Arbeitgeber aufgepasst: 5 Fehler, die Sie beim Arbeitszeugnis vermeiden sollten

Arbeitgeber aufgepasst: 5 Formfehler, die Sie beim Arbeitszeugnis vermeiden solltenArbeitszeugnisse führen immer wieder zu Streit zwischen Arbeitgeber und Ex-Mitarbeiter. Nicht immer ist aber der Inhalt, sondern oft auch die äußere Form des Zeugnisses Streitgegenstand. Das muss nicht sein, denn Formfehler werden von den meisten Arbeitgebern nicht bewusst verursacht, sondern passieren aus Unwissenheit oder Unachtsamkeit. Die folgenden 5 Fehler lassen sich leicht vermeiden: 

Fehler 1: Arbeitszeugnis per E-Mail
Die Digitalisierung schreitet voran. Elektronische Rechnungen sind vermehrt im Geschäftsverkehr anzutreffen. Aber Achtung: Ein Arbeitszeugnis darf nicht per E-Mail, zum Beispiel als PDF-Datei, den Weg zum Arbeitnehmer finden. Das ist nicht erlaubt. Gleiches gilt natürlich auch für den Versand per Telefax. §109 GewO bestimmt ausdrücklich „Die Erteilung eines Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.“  Im Übrigen gilt: Ein Arbeitszeugnis muss die im Geschäftsleben üblichen Mindestanforderungen erfüllen. Dazu zählt die maschinenschriftliche Zeugniswiedergabe auf einem Firmenbriefbogen mit Briefkopf aus dem Name und Anschrift des Ausstellers zu erkennen sind (vgl. BAG Urt. v. 3.3.1993, 5 AZR 182/92).

Fehler 2: Anschrift im Adressfeld
Viele Arbeitgeber geben wie bei einem normalen Geschäftsbrief auch in Arbeitszeugnissen die Anschrift des Arbeitnehmers in dem Adressfeld des Briefbogens aus. Das ist falsch. Die Adresse des Arbeitnehmers darf zwar im Fließtext des Zeugnisses vermerkt sein, aber keinesfalls in dem für Briefe üblichen Adressfeld (vgl. LAG Hessen, Beschl. v. 21.10.2014, Az. 12 Ta 375/14). Dies könnte den Eindruck erwecken, dass nach einer gerichtlichen oder außergerichtlichen Streitbeilegung das Zeugnis auf dem postalischen Weg zugesandt wurde. Für den Postversand empfiehlt es sich daher ein Begleitschreiben anzufertigen oder die Adresse direkt auf dem Umschlag zu vermerken. 

Fehler 3: fehlende oder fehlerhafte Unterschrift
Ein Zeugnis muss unterschrieben werden. Die Unterschrift muss in der Weise erfolgen, wie der Unterzeichner auch sonst wichtige betriebliche Dokumente unterzeichnet. Ein Handzeichen, eine Paraphe oder gekünstelte Unterschriften sind unzulässig. Eine Unterschrift kann zudem unwirksam sein, wenn der an sich übliche Schriftzug diagonal zum Zeugnistext gesetzt wird. So urteilte jüngst das Landesarbeitsgericht Hamm und stellte nochmals klar, dass eine Unterzeichnung unwirksam sei, wenn sie von der allgemein üblichen Gestaltung signifikant abweiche. Beim Leser des Zeugnisses dürften keine Zweifel über die Ernsthaftigkeit des Zeugnistextes aufkommen (vgl. (LAG Hamm Beschl. v. 27.07.2016, Az. 4 Ta 118/16. Zudem ist darauf zu achten, dass derjenige persönlich unterschreibt, dessen Name als Aussteller in Maschinenschrift unter dem Zeugnistext erscheint. Eine Vertretung in der Unterschrift ist im Zeugnisrecht nicht zulässig (vgl. Arbeitsgericht München, Beschl. v. 20.18.08.2010, Az. 21 Ca 12890/09).

Fehler 4: Flecken, Radierungen, Durchstreichungen
Es soll tatsächlich Arbeitgeber geben, die ihrem Ex-Mitarbeiter ein Zeugnis auf fleckigem Papier ausstellen oder Tippfehler mit Kugelschreiber per Hand korrigieren. Mal abgesehen davon, dass ein solches Zeugnis natürlich einem Arbeitnehmer nicht zugemutet werden kann, wirft dies auch auf die Arbeitsweise des Arbeitgebers ein sehr schlechtes Licht. Das Bundesarbeitsgericht hat daher zu Recht die Maßgabe ausgegeben, dass haltbares Papier von guter Qualität zu benutzen sei, das Zeugnis sauber und ordentlich geschrieben sein müsse und keine Flecken, Radierungen, Verbesserungen, Durchstreichungen oder Ähnliches enthalten dürfe (BAG Urt. v. 3.3.1993, 5 AZR 182/92).

Fehler 5: Rechtschreibfehler
Die Rechtschreibreformen haben zu so mancher Unsicherheit geführt. Was ist die alte, was die neue Schreibweise oder geht beides? Doch orthographische Fehler sind vermeidbar. So bezog das Landesarbeitsgericht Hessen klar Position und erklärte, dass im Zeitalter des PC mit Rechtschreibkontrolle Rechtschreibfehler eher vermuten ließen, der Aussteller distanziere sich von dem Inhalt des Zeugnisses (vgl. LAG Hessen, Beschl. v. 21.10.2014, Az. 12 Ta 375/14). Ein Arbeitnehmer muss daher offensichtliche Schreibfehler nicht hinnehmen. 

Arbeitgeber sollten bei der äußeren Form des Arbeitszeugnisses Umsicht walten lassen. Ein allzu lässiger Umgang provoziert geradezu einen Zeugnisberichtigungsanspruch. Das sollte vermieden werden, denn es kostet den Arbeitgeber nur Zeit. Und davon haben die meisten Unternehmer ohnehin zu wenig. 

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