Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt? Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM mit integriertem Mahnwesen hilft.Der Maler hat seine Leistung erbracht und dem Kunden ein neu gestaltetes, schönes und modernes Wohnzimmer hinterlassen. Alles könnte perfekt sein, doch der Kunde zahlt die Rechnung nicht. Das ist mehr als ärgerlich für den Handwerker, schließlich hat er nicht nur das Material schon vorfinanziert, sondern er muss auch Mitarbeiterlöhne zahlen. Unerfüllte Geldforderungen schränken die Liquidität des Unternehmens ein und so hat auch ein Handwerksunternehmer ein Interesse daran, offene Rechnungsbeträge zügig beizutreiben.

Hintergründe kennen und handeln
Natürlich gibt es nicht den goldenen Weg, um säumige Kunden zur Zahlung zu bewegen. Dies hängt auch vielfach von den Umständen und dem Kundentypen ab. Warum wurde die Rechnung nicht bezahlt? Die Antwort auf diese Frage entscheidet über die weitere Vorgehensweise. Es gilt daher zunächst die Hintergründe für die Nichtzahlung in Erfahrung zu bringen. Diese können vielfältig sein:

1. Mangelhafte Leistung
Fehler passieren immer und überall. Da kann es auch in einem Malerbetrieb vorkommen, dass die Leistung nicht hundertprozentig perfekt abgeliefert wird  und der Kunde postwendend die Schlechtleistung reklamiert. In diesem Fall ist der Zahlungsausstand eine Frage der Reklamationsbearbeitung und nicht des betrieblichen Forderungsmanagements. (Lesen Sie hier zur weiteren Vorgehensweise: Reklamation als Chance: Wie Sie erfolgreich mit Kundenbeschwerden umgehen

2. Fehlerhafte Rechnung
Wird die Rechnung nicht formal korrekt gestellt, fehlt es also an wesentlichen Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz, so halten insbesondere öffentliche Auftraggeber und Unternehmen die Zahlung bis zur Rechnungskorrektur zurück.

3. „Verschlafene“ Rechnung
Eine schleppende Zahlung hat ein Betrieb ebenfalls zu verantworten, wenn die Rechnung nicht zeitnah nach Ende der Arbeitsausführung bzw. Bauabnahme erfolgt, sondern erst Wochen später. Das ist das totsichere Signal an den Kunden, dass er sich bei der Rechnungszahlung ebenfalls jede Menge Zeit lassen kann.

4. Klare Zahlungsaufforderung
Wichtig ist aber auch, dem Kunden ein konkretes Zahlungsziel vorzugeben. Dabei empfiehlt sich, ein ganz konkretes Fälligkeitsdatum in der Rechnung zu benennen wie „Zahlen Sie bis zum 30.06.2016.“ Das wird den Kunden eher zur Zahlung bewegen als die Formulierung „Zahlen Sie innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang“. Je konkreter und klarer die Zahlungsaufforderung formuliert ist, desto besser. Lange Zahlungsziele verleiten den Kunde ebenfalls dazu, die Rechnung liegen zu lassen und die Zahlung schlichtweg zu vergessen.

In den genannten Fällen hat es der Betrieb selbst in der Hand die Voraussetzungen für eine zügige Rechnungszahlung zu schaffen. Insbesondere in den beiden letzten Fällen reicht zur Begleichung der Rechnung oftmals eine freundliche Zahlungserinnerung (siehe unten) aus, um den Kunden zur Zahlung zu veranlassen. Denn dieser Kunde hält nicht böswillig das Geld zurück, er hat es schlichtweg nur vergessen.

5. Schlechte Zahlungsmoral
Aber es gibt auch andere Kundentypen, die es einfach mal drauf ankommen lassen und sehen wollen wie weit sie gehen können. Sie haben einfach eine schlechte Zahlungsmoral. Vielleicht weil sie gerade einen „finanziellen Engpass“ haben, ein chronischer Pleitegeier sind oder einfach aus Böswilligkeit die Zahlung verweigern. All diesen Fällen ist gemeinsam, dass sich der Kunde „tot“ stellt. Man hört und sieht nichts von ihm. Wer schlecht bei Kasse ist, geht damit nicht hausieren und wer überhaupt keinen Zahlungswillen hat, meldet sich ohnehin nicht.

Kaufmännisches Mahnverfahren
Die säumigen Kunden erhalten entsprechend den kaufmännischen Gepflogenheiten bis zu drei Mahnungen. Spätestens eine Woche nach Überschreitung der Rechnungsfälligkeit sollte der säumige Zahler eine erste Mahnung erhalten. Diese wird oft freundlich als Zahlungserinnerung deklariert.

Mahnwesen im Handwerksbetrieb: Das kaufmännische Mahnverfahren mit Unterstützung der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM

Mit der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM hat der Maler offene Rechnungen stets im Blick und das integrierte kaufmännische Mahnwesen sorgt für ein optimiertes Forderungsmanagement.

Reagiert der Kunde darauf nicht, so erfolgt unverzüglich ein freundlicher Telefonanruf. Dieser gibt auch Aufschluss darüber, zu welchem Kundentyp der säumige Schuldner gehört. Gibt er offen seine Zahlungsschwierigkeiten zu, so kann nach einer Lösung gesucht und beispielsweise eine Ratenzahlung vereinbart werden. Offenheit sollte belohnt werden. In vielen Fällen ist der Kunde auch persönlich bekannt. Hier löst ein Telefonanruf oft eine moralische Verpflichtung zur kurzfristigen Zahlungsanweisung aus. Wer sich aber auch durch das persönliche Gespräch nicht zur Zahlung bewegen lässt, sollte unverzüglich die zweite Mahnung erhalten. In dieser sollten nunmehr auch Verzugszinsen ausgewiesen werden, um dem Kunden die Konsequenzen seines Verhaltens vor Augen zu führen. Erfolgt auch hiernach kein Zahlungseingang des Kunden, so folgt eine dritte und letzte Mahnung. Hier sollte eine letzte Zahlungsfrist gesetzt und die gerichtliche Geltendmachung der Forderung bei Nichtzahlung in Aussicht gestellt werden. Diesen Weg sollte der Malerunternehmer dann auch in letzter Konsequenz beschreiten. Keinesfalls sollte er sich permanent vertrösten lassen, denn Zahlungsansprüche verjähren in drei Jahren und das wissen viele Kunden und spielen auf Zeit.

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