Volle Auftragsbücher erfordern ein solides Betriebliches Engpaßmanagement (BEM).

Malerhandwerk: Volle Auftragsbücher erfordern ein solides Betriebliches Engpaßmanagement (BEM).Woran merkt der Maler oder Stuckateur eigentlich, daß endlich Sommer ist? Mal abgesehen von den warmen Temperaturen und der Sonne von oben, gibt es noch einen ganz anderen Indikator: Volle Auftragsbücher, Baustellen ohne Ende, der Laden brummt nur so und kein Ende ist in Sicht.

Die Auftragslage ist gut – das bestätigen viele Unternehmen wie die Frühjahrskonjunkturumfage des Bundesverbandes Farbe, Gestaltung, Bautenschutz zeigt. Alle Mitarbeiter stehen in „Lohn und Brot“ und sind auf diversen Baustellen tagtäglich im Einsatz, genauso wie die zur Verfügung stehenden Werkzeuge und Maschinen. Was auf den ersten Blick durchweg positiv klingt, kann auf den zweiten jedoch schon ganz anders aussehen.

Wer glaubt, Maler-Unternehmer hätten nur dann echte Probleme, wenn die Auftragsbücher leer sind, irrt gewaltig. Auch volle Auftragsbücher können ein Unternehmen in die Bredouille bringen. Immer dann, wenn es besonders viel auf einmal zu erledigen gibt, besteht die Gefahr, die super gute Auftragslage nicht mehr im Detail bewältigen zu können. Fehlt die Zeit, treten einzelne Schwächen des Betriebs besonders gern und gehäuft zu Tage. Die Organisation läuft nicht rund, Termine werden versäumt, Baustellen laufen schief. Die Hektik des Alltags nimmt ihren Lauf. Melden sich dann noch Mitarbeiter krank, fehlt plötzlich Material auf einer Baustelle, ist der Untergrund nach Abnahme der alten Tapeten plötzlich anders als erwartet oder macht Regenwetter das Weiterarbeiten an einer Fassade unmöglich, ist er schon da: DER ENGPASS. Mitarbeitereinsätze müssen neu geplant, Material vom Großhandel geholt, Zusatzarbeiten ausgeführt und Folgebaustellen verschoben werden. Wer jetzt als Unternehmer keinen Überblick hat, kann einpacken. Egal, ob es sich wie in unseren Beispielen um Mitarbeiterengpässe, Materialengpässe, Arbeitsengpässe oder Terminengpässe handelt, Engpässe kosten nicht nur viel Geld, sondern ziehen meist auch einen Rattenschwanz an Unannehmlichkeiten nach sich.

Engpaß: fehlendes Material
Ist der Materialverbrauch nicht im Vorfeld bekannt oder werden die Baustellenfahrzeuge am Morgen einfach mit zu wenig oder gar dem falschen Material bestückt, so kostet das nicht nur Zeit, um das richtige Material hinterher zu fahren oder vom Großhandel zu holen. Es verursacht vor allem Kosten. Kosten, die in der ursprünglichen Kalkulation der Baustelle natürlich nicht berücksichtigt sind. Der Gewinn schmilzt förmlich dahin. Das muß nicht sein.

Engpaß: ungeplante Arbeiten
Arbeitsengpässe durch unvorhergesehene Zusatzarbeiten kommen überraschend, wenn beispielsweise die alte Tapete abgenommen und der Untergrund sichtbar wird. Wer hier überlegt vorgeht, wird allerdings eher einen Zusatzgewinn einfahren als das Nachsehen haben. Das Problem: In vielen Betrieben erfolgt oftmals keine Abrechnung solcher Regiearbeiten, da die Mitarbeiter diese Zusatzarbeiten einfach ausführen, ohne dies zu notieren oder den Chef zu informieren. Wenn überhaupt, erfährt der Chef hiervon erst hinterher – nach Ausführung. Geld wird verschenkt und Kosten entstehen. Kosten, die in der ursprünglichen Kalkulation der Baustelle natürlich nicht berücksichtigt sind. Das muß nicht sein.

Engpaß: kranke Mitarbeiter
Auch kranke Mitarbeiter fallen plötzlich aus. Das heißt, ihr Ausfall ist für den Chef nicht vorhersehbar und somit nicht planbar. Geht die Krankmeldung am frühen Morgen ein, stehen die anderen meist schon in den Startlöchern. Es muß also schnell gehandelt werden. Wer soll für den kranken Mitarbeiter einspringen? Wer ist von einer anderen Baustelle abzuziehen? Um dies bewältigen zu können, braucht der Chef einen perfekten Überblick über seine Baustellen. Nicht nur über die dort eingesetzten Mitarbeiter, sondern auch über den Baustellenstand. Vielleicht liegt man ja mit einer anderen Baustelle voll im Plan und kann dort einen Mitarbeiter weniger verkraften. Fehlt dem Chef der Überblick, werden schnell falsche Entscheidungen getroffen und so können Baustellen schnell im Chaos enden. Ziehen sich dadurch Arbeiten in die Länge, entstehen schnell Kosten, die in der ursprünglichen Kalkulation nicht berücksichtigt waren. Das muß nicht sein.

Engpaß: Terminkonflikt
Der menschliche Kopf und sein Inneres, das Gehirn, sind grandios. Aber wir alle wissen: Man kann sich nicht alles merken. Und so ist es auch mit Terminen. Wer hat da nicht schon mal den einen oder anderen Termin vergessen? Ein altes Sprichwort lautet „Man kann nicht auf zwei Hochzeiten gleichzeitig tanzen“ und doch passiert es: Ein Arzt- und ein Friseurtermin werden zeitgleich gelegt. Was im privaten Bereich zu verschmerzen ist, kann im unternehmerischen Bereich zur Katastrophe führen. Volle Auftragsbücher lassen das Unternehmerherz höher schlagen. Da wird gerne bei jedem Auftrag zugegriffen. Doch nur allzu schnell wird bei der Flut an Aufträgen übersehen, daß bestimmte Zeiträume quasi „überbucht“ sind, das heißt es wurden zuviele Aufträge mit zeitgleicher Auftragsausführung angenommen. Der Ärger der Kunden ist vorprogrammiert. Bei größeren Baustellen sind die Termine der beteiligten Gewerke exakt aufeinander abgestimmt. Wer hier seine zugesagten Termine nicht hält, muß unter Umständen sogar eine Vertragsstrafe zahlen. Aber auch wer „nur“ Angebotsbesprechungen mit Kunden, Baustellenbesprechungen mit Bauleiter & Co und so weiter nicht wahrnimmt, verscherzt es sich mit seinem Gegenüber und bekommt schnell den Stempel „unzuverlässig“ aufgedrückt. Das muß nicht sein.

Engpässe kosten also Geld. Geld, das den Gewinn schmälert. Geld, das später fehlt. Wer sich nicht von seinem Tagesgeschäft und den möglicherweise auftretenden Engpässen überrennen lassen will, der sollte sich damit beschäftigen, was er tun kann, um Engpässe frühzeitig erkennen und vermeiden zu können. Der sollte vorausschauend arbeiten – mit dem Betrieblichen Engpaßmanagement (BEM)©.

Betriebliches Engpaßmanagement (BEM)©
Unter Betrieblichem Engpaßmanagement© ist die Gesamtheit von Maßnahmen zu verstehen, die einem Unternehmer zur Verfügung stehen, um Koordinationsprobleme in seinem Unternehmen zu vermeiden.

Das Zauberwort heißt hier „vorausschauend arbeiten“. Wer beispielsweise im Detail weiß, was für eine Baustelle benötigt wird, ist vorbereitet und hat es wesentlich leichter zu reagieren, falls eben doch mal ein unvorhersehbarer Engpaß auftaucht. Generell gilt, daß Engpässe vermieden werden sollten, wann immer es geht. Und mit den richtigen Arbeitsweisen ist das sogar einfacher als gedacht. C.A.T.S.-Soft unterstützt den Maler-Unternehmer mit der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM.  Das Organisationsmodell des Betrieblichen Engpaßmanagements© ist hier konsequent integriert. Es zieht sich wie ein roter Faden durch das Programm.