Umfrage-Ergebnis: Digitale Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern

Umfrage-Ergebnis: Digitale Kommunikation mit Kunden und GeschäftspartnernWir befinden uns im Jahr 2018. Die Digitalisierung hat uns seit Jahren fest im Griff. Die digitale Transformation ist greifbar und spürbar. Doch wie digital sind Maler- und Stuckateurbetriebe? Ist der digitale Wandel in dieser Handwerksbranche schon angekommen? Um diese Fragen zu klären, startete Malerblog.net eine Online-Umfrage (https://www.malerblog.net/die-grosse-umfrage-wie-digital-sind-maler-und-stuckateurbetriebe/) 296 Teilnehmer haben sich die Zeit genommen und die Fragen beantwortet. Fast die Hälfte der Teilnehmer sind Kleinbetriebe von bis zu 5 Mitarbeitern (47,3%). Gemeinsam mit der nächstgrößeren Gruppe (6-10 Mitarbeiter) stellen sie mehr als Zweidrittel der Teilnehmer.

Umfrage: Wie groß ist Ihr Maler-und Stuckateurbetrieb?

Die digitale Kommunikation wird im digitalen Zeitalter immer wichtiger. Damit ist allerdings nicht ein einfaches Telefongespräch gemeint. Heutzutage ist Kommunikation wesentlich umfassender zu sehen und reicht von der ersten Kundenansprache bis zum digitalen Informationsaustausch in Echtzeit. Die Kommunikationsmedien hierfür sind vielfältig. Sie für den eigenen Betrieb in der digitalen Arbeitswelt gewinnbringend zu nutzen, ist die Aufgabe des Unternehmers. Der erste Teil der Umfrageauswertung  widmet sich daher der digitalen Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern.  

Wer neue Kunden gewinnen und auf sich aufmerksam machen will, muss sich an die sich ändernde Welt anpassen. Das Internet ist aus dem Leben des Menschen nicht mehr wegzudenken. Das hat auch die Mehrheit der Maler- und Stuckateurbetriebe erkannt. Als Instrument zur Kundengewinnung setzen 96 Prozent der Teilnehmer auf die firmeneigene Website. Auch soziale Netzwerke wie Facebook &Co gewinnen zunehmend an Bedeutung (47,3 Prozent). Zum Marketing-Mix gehören für mehr als die Hälfte der Teilnehmer aber immer noch Print-Anzeigen (56,8 Prozent).

Umfrage: Welche Instrumente nutzen Sie zur Kundengewinnung?

Gab es früher nur das Telefon, um mit dem Betrieb in Kontakt zu treten, hat sich dies mit der zunehmenden Bedeutung des Internet geändert. Die digitalen Kontaktwege werden von den Kunden gerne genutzt. So kann die Kontaktaufnahme des Kunden mit dem Betrieb per Telefon (100 Prozent) und via E-Mail (97,3 Prozent) heutzutage als fast gleichwertig betrachtet werden. Über 60 Prozent der Teilnehmer werden zudem von ihren Kunden über das Kontaktformular der Website kontaktiert. Das unterstreicht nochmals wie wichtig eine gepflegte Firmen-Website ist. Auffallend ist die fortschreitende Bedeutung des Messengerdienstes WhatsApp, der bereits von mehr als einem Drittel der Kunden genutzt wird. Mit der neuen Chat-App WhatsApp Business, die erst vor ein paar Wochen veröffentlicht wurde und auf Kleinbetriebe zur Kundenkommunikation zugeschnitten ist, dürfte sich dieser Trend noch verstärken.

Malerblog.net Umfrage: Wie nehmen Kunden mit Ihrem Betrieb Kontakt auf?

In der Digitalisierung der Kundenkommunikation hat sich bei den Maler- und Stuckateurbetrieben einiges getan. Website, E-Mail, soziale Netzwerke und sogar Chat-Apps sind in den Betrieben angekommen. Allerdings bleibt hier anzumerken, dass diese Kommunikationswege auch privat genutzt werden. Durch die eigene private Nutzung erschließt sich dem Betriebsinhaber die Notwendigkeit dieser digitalen Kommunikationsmittel für den eigenen Betrieb. Betriebe, egal welcher Größenordnung, passen sich daher an diese private Verhaltensweise an und adaptieren diese in den beruflichen Alltag mit dem Kunden.

Wesentlich interessanter ist daher der Blick auf die Ausgestaltung der Kommunikation mit  Geschäftspartnern, also im B2B-Bereich. Wie digital sind hier Maler- und Stuckateurbetriebe unterwegs? Die digitale Kommunikation via E-Mail sollte im B2B-Bereich für einen Maler- und Stuckateurbetrieb selbstverständlich sein. Doch die nachfolgende Grafik zeigt, dass längst nicht jeder Betrieb mit seinen Geschäftskunden elektronisch kommuniziert.

Malerblog.net Umfrage: Mit welchen Gesprächspartnern kommuniziert Ihr Unternehmen digital?

Papier wird zunehmend durch digitale Daten verdrängt. Intelligente Import- und Export-Schnittstellen sorgen für einen nahtlosen Informationsaustausch mit Planern, Steuerberatern, Lieferanten und  anderen Geschäftspartnern. Das vereinfacht die Arbeit im Malerbüro um ein Vielfaches. Aufwendiges Eintippen oder Abtippen entfällt, da der Informationstransfer automatisch und damit fehlerfrei erfolgt. Die digitalen Möglichkeiten der Informationsweitergabe haben sich in den letzten Jahren rasant weiterentwickelt. Werden von Maler- und Stuckateurbetrieben diese digitalen Möglichkeiten zum Informationsaustausch genutzt? Das Ergebnis überrascht.

Öffentliche Ausschreibungen laufen in der Regel über ein Planungsbüro, das das  Leistungsverzeichnis erstellt und dem Handwerksbetrieb zur Verfügung stellt. Als GAEB-Datei kann das Leistungsverzeichnis völlig automatisch in die Bürosoftware eingespielt werden. Aufwendige Tipparbeiten entfallen. Wie die Umfrage zeigt, nutzen aber nur etwas mehr als die Hälfte der Teilnehmer überhaupt diese Möglichkeit. Die Mehrzahl der LVs flattert immer noch in Papierform oder als Word-/PDF-Datei ins Malerbüro, die entweder händisch ausgefüllt oder umständlich und zeitaufwendig in die Bürosoftware zur weiteren Bearbeitung abgetippt werden.

Malerblog.net Umfrage: Wie erhalten Sie das LV, wenn Sie mit einem Planer zusammenarbeiten?

Ebenso erstaunlich ist das Umfrageergebnis in Bezug auf die Materialbestellung beim Lieferanten. Obwohl zahlreiche Großhändler und Hersteller Webshops zur Verfügung stellen, erfolgen die meisten Materialbestellungen immer noch per Telefon / Telefax (90,5 Prozent), gefolgt von E-Mail (60,8 Prozent). Weniger als die Hälfte der Teilnehmer greift bei der Materialbestellung auch mal auf das Online-Bestellsystem des Lieferanten zu (44,6 Prozent). 

Malerblog.net Umfrage: Wie lösen Sie eine Materialbestellung beim Lieferanten aus?

Bei der eingehenden Lieferantenpost dominiert weiterhin die Papierform. So erreichen 90,5 Prozent der Teilnehmer noch Papierrechnungen auf dem Postweg. Allerdings erhalten 77 Prozent der Teilnehmer von einigen Lieferanten die Rechnung bereits als klassische PDF-Datei. Das Format der Zukunft, das ZUGFeRD-Format, ist bei Lieferanten und Betrieben offensichtlich noch wenig bekannt. Das intelligente Format, bestehend aus einer PDF-Datei mit eingebetteter XML-Struktur, ermöglicht, dass die Rechnungsdaten von der Bürosoftware ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden können. Das spart enorm viel Zeit und Kosten. Da aber zurzeit noch nicht jeder Lieferant dieses Format zur Verfügung stellen und noch nicht jede Bürosoftware dieses Format verarbeiten kann, stimmt es recht zuversichtlich, dass fast 19 Prozent der Teilnehmer bereits angeben, ZUGFeRD-Rechnungen zu erhalten.  

Malerblog.net Umfrage: Wie erhalten Sie Lieferantenrechnungen?

Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird von vielen Betrieben offensichtlich als notwendiges Übel betrachtet. Wie sonst ist es zu erklären, dass mehr als die Hälfte der Teilnehmer ihrem Steuerberater die Buchungsbelege noch in Papierform zukommen lassen. Digitale Exportschnittstellen, die heutzutage die Übertragung digitaler Belege, ermöglichen, kommen kaum zum Einsatz.

Malerblog.net Umfrage: Wie erhält Ihr Steuerberater Buchungsbelege (Rechnungen)?

Für die monatliche Lohnabrechnung sind die Arbeitszeiten der Mitarbeiter maßgebend. Diese werden von den Mitarbeitern auf der Baustelle erfasst. Doch bei dem Zusammenspiel von Stundenerfassung und Lohnabrechnung hat die Digitalisierung auch noch nicht wirklich Fuß gefasst. Der Umfrage zufolge, überlassen noch eine satte Mehrheit von 77 Prozent der Teilnehmer ihrem Lohnbüro die Arbeitszeiten in Papier- oder Listenform. Nur 23 Prozent der Teilnehmer übergeben die digital vorliegenden Arbeitszeiten automatisch in die Lohnsoftware.

Malerblog.net-Umfrage: Wie übergeben Sie dem Lohnbüro die Arbeitszeiten der Mitarbeiter?

Im Bereich der digitalen Geschäftskommunikation besteht für Maler- und Stuckateurbetriebe noch eine Menge Potenzial, Arbeitsabläufe zu optimieren und dadurch jede Menge Zeit und Kosten zu sparen. Digitale Vernetzung wird in Zukunft eine immer größere Rolle spielen. Betriebe, die dies erkennen und bestehenden Möglichkeiten nutzen, bietet die Digitalisierung einen erstklassigen Marktvorteil.

Fortsetzung folgt…
Lesen Sie demnächst auf Malerblog.net Teil 2 des Umfrage-Ergebnisses. Im Fokus der Betrachtung steht dann die digitale Vernetzung von Büro und Baustelle im Maler- und Stuckateurbetrieb.