Geniale Neuerung: Finden statt Suchen dank intelligentem Ablagesystem

Wer sucht, kann etwas finden. Wenn er Glück hat, geht das auch schnell. Wenn er allerdings Pech hat, dann verliert er durch das Suchen viel Zeit. Wertvolle Zeit, die für andere Dinge besser genutzt werden könnte.

Dass „Suchen“ ein unnötiger und langwieriger Vorgang ist, weiß eigentlich jeder. Und trotzdem kommt es im Unternehmen tagtäglich vor. Und oft geht es dabei um kleine aber in dem Moment sehr wichtige Informationen. Wann haben wir ein bestimmtes Material zum letzten Mal gekauft? Was haben wir dafür bezahlt? Wer hat es uns geliefert? Hatten wir die große oder die kleine Verpackungsgröße? Das sind nur vier Fragen von vielen, die sich im Tagesgeschehen immer wieder stellen. Die Fragen sind meist sehr schnell beantwortet, wenn man einen Blick auf die Materialrechnung wirft. Denn dort findet sich alles, was mit dem Material in Zusammenhang steht. Deshalb wird in vielen Malerbetrieben immer wieder in den Materialrechnungen gesucht. Manche Betriebe legen die Rechnungen dafür sogar dreifach ab, einmal im Buchhaltungsordner, einmal im Lieferantenordner und einmal im Ordner des Kunden, bei dem das Material verarbeitet wurde. Eine Rechnung wird also zweimal kopiert und dreimal abgelegt. Wer dann etwas sucht, wird es schon irgendwo finden. Man nennt das „analoge Ablage“ und so wächst und wächst das Papierarchiv. Und je größer es wird, desto aufwendiger wird die Suche, wenn eine Information gebraucht wird.

Digitale Rechnungsverarbeitung
Solche klassischen Ordner- und Ablagesysteme sind heutzutage nicht mehr zielführend. Sie blockieren Arbeitsabläufe. Und gerade bei Suchabfragen gibt es wahrlich bessere Methoden. Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM Prof. SQL verfügt beispielsweise über ein intelligentes Dokumentenablagesystem mit integrierter Informationserkennung. Rechnungen werden im Rahmen der Archivierung digitalisiert und automatisch in durchsuchbare Dateien umgewandelt.

Das bietet viele Vorteile. Die Dokumente werden nur an einer zentralen Stelle – im digitalen Ablagesystem der Maler-Software – vorgehalten. Das sorgt für Überblick, spart Speicherplatz und reduziert vor allem Suchkosten. Ein Stichwort für die Suche genügt bereits und die Maler-Software liefert das gesuchte Material im entsprechenden Dokument automatisch. So findet man sekundenschnell Dinge, für die in der analogen Ablage eine langwierige Sucherei in Aktenordnern von Nöten gewesen wäre.

Maler-Software kombiniert integriertes Dokumentenmanagement
Da C.A.T.S.-WARICUM Prof. SQL über ein integriertes Dokumentenmanagementsystem verfügt, wird der Schriftverkehr, der mit der Software erstellt wird, wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und andere Belege automatisch in diesem System abgelegt. Gleiches gilt für alle externen Dokumente wie zum Beispiel Rechnungen von Lieferanten oder Lieferscheine. Das alles steht im digitalen Dokumentenarchiv zur Verfügung und ersetzt die aufwendige Papierablage. Diese Arbeitsweise ist extrem zeitsparend und zielführend. Und weil keine Drittsoftware mit im Spiel ist, muss auch nichts zusätzlich gepflegt werden. Alles findet sich „unter einem Dach“. So kann schnell auf Dokumente zugegriffen werden, langwieriges Suchen entfällt komplett. Ein perfekter Workflow ist gewährleistet. So arbeitet der digitale Malerbetrieb 4.0 heute.