Briefpost ist stark rückläufig. Hat die Deutsche Post DHL im Jahr 2019 noch 15,9 Milliarden Briefe befördert, waren es im Jahr 2023 nur noch rund 13,3 Milliarden Briefe, also ein Minus von 16,4 Prozent (Quelle: statista.de). Man muss kein Hellseher sein, um zu wissen, dass sich dieser Trend weiter fortsetzen wird. Der Fokus wird künftig auf der elektronischen Post, kurz E-Mail, liegen.
Angebote, Kostenvoranschläge, Rechnungen und üblicher Schriftkram werden vermehrt digital verschickt. Das ist mittlerweile in Malerbüros nicht anders als in großen Industrieunternehmen. Aber auch Privatkunden schätzen und erwarten zunehmend eine digitale Kommunikation. Eine E-Mail ist nichts anderes als ein Geschäftsbrief, nur eben in elektronischer Form statt auf Papier. Daher muss auch eine geschäftliche E-Mail perfekt und verständlich formuliert sein. Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL liefert dem Malerbüro mit dem Vorlagen-Center für E-Mails genau das richtige Instrument zur schnellen und effizienten Mailbearbeitung.
Mustertexte sorgen für die richtigen Worte
Nicht immer fallen einem auf Anhieb die richtigen Worte ein. Diesem Umstand tragen Mustertexte Rechnung, die für E-Mails in der Maler-Software hinterlegt werden können. Sie sorgen auch in stressigen Situationen für die richtige Formulierung. Ob es sich um eine Terminbestätigung, ein Anschreiben zu einem Angebot oder einen Geburtstagsgruß handelt, einfach den gewünschten Mustertext aufrufen und schon ist der Kunde oder Geschäftspartner im Bilde.
Platzhalter sorgen für den persönlichen Touch
Nicht vergessen: Damit eine E-Mail „very personal“ klingt, sollte eine persönliche Anrede gewählt werden, das heißt der Empfänger sollte namentlich angesprochen werden. Dies lässt sich über C.A.T.S.-WARICUM ebenso automatisiert abwickeln, wie das Hinzufügen einer Angebots- oder Kundennummer, die dem Kunden oder Geschäftspartner die Zuordnung erleichtert. Das Zauberwort für diesen Automatisierungsvorgang lautet „Platzhalter“. Diese werden einfach in den Mustertext integriert, beim Generieren der E-Mail aufgelöst und durch die entsprechenden Inhalte ersetzt – fertig ist die individualisierte E-Mail, die beim Kunden oder Geschäftspartner Eindruck macht.
Mit der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL gelingt die elektronische Geschäftskorrespondenz professionell, schnell und sicher. So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.
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