Smartphone vom Chef oder Privathandy – Wie funktioniert Zeiterfassung in der Praxis?

Zeiterfassung in der Praxis mit CATSbaubeit

Viele Maler- und Stuckateurbetriebe setzen heutzutage, wenn es um Zeiterfassung geht, auf mobile Varianten. Nur wenige Betriebe arbeiten noch mit klassischen Stundenzetteln. Gerade digitale Softwarelösungen wie die mobile Zeiterfassung CATSbauzeit bieten optimalste Möglichkeiten für eine schnelle und reibungslose Erfassung von Arbeitszeiten, Tätigkeiten und Material. Die Erfassung erfolgt dabei mit einem Smartphone. Hier stellen sich für viele Unternehmer bereits einige grundsätzliche Fragen, die Anschaffung und Nutzung der Geräte betreffend. Kauft der Chef neue Smartphones für seine Mitarbeiter und stellt diese auch privat zur Verfügung? Oder erfolgt die Nutzung nur betrieblich? Dürfen die Mitarbeiter mit den Geräten private Gespräche führen oder sogar damit im Internet surfen? Oder werden bereits vorhandene Geräte der Gesellen genutzt und die Software dort installiert? Was ist gängig, was üblich? Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Varianten diese Fragestellungen zu lösen. Malerblog.net hat sich im Markt umgeschaut und auch mit Anwendern gesprochen.

Firmenhandy inklusive Privatnutzung
Für den Mitarbeiter eine tolle Sache: ein nagelneues Smartphone zu bekommen und es auch privat nutzen zu dürfen, freut die meisten. Doch der Chef sollte vor Einsatz des Handys genau abstecken, in welchem Umfang die Nutzung erfolgen darf. Surfen im Internet und Telefonieren in allen Netzen ist meist durch gängige Flatrate-Tarife abgedeckt. Doch SMS, Sondernummern oder gar der Einsatz im Urlaub im Ausland sind das nicht. Und hier können sich Kosten schnell summieren, auf denen der Unternehmer dann sitzen bleibt.

Aber wie kann der Malerunternehmer prüfen, welche Gespräche beruflicher und welche privater Natur waren? Gar nicht. Denn in diesem Fall gilt das Fernmeldegeheimnis, das dem Arbeitgeber untersagt den Mitarbeiter bezüglich der Handynutzung zu kontrollieren. Für den Mitarbeiter hat die private Nutzung eines Diensthandys allerdings erst mal keine Nachteile. Im Gegenteil: Daß Mitarbeiter die Firmenhandys auch privat nutzen dürfen ist ein Vorteil – der steuerlich gesehen keinen Nachteil bringt. Denn eine spezielle Steuerbefreiung im Gesetz stellt die private Nutzung eines Firmenhandys für Arbeitnehmer steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EstG). 

Johannes Hünnemeyer aus Castrop-Rauxel

Johannes Hünnemeyer

Auch Malermeister Johannes Hünnemeyer aus Castrop Rauxel arbeitete anfänglich nach dieser Methode. Er kaufte für jeden Mitarbeiter ein Smartphone, welches dieser neben der Zeiterfassung auch privat nutzen durfte. Für die private Nutzung behielt Hünnermeyer monatlich einen vereinbarten Betrag vom Lohn ein. Die Nachteile lagen für ihn schnell auf der Hand: „Besonders das Ausscheiden eines Mitarbeiters ein halbes Jahr vor Handy-Vertragsende stellte sich als Problem dar. Da ich ihm gestattete, das Telefon weiter zu nutzen, liefen für diese 6 Monate die monatlichen Kosten weiter, ohne einen Gegenwert zu erhalten. Und da das Gerät auch für sämtliche private Kontakte genutzt wurde, wollte ich dem nächsten Nutzer nicht zumuten, fremde Gesprächskontakte seines Vorgängers entgegenzunehmen.“

Privathandy zur betrieblichen Zeiterfassung
Eine Variante, die durchaus gut umsetzbar sein kann und für den Mitarbeiter genauso wie für den Chef echte Vorteile bietet, ist das Smartphone des Gesellen auch zur Zeiterfassung zu nutzen. Der Mitarbeiter hat so die Möglichkeit sich ein Gerät anzuschaffen, welches er selbst bevorzugt. Er kann das teuerste und beste Smartphone wählen oder ein einfaches Einsteigergerät. Für die Nutzung von CATSbauzeit vergütet der Chef dem Gesellen einfach einen bestimmten Betrag. Geht das Handy kaputt oder der Mitarbeiter verläßt das Unternehmen, entstehen keinerlei Nachteile für den Unternehmer. Lediglich die CATSbauzeit App auf dem Smartphone muß gelöscht werden.

Auch Johannes Hünnemeyer sieht diese Variante als optimale Lösung und drehte seine bisherige Regelung um: „Jeder Mitarbeiter sucht sich seinen eigenen Anbieter, schließt dort den Vertrag und bekommt nun einen monatlichen Zuschuß, der im Prinzip schon sämtliche Vertragskosten abdeckt. So liegt es im Ermessen des Mitarbeiters, welches Smartphone er sich zulegt. Und ich stelle fest, daß es da schon unterschiedliche Ansprüche gibt, die so individuell befriedigt werden. So kann der Mitarbeiter auch jahrelang dieselbe Rufnummer behalten, die er sich mit seinem neuen Vertrag zugelegt hat. Und alle Mitarbeiter sind wirklich glücklich mit dieser Lösung.“

Firmenhandy ohne Privatnutzung
Wer beide dieser Varianten für sein Unternehmen ausschließt, hat die Möglichkeit auf reine Firmenhandys zu setzen, die ausschließlich für Zeiterfassung genutzt werden und für private Telefonate oder das Surfen im Internet dem Mitarbeiter nicht zur Verfügung stehen. Allerdings muß der Unternehmer dann auch für Wartung und Pflege der Geräte Sorge tragen, sich darum kümmern, daß die Mitarbeiter Ordnung walten lassen und die Handy nicht irgendwo in der Gegend herum liegen lassen. Denn mit Fremdeigentum wird leider oft nicht sehr pfleglich umgegangen.
Handelt es sich um reine Diensthandys, ist eine Privatnutzung für den Mitarbeiter ausgeschlossen. Nutzt er es aber doch für seine privaten Zwecke, hat der Arbeitgeber das Recht ihn abzumahnen oder im schlimmsten Fall sogar zu kündigen.

Georg Keim aus Freienfeld / Südtirol

Georg Keim

Georg Keim aus Freienfeld/Südtirol favorisiert genau diese Variante und hatte zudem eine wirklich neue und außergewöhnliche Idee. Er schaffte für jeden Mitarbeiter ein Firmen-Smartphone nur für die Nutzung von CATSbauzeit an. Die Geräte werden morgens von den Mitarbeitern im Unternehmen abgeholt und abends nach vollendeter Arbeit wieder zurück gebracht. Jedes Gerät ist einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet und wird, wenn es nicht benutzt wird, in einer speziellen „Ladestation“ aufbewahrt, in der die Handys quasi wieder „aufgetankt“ werden. Eine Art „Handytankstelle“ quasi. Das hat den Vorteil, daß alle Geräte immer „top in Schuß“ sind, gepflegt und gewartet werden und vor allem immer aufgeladen sind. Wenn die Gesellen ihr Smartphone morgens mitnehmen, verfügt das Arbeitsgerät über einen vollen Akku – denn es hing ja die ganze Nacht am Netz.

Für Keim war es ganz logisch etwas derartiges einzurichten: „Die Menschen und deren Unordnung bringen einen dazu“, erklärt er und meint dann weiter: „Sie haben ihre Handys immer herum liegen lassen und da habe ich mir überlegt, wie ich Ordnung rein bringen kann und bin so auf die Idee mit den Handy-Boxen gekommen. Mit dieser Lösung habe ich immer alles im Blick und es funktioniert prima. Die Mitarbeiter sind sehr ordentlich geworden. Jeder bringt das Handy abends in die entsprechende Box zurück und holt es morgens aufgeladen wieder ab.“

Da es sich um reine Firmenhandys handelt, die nur für die Erfassung der Zeiten mit CATSbauzeit angeschafft wurden, sind private Gespräche und das Surfen im Internet tabu. Keim vertraut seinen Mitarbeitern und ist nicht allzu streng, wenn der Geselle eben doch mal schnell ein privates Gespräch führt oder kurz im Internet unterwegs ist. „Ich vertraue meinen Mitarbeitern und wenn es dann doch mal vorkommt, bin ich nicht allzu böse. Die Leistung muß stimmen. Mir ist wichtig, daß der Mitarbeiter eine ordentliche Arbeit abliefert und seinen Job ernst nimmt“, meint er und fügt dann hinzu: „Ich kontrolliere sicher nicht die Handy-Rechnungen, dafür habe ich gar keine Zeit. Die Handyverträge heutzutage kosten ja eh nicht mehr viel.“

Lesen Sie hierzu auch die bereits auf Malerblog.net erschienenen Beiträge:
Reportage: Der digitale Stundenzettel in der Praxis
Zeiterfassung im Malerbetrieb – Worauf es wirklich ankommt!