Im Büro eines Maler- und Stuckateurbetriebs ist ein reibungsloser Ablauf wichtig. Doch die tägliche Flut an Dokumenten kann schnell zu Chaos führen: Baupläne per E-Mail, Schadensfotos vom Smartphone, Rechnungen, Kundenanfragen – all das muss schnell zugänglich und sinnvoll organisiert sein. Oft verbleiben wichtige Unterlagen verstreut in E-Mail-Postfächern oder landen unsystematisch in irgendwelchen Ordnern auf dem Büro-PC. Die Folge: wertvolle Zeit geht verloren, wichtige Informationen sind nicht griffbereit. Doch es gibt eine Lösung: die digitale Projektakte. Sie sorgt für Struktur, Transparenz und Effizienz.
Endlich Ordnung in allen Projekten
Genauso wie in früheren Zeiten alles in Papierform in Projektordnern abgelegt wurde, so erfolgt die Ablage heute in einer digitalen Projektakte. Eine solche Projektakte stellt eine leistungsstarke Maler-Software wie C.A.T.S.-WARICUM für jedes Projekt bereit. Hier werden alle Informationen systematisch und strukturiert verwaltet. So ist alles schnell im Zugriff, wenn es gebraucht wird.
Der Grundriss, den der Architekt schickt, findet sich also in der zur Baustelle gehörenden Projektakte wieder. Gleiches geschieht mit den Mitarbeiterfotos des Wasserschadens. Erfasst der Chef in seiner Chef-App VerA ein Baustellenprotokoll mit entsprechenden Dokumentationsfotos, landen diese automatisch in der Projektakte. Und wenn Mitarbeiter in ihrer Zeiterfassungs-App CATSbauzeit eine Regiearbeit aufnehmen und diese mit Fotos dokumentieren, werden auch diese Informationen strukturiert archiviert. Genau dort, wo sie hingehören: In die digitale Projektakte.
Die Projektakte: zentral – genial – digital
An diesen wenigen Beispielen zeigt sich schon deutlich, dass die digitale Projektakte für ein effizientes Projektmanagement unverzichtbar ist. Die digitale Projektakte ist mehr als nur ein Ablageort. Sie ist ein zentrales Organisationstool, das den Arbeitsalltag spürbar erleichtert.
Sämtliche Informationen finden sich zum Projekt wieder. Externe und interne Informationen sind zentral gebündelt und können von allen berechtigten Mitarbeitern eingesehen werden. Durch die übersichtliche Struktur und die Vorschauanzeige wird schnell gefunden, was gesucht wird. Wer sich von verstreuten Dateien und chaotischen Ablagesystemen verabschiedet, spart nicht nur Zeit, sondern steigert auch die Qualität der Arbeitsprozesse. Die digitale Projektakte trägt ihren Teil zur erfolgreichen Baustellenabwicklung bei. So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.