Die Leistungsbeschreibung in der E-Rechnung stellt viele Handwerksbetriebe vor neue Herausforderungen. Mit Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) klargestellt, dass für eine ordnungsgemäße E-Rechnung sämtliche umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben im strukturierten Datenteil enthalten sein müssen. Nur so ist eine elektronische Verarbeitung gewährleistet.
Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil
Die Leistungsbeschreibung zählt zu den zentralen Pflichtangaben und muss daher im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Die dort hinterlegten Angaben müssen eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen. Hintergrund ist die sogenannte Kontrollfunktion der Rechnung: Das Finanzamt muss prüfen können, ob die Umsatzsteuer korrekt abgeführt wurde und ein Vorsteuerabzug zulässig ist.
Ein bloßer Verweis im strukturierten Datensatz auf Anlagen mit unstrukturierten Pflichtangaben reicht nach Auffassung des BMF nicht aus, da so keine elektronische Verarbeitung möglich ist. Auch die bisherige Praxis, Rechnungsangaben auf mehrere Dokumente zu verteilen (§ 31 UStDV), gilt nach Ansicht der Finanzverwaltung für E-Rechnungen nicht.
Damit steht fest: Ein reiner Verweis auf Leistungsverzeichnisse oder Lieferscheine ersetzt die Leistungsbeschreibung in der E-Rechnung künftig nicht mehr.
Anlagen nur noch als Ergänzung zulässig
Ergänzende Angaben dürfen aber weiterhin in einem Anhang zur E-Rechnung enthalten sein, etwa detaillierte Stundennachweise in einer beigefügten PDF-Datei. Voraussetzung bleibt jedoch, dass die wesentlichen Leistungsangaben bereits im strukturierten Teil der Rechnung stehen. Nicht zulässig sind Verlinkungen auf externe Dokumente oder Datenquellen – darauf weist das BMF explizit hin.
Anpassungsbedarf bei Betrieben
Betriebe sollten prüfen, ob ihre Rechnungssoftware die geforderten Leistungsangaben strukturiert abbilden kann. Andernfalls drohen Probleme beim Vorsteuerabzug der Kunden oder bei Betriebsprüfungen. Die E-Rechnung erfordert somit nicht nur ein neues Format, sondern auch eine systematischere Leistungsbeschreibung. Wer seine Prozesse rechtzeitig anpasst, schafft Rechtssicherheit und nutzt die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung.
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