IT-Outsourcing: Wie Malerbetriebe Hardware, Software und Daten auslagern

IT-Outsourcing: Wie Malerbetriebe Hardware, Software und Daten auslagern

Die Unternehmenssoftware nicht mehr im Büro auf dem eigenen PC zu haben, sondern sie in einem Rechenzentrum ausgelagert auf Servern zu wissen, das ist in vielen Branchen Gang und Gäbe. Auch im Maler- und Stuckateurhandwerk treffen immer mehr Unternehmensinhaber die Entscheidung, ihre gesamte IT auszulagern. Ein solcher Vorgang wird als „IT-Outsourcing“ bezeichnet. Während sich externe Dienstleister um ein funktionsfähiges IT-System kümmern, kann sich der Unternehmer auf sein Kerngeschäft konzentrieren.

Ein solch externer Dienstleister ist die diprotec GmbH. Die spezialisierte IT-Firma betreibt in Herne ein Rechenzentrum und bietet kleinen und mittelständischen Betrieben die Möglichkeit ihre IT-Infrastruktur auszulagern. Malerblog.net hat mit Benjamin Janssen, Geschäftsführer der diprotec GmbH, über Daten-Outsourcing, Datenschutz, Datensicherheit und Datensouveranität sowie über die Unterschiede seiner Dienstleistung zu solchen US-amerikanischer Cloud-Konzerne gesprochen.

Geschäftsführer Benjamin Janssen, Foto: diprotec

Herr Janssen, die Firma Diprotec betreibt ein Rechenzentrum. Was genau kann man sich darunter vorstellen?
Ein Server, auf dem Kundendaten, Aufträge und Rechnungen erzeugt und verwaltet werden, beinhaltet hohe Unternehmenswerte und ein Ausfall des Systems kann schnell zu ernsthaften Problemen im Tagesgeschäft führen. Es ist also sinnvoll, die IT-Hardware bestmöglich vor Schäden durch Feuer oder Wasser, aber auch vor Vandalismus oder Diebstahl zu schützen. Hier kommt das Rechenzentrum ins Spiel. Eine Art Schutzraum für die eigenen Unternehmensdaten, der unter anderem durch Wachdienst, doppelter Strom- und Internetversorgung, Gas-Löschanlagen und besonders aufwändigen IT-Sicherheitssystemen optimal gegen Ausfälle geschützt ist.

Wer sind Ihre Kunden? Welche Größe haben die Unternehmen?
Wir haben uns als IT-Systemhaus auf die Anforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen spezialisiert. Unser typischer Kunde nutzt zwischen einem und 30 Arbeitsplätzen und kommt aus der Branche Handwerk, Gesundheit oder Einzelhandel.

Welche Serviceleistungen bieten Sie an?
Da wir uns auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen spezialisiert haben, decken wir hier alle Anforderungen an ein modernes IT- und Telefonsystem ab. Dabei starten wir stets mit einer Bestandsaufnahme der vorhandenen IT, um uns zunächst ein Bild von der aktuellen Situation zu machen. Im Folgenden besprechen wir den IST-Stand, positive wie auch negative Aspekte und vermeiden dabei Fachchinesisch. Gemeinsam finden wir den optimalen Weg um Internetzugang, IT-Sicherheit, Server und Arbeitsplätze optimal zu nutzen. Wir installieren und konfigurieren neue Systeme und kümmern uns im Rahmen eines einfach gestalteten Wartungsvertrags um den reibungslosen Tagesbetrieb der IT. Auch die Kommunikation mit Softwareherstellern ist Teil unserer Dienstleistung, um den Kunden bestmöglich zu betreuen.

Für wen ist Ihr Angebot geeignet?
Unsere Lösungen sind für alle Unternehmen geeignet, die EDV als Unterstützung im Tagesbetrieb einsetzen und gleichzeitig darauf angewiesen sind, dass Computer und Telefonie zuverlässig funktionieren.

Was sind die Vorteile für einen Maler oder Stuckateur seine Software in ein Rechenzentrum auszulagern?
Die Sicherheit und Verfügbarkeit der IT ist hier ein großer Aspekt, die Aufwände, um ein ähnlich hohes Sicherheitsniveau in den eigenen vier (Unternehmens)wänden zu erreichen, sind einfach nicht darstellbar. So muss nicht selten der Abstellraum, die Kaffeeküche oder der eigene Schreibtisch als „Serverraum“ herhalten. Wenn dann gleichzeitig keine Strategie zur externen Datensicherung besteht, ist das Risiko enorm. Durch die optimale Anbindung des Rechenzentrums an das Internet sind notwendige Daten stets verfügbar. Der mobile Zugriff von der Baustelle aus ist dabei ebenso einfach wie das Arbeiten aus dem Büro.

Wie garantieren Sie den Sicherheitsaspekt?
Für die physikalische Sicherheit der Server sorgen unter anderen ein Wachdienst, die doppelte Strom- und Internetversorgung, Gas-Löschanlagen und besonderen IT-Sicherheitssysteme.
Die funktionale Sicherheit stellen wir durch stetige Überwachung und Wartung der Systeme sicher. Neben dem Einsatz moderner Firewall-Systeme und Sicherheitssoftware melden die Server über ein automatisches Überwachungssystem, sobald etwas nicht stimmt.

Wie gehen Sie mit Virenschutz und Datenschutz auch vor dem Hintergrund der DSGVO um?
Bei unserem Lösungsansatz arbeitet jeder Kunde auf seinem eigenen Serversystem. Für die DSGVO-Konformität ist es hierbei wichtig, dass absolut transparent und nachvollziehbar ist, wo sich die eigenen Daten befinden. Damit ist unsere Lösung bewusst nicht mit einer Cloudlösung von Konzernen wie Microsoft oder Amazon vergleichbar, bei denen Unternehmensdaten über Länder- und Kontinente verteilt abgelegt werden können. Auch einen zentralen Datenpool, in dem Daten von verschiedenen Kunden zusammenlaufen, gibt es nicht. Ein (virtuelles) Kabel von IHREM Büro zu IHREM Server im Rechenzentrum beschreibt unsere Lösung am besten. Dabei nutzen Kunden die angesprochenen Vorteile eines Rechenzentrums mit der Sicherheit, jederzeit Zugriff auf den eigenen Server und die eigenen Daten zu haben.

Wie ist der Ablauf für den Kunden?
Nach der Analyse der IST-Situation ermitteln wir gemeinsam mit dem Kunden den Bedarf für die eigene Lösung. Die Installation erfolgt dabei parallel zum Tagesbetrieb, sodass wir das gesamte System im Rechenzentrum vorab ausgiebig testen können, bevor die Kundendaten übertragen werden. Im Anschluss nehmen sich unsere Techniker Zeit, die Funktionen und Vorteile der neuen Lösung zu erklären.

Was, wen der Kunde mal kein Internet hat?
In Zeiten von LTE-Mobilfunkverbindungen lässt sich auch hier vorsorgen. Ein bestehender Mobilfunkvertrag und ein sog. LTE-Router helfen bei Ausfällen der eigenen Internetverbindung.

Was passiert bei einem Stromausfall?
Einem Stromausfall im Rechenzentrum wird gleich mehrfach vorgebeugt. Die Energie im Rechenzentrum wird von 2 unabhängigen Einspeisungen nördlich und südlich vom Gebäude eingebracht. Für den unwahrscheinlichen Fall, dass beide gleichzeitig ausfallen, werden über riesige Strompufferbatterien (sogenannte USV-Systeme) plötzliche Spannungsverluste aufgefangen. Sollte der Strom für eine längeren Zeitraum ausfallen, so übernehmen Schiffsdiesel-Aggregate, die auch in einem solchen Fall die Stromversorgung sicherstellen. Sie sehen, es wird extrem viel in die Sicherheit der Systeme investiert.

 An wen kann sich der Kunde bei Fragen wenden?
Mit unserem geschulten IT-Technikerteam bieten wir kompetente Hilfe über eine Supporthotline. Darüber hinaus sind wir per E-Mail, App oder Chatfunktion erreichbar. Nicht zuletzt werden alle Server auch per Softwaresystem stetig überwacht, um auftretende Probleme frühzeitig erkennen zu können.

In welchem Bereich liegen die Kosten?
Durch den hohen Grad an Individualität ist eine pauschale Aussage nahezu unmöglich. Ein Basis-Wartungsvertrag für bestehende Hardware beginnt bei 15 EUR monatlich, eine Mehrplatzlösung für 10 Arbeitsplätze im Rechenzentrum liegt häufig im mittleren, 3-stelligen Bereich pro Monat.

Vielen Dank, Herr Janssen.