Organisation statt Datenchaos: Die digitale Projektakte

Organisation statt Datenchaos: Die digitale Projektakte

Den Maler- und Stuckateurbetrieb erreichen tagtäglich die unterschiedlichsten Dokumente. Rechnungen, Briefe, Emails und viele andere Belege wollen alle ordentlich archiviert werden. Natürlich kommen diese Dinge heutzutage zumeist digital im Büro an. Sie müssen, gesichtet, sortiert und dann entsprechend abgelegt werden.

Der Architekt schickt zum Beispiel den Plan einer Wohnung. Der ist enorm wichtig für das ausstehende Aufmaß. Ein Mitarbeiter hat einige Bilder vom Wasserschaden beim Kunden gemacht und diese landen jetzt ebenfalls im Büro. Absolut wichtig, um später genau dokumentieren zu können, wie groß der Schaden überhaupt war. Zusätzlich kommen Emails mit Lieferantenrechnungen rein, genauso wie Anfragen von Kunden. Das sind nur einige Beispiele. Wo werden diese Dinge abgespeichert? Wie werden sie sortiert, so dass sie schnell wieder im Zugriff sind? Genau hier liegt meist das Problem. In der Eile und Hektik des Tagesgeschäfts, verbleiben sie oft im Email-Postfach oder in irgendwelchen Ordnern auf dem PC. Dort gehören sie aber nicht hin und werden, wenn benötigt, nicht zur Hand sein. Das alles ist nicht sehr zielführend.

Endlich Ordnung in allen Projekten
Genauso wie in früheren Zeiten alles in Papierform in Projektordnern angelegt wurde, so erfolgt die Ablage heute in einer digitalen Projektakte. Eine solche Projektakte stellt die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM für jedes Projekt bereit. Hier werden alle Informationen systematisch und strukturiert verwaltet. So ist alles schnell im Zugriff, wenn es gebraucht wird. 

Der Grundriss, den der Architekt schickt, findet sich also in der zur Baustelle gehörenden Projektakte  wieder. Gleiches geschieht mit den Mitarbeiterfotos des Wasserschadens. Erfasst der Chef in seiner Chef-App VerA ein Baustellenprotokoll mit entsprechenden Dokumentationsfotos, landen diese automatisch in der Projektakte. Und wenn Mitarbeiter in ihrer Zeiterfassungs-App CATSbauzeit eine Regiearbeit aufnehmen und diese mit Fotos dokumentieren, werden auch diese Informationen strukturiert archiviert. Genau dort, wo sie hingehören: In die digitale Projektakte.

Organisation statt Datenchaos: Die digitale Projektakte

Die digitale Projektakte der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM ist das zentrale Ordnungsinstrument der Projektbearbeitung. Alle wichtigen Informationen rund um das Projekt werden hier abgelegt und mit nur einem Klick angezeigt. 

Die Projektakte: zentral – genial – digital
An diesen wenigen Beispielen zeigt sich schon deutlich, dass die digitale Projektakte für ein effizientes Projektmanagement unverzichtbar ist. Hier finden sich sämtliche Informationen zum Projekt wieder. Externe und interne Informationen sind zentral gebündelt und können von allen berechtigten Mitarbeitern eingesehen werden. Durch die übersichtliche Struktur und die Vorschauanzeige wird schnell gefunden, was gesucht wird. Die digitale Projektakte trägt ihren Teil zur erfolgreichen Baustellenabwicklung bei.   

So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.