verfügung. Neben den Stammdaten wie Kurz- oder Langtext und Gebindegrößen stehen auch Dateianlagen wie zum Beispiel Sicherheitsdatenblätter oder Verarbeitungshinweise bereit. Das gilt natürlich auch für Bilder und Abbildungen, die vom Shop in das Angebot für den Kunden zur Illustration übernommen werden können. So kann das Angebot nicht nur mit Echtzeit-Preisen kalkuliert werden. Das Angebot macht auch gleich einen professionellen Eindruck.
Erteilt der Kunde dann den Auftrag, können durch die direkte, digitale Anbindung an den Großhandel Materialbestellungen ebenso einfach abgesetzt werden. Hierzu bietet eine professionelle Malersoftware wie C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL die Möglichkeit, projektbezogene Bestellungen auf Grundlage der in Projekten hinterlegten Materialien automatisch zu erzeugen. Diese können dann mit einem Klick direkt online an den Großhändler übertragen werden
Großhändler, die mit der Zeit gehen, unterstützen ihre Kunden bereits durch diesen digitalen Datenservice. Und Anwender der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL nutzen diesen Service gerne.