In Deutschland beschäftigen von den knapp 40.000 Malerbetrieben Zweidrittel der Betriebe weniger als 10 Mitarbeiter. Viele dieser Klein- und Kleinstbetriebe hatten das Thema Digitalisierung in den letzten Jahren nicht auf dem Schirm. Übervolle Auftragsbücher, Lieferengpässe und nicht zuletzt Corona nahmen zu viel Zeit in Anspruch. Dies führte dazu, dass in vielen Malerbetrieben in Sachen betrieblicher Digitalisierung, wenn überhaupt, nur das Nötigste umgesetzt wurde. Diese Situation zeigt sich auch in anderen Handwerksbranchen.
Jetzt sorgt der Gesetzgeber mit sanftem Druck dafür, dass sich dies ändert. Denn mit der Einführung der elektronischen Rechnung, kurz E-Rechnung, müssen sich die Betriebe dem Thema stellen. Es führt kein Weg daran vorbei.
Die E-Rechnung: Eine Chance, kein Hindernis
Für viele der unterdigitalisierten Betriebe ist das Thema so fremd, dass sie gar nicht wissen, welche Chancen ihnen der Gesetzgeber mit der E-Rechnung an die Hand gibt. Die E-Rechnung ist mit echten Vorteilen für die Betriebe verbunden, vorausgesetzt sie gehen die Umsetzung richtig an.
Vorurteile abbauen: Auch kleine Betriebe profitieren
Der E-Rechnung haftet das Vorurteil an, sie sei nur etwas für die Großen im Markt. Mit diesem Irrglauben räumt Thomas Scheld, Geschäftsführer der C.A.T.S.-Soft GmbH auf: „Kleinbetriebe, sogar Ein-Mann-Betriebe, profitieren enorm von der E-Rechnung. Egal, ob Eingangs- oder Ausgangsrechnung – die E-Rechnung sorgt für eine massive Entlastung des Malerbüros und hat damit für viele Betriebsinhaber eine echte Zeitersparnis zur Folge. In vielen Kleinbetrieben wird die Projektabrechnung als auch die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen vom Chef selbst erledigt. Was hier an Zeit eingespart wird, kommt als echter Mehrwert rüber und verschafft dem Chef mehr freie Zeit.“
Automatisierung als Zeitgewinn: Das Beispiel der Großhandelsrechnungen
Vom Gesetzgeber vorgegeben ist die schrittweise Einführung der E-Rechnung zwischen Unternehmen. Ab 1. Januar 2025 sind aber bereits alle Unternehmen in einem ersten Schritt verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können.
„Für die Betriebe bietet diese Empfangspflicht, eine einmalige Chance jede Menge Zeit im Büro einzusparen“, sagt Scheld und hebt hervor, bei der automatischen Verarbeitung von Großhandelsrechnungen das größte Einsparpotenzial im Malerbüro zu sehen. „Die manuelle Bearbeitung von Materialrechnungen nimmt enorm viel Zeit in Anspruch“, sagt er und fährt fort: „Das Scannen der Rechnung, die rechnerische Prüfung, der Abgleich mit der Bestellung, die Erfassung der Überweisung im Onlinebanking, die Verbuchung der Materialien in der Nachkalkulation, das Verbringen der Rechnungen zum Steuerberater – diese manuellen Vorgänge werden mit der E-Rechnung überflüssig. Das alles erledigt die Software automatisch.“
Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL aus dem Hause C.A.T.S.-Soft bietet schon seit Jahren die Möglichkeit, der automatischen Verarbeitung von Rechnungen im anerkannten ZUGFeRD-Standard. C.A.T.S.-Anwender, die von ihren Großhändlern solche E-Rechnungen erhalten, freuen sich schon seit langem über den Zeitgewinn, den ihnen diese Arbeitsweise bietet und der ihnen gegenüber ihren digitalisierungsfaulen Kollegen auch einen Wettbewerbsvorteil verschafft. War die E-Rechnung bei vielen Großhändlern bis dato noch ein zusätzliches Serviceangebot, dürfte sich dies vor dem Hintergrund der gesetzlichen E-Rechnungspflicht bald als Standardvorgang etablieren.
“Das Versenden von E-Rechnungen im anerkannten ZUGFeRD-Format nimmt im Großhandel seit kurzem sichtbar an Fahrt auf. Waren es in der Vergangenheit nur wenige Großhändler und Hersteller, die diesen Service ihren Kunden boten, verzeichnen wir jetzt einen sprunghaften Anstieg. Das freut unsere Kunden natürlich“ stellt Scheld fest und erklärt, worin die Vorteile liegen: „ZUGFeRD-Rechnungen vom Großhandel lassen sich automatisiert in unsere Maler-Software importieren und automatisch verarbeiten. Die Rechnung wird im Eingangsjournal der Software abgelegt, alle relevanten Zahlungsdaten werden automatisch ausgelesen. Es bedarf nur eines Knopfdrucks und schon wird der Rechnungsbetrag zur Zahlung angewiesen. Aber auch die Materialbuchung geht wie von Zauberhand. Das auf der Rechnung ausgewiesene Material wird automatisch in der Nachkalkulation der Softwarelösung abgestellt. Stundenlanges Abtippen hat ein Ende. Tippfehler gehören der Vergangenheit an. Zudem hat es sich ausgependelt, denn der Steuerberater erhält keine Pendelordner mehr, sondern bekommt die Rechnungen über die digitale Schnittstelle auf elektronischem Weg.“ Das klingt nicht nur nach einem perfekten Workflow. Das ist ein perfekter Workflow – und zwar für jede Betriebsgröße.
Warum jetzt handeln? Der Zeitvorteil ist unschlagbar
Die schrittweise Einführung der E-Rechnung bietet eine einmalige Gelegenheit, Büroprozesse zu optimieren und Zeit zu sparen. Malerbetriebe sollten diese Chance nutzen und die Umstellung aktiv gestalten, um langfristig zu profitieren. Die E-Rechnung sollte nicht als lästige Pflicht, sondern als Chance zur Effizienzsteigerung betrachtet werden. Mit der passenden Software können auch kleine Malerbetriebe von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren und zukunftsfähig bleiben.
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