Kundenwünsche und Baustellentermine stressfrei koordinieren

Kundenwünsche und Baustellentermine stressfrei koordinierenDas ist wohl jedem Maler und Stuckateur schon mal passiert. Der Kunde hat für die Renovierung seiner Wohnung schon einen ganz bestimmten Wunschtermin ins Auge gefasst, der beim Besprechungstermin vor Ort nur zu gerne direkt bestätigt wird. Warum denn auch nicht? Immerhin ist man froh, den Auftrag so schnell bekommen zu haben und da soll der Kunde natürlich direkt zufrieden gestellt und seine Wünsche berücksichtigt werden.

Doch Vorsicht bei voreiligen Zusagen: Zurück im Büro stellt sich dann die Realität ein. Mit einem Blick auf die anstehenden Baustellen und anderen Termine wird schnell klar, dieser Wunschtermin kann gar nicht eingehalten werden, da an selbigem Tag bereits zwei andere Baustellen starten. Außerdem hat ein Mitarbeiter Urlaub und der Lehrling ist in der Berufsschule. Wenn dann noch etwas völlig Unerwartetes passiert, wie die Krankmeldung eines weiteren Mitarbeiters oder der Anruf eines Kunden, der ein spezielles Problem kurzfristig gelöst haben will, steht alles still und Stress ist angesagt.

Kundenwünsche und Baustellentermine koordinieren
Peinlich und ärgerlich zugleich. Ein Versprechen kann nicht eingehalten werden. Das wirft kein gutes Licht auf den Betrieb, schnell katapultieren derartige Ereignisse den Unternehmer in die „Hat-echt-keinen-Überblick“-Ecke. Wie soll so etwas dem Kunden erklärt werden? Wie können also bereits gesetzte Baustellentermine und spezielle Kunden-Wunschtermine sowie unerwartete Verpflichtungen in Einklang gebracht werden? Wie behält man als Chef den Überblick und wahrt sein Gesicht?

Professionelles Terminmanagement schafft Überblick
Ein professionelles Management aller Termine ist hierfür unerlässlich. Dinge ändern sich heutzutage viel zu schnell und meist ohne große Vorankündigung. Genau aus diesem Grund gibt es Werkzeuge, die Situationen, wie die hier geschilderte, verhindern können. Die Projekt-Einsatzplanung der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM aus dem Hause C.A.T.S.-Soft ist so ein digitales Werkzeug. Ein Blick auf den Bildschirm verrät sofort, zu welchem Zeitpunkt welche Baustelle ansteht und welcher Mitarbeiter wo eingeteilt ist. Das gibt Sicherheit. Neue Kundentermine werden nicht „ins Blaue“ hinein leichtfertig vergeben. Grafisch aufbereitet, hat der Betrachter alle Baustellen und Mitarbeiter im Blick.

Die Projekt-Einsatzplanung von C.A.T.S.-Soft

Die Projekteinsatzplanung sorgt für den perfekten Überblick.

Professionelles Terminmanagement reduziert Stress
Zusätzlich reduziert eine solche Einsatzplanung Stress – und zwar nicht nur physischen, sondern auch psychischen. Wer sein Terminmanagement im Griff hat, hetzt nicht umher bis zum Umfallen. Baustellen starten an gesetzten Terminen, damit sind keine anderen zum gleichen Zeitpunkt zulässig. Auch wenn der Kunde das unbedingt wünscht. Doch nur wer Kenntnis über diese Termine hat, kann das auch so kommunizieren – und zwar ganz in Ruhe. Das strahlt nicht nur den perfekten Überblick und Koordinationsvermögen aus, sondern wirkt vor allen Dingen professionell. Es ist besser, einem Kunden eine plausible Absage für einen Wunschtermin zu erteilen als eine schnelle Zusage, die später verschoben oder abgesagt werden muss. Kunden werden das verstehen und sich über einen gemeinsam ausgesuchten Alternativtermin freuen.