Die richtige Baustellenorganisation entscheidet über die Gewinnsicherung

Malerbetrieb: Die richtige Baustellenorganisation entscheidet über die Gewinnsicherung

Gewinnerzielung ist das oberste Gebot in einem Unternehmen. Das weiß jeder Unternehmer. Schließlich müssen Unternehmen Gewinne erwirtschaften, um langfristig am Markt zu bestehen. In Malerbetrieben ist das nicht anders. Daher ist jeder Malerunternehmer darauf bedacht, seine Baustellen gewinnbringend abzuwickeln. Fragt man allerdings, wie eine Baustelle gewinnbringend abgewickelt werden kann, dann fällt die Antwort oft schwer. Oft hört man, dass dafür die Preise stimmen müssten. Und dann kommt der Nachsatz, dass in der aktuellen Marktsituation die Preise derart unterirdisch seien, dass eine Gewinnerzielung vielfach nicht zu realisieren wäre. Leider stimmt das in einigen Fällen sogar. Aber: Der Preis ist nur die eine Seite, wenn es um eine kostendeckende Baustelle geht. Die Organisation der Baustelle ist die andere. Denn die Organisation der Baustelle entscheidet über die anfallenden Kosten. Und die Gewinnformel lautet: Gewinn ist gleich Menge mal Preis minus Kosten.

Die „Baustellen- Kosten“
Wenn hier von Kosten die Rede ist, dann sind damit nicht die Materialpreise gemeint. Auf diese haben die meisten Malerbetriebe im Tagesgeschäft – von Preisnachlässen für große Abnahmemengen einmal abgesehen – keinen Einfluss. Im Blickpunkt stehen hier vielmehr die Kosten, die mit der Organisation der Baustelle in direktem Zusammenhang stehen. Kosten also, die durch die Art und Weise, wie die Baustelle abgewickelt wird, beeinflusst werden können. Natürlich kann es dabei genauso um den Materialverbrauch gehen, wie um die Kosten für Personaleinsatz oder für Maschinennutzung. Alles, was mit der Baustelle und ihrer Abwicklung in Zusammenhang steht, kann Kostenauswirkungen haben. Ein Blick auf eine Musterbaustelle soll das verdeutlichen: Der Kunde möchte sein Wohnzimmer renovieren lassen. Die Tapeten sollen runter, eine dekorative Putztechnik soll drauf.

Sender-Empfänger-Konflikt vermeiden
Bereits beim Kundengespräch kann allerhand schiefgehen, was sich später bei Auftragsabwicklung negativ auswirken kann. Es dürfen keine Missverständnisse entstehen. Für alle Beteiligten muss die georderte Malerleistung klar sein. Nicht immer gefällt dem Kunden, was der Maler als optimale Gestaltung vorschlägt und nicht immer versteht der Maler, was der Kunde will. Es kommt zu einem typischen „Sender-Empfänger-Konflikt“. Zwei Personen reden über die (vermeintlich) gleiche Sache und trotzdem meinen die beiden Unterschiedliches. Deshalb sollte der Malerunternehmer immer bestrebt sein, dem Kunden das, was er später ausführen will, deutlich zu machen. Hierfür eignen sich digitale Farbentwürfe oder Musterplatten, die dem Kunden die spätere Arbeit buchstäblich vor Augen führen. So ist sichergestellt, dass der Kunde unter der „lachsfarbenen Wischtechnik“ das gleiche versteht wie der Maler. Wird die auszuführende Malerleistung so konkret wie möglich gefasst, werden Missverständnisse vermieden und der Maler macht die Arbeit später nicht zweimal.

Baustellen-Infos systematisch sammeln
Ist die fachliche Ausführung geklärt und der Auftrag erteilt, muss der organisatorische Ablauf abgestimmt werden. Also: Wann können Sie anfangen? Was passiert mit den Möbeln? Wer räumt aus? Wo kann geparkt werden? Gibt es fließend Wasser? Gibt es einen Endtermin, wann die Arbeiten abgeschlossen sein müssen? Letzteres könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn Anlass der ganzen Verschönerungsaktion die bevorstehende Silberhochzeit der Auftraggeber ist. Das sollte der Maler wissen und das ihm verbleibende Zeitfenster nicht überschreiten. Zu einer guten Baustellenvorbereitung gehört daher auch eine umfassende Informationssammlung. Damit an alles Wichtige gedacht und nichts vergessen wird, kann eine Auftrags-Checkliste helfen. Mit ihr werden Aufträge von Anfang an systematisch bearbeitet und  mögliche Zeitverzögerungen durch fehlende Informationen vermieden.

Detaillierte Baustellenplanung
Im Büro steht nach Auftragserteilung die eigentliche Arbeit an. Denn je besser die Baustelle vorgeplant ist, desto besser wird die Baustellenabwicklung erfolgen. Die Vorausplanung einer Baustelle sollte mindestens umfassen:

  1. Die Anlage einer Bauakte. In dieser wird systematisch alles gesammelt, was mit der Baustelle zu tun hat, das heißt von der Auftrags-Checkliste, über das Angebot und den Auftrag, bis zu den Materialbestellungen, Lieferscheinen, Tagesberichten der Mitarbeiter, dem Aufmaß, Baustellenfotos und der Abrechnung – alles findet sich in der Bauakte.
  2. Um eine Baustelle wirtschaftlich abzuwickeln, muss die Arbeit in der vom Auftraggeber bezahlten Zeit ausgeführt werden. Auf Grundlage der Auftragskalkulation müssen daher konkrete Vorgabezeiten für die einzelnen Arbeitsschritte ermittelt werden. Nur so wissen die Mitarbeiter, was sie wann in welcher Zeit zu erledigen haben.
  3. Natürlich bedarf es einer Einsatzplanung. Die Baustelle muss mit anderen laufenden Projekten abgestimmt werden. So kann unter Beachtung der Fähigkeiten der Mitarbeiter und der Geräteverfügbarkeit ein reibungsloser Baustellenablauf sichergestellt werden.
  4. Material kostet Geld. Daher darf der Materialbedarf nicht geschätzt, sondern muss konkret ermittelt und bestellt werden. Für die Mitarbeiter muss eine Material- bzw. Ladeliste zur Verfügung stehen, denn nur so ist sichergestellt, dass zum richtigen Zeitpunkt das benötigte Material auf der Baustelle ist und kein „Chef-mir-fehlt-was“-Anruf erfolgt. Der Materialfluss muss sich nach dem Arbeitseinsatz ausrichten und nicht umgekehrt.

 

Betriebswirtschaftliche Grundsätze ändern sich nicht. Baustellenplanung war und ist daher ein systematischer, für jedermann erlernbarer Vorgang. Aber die Arbeitsweisen ändern sich. Während früher eine Bauakte eine klassische Handakte war, Zeitvorgaben und Material auf Papierlisten gedruckt wurden und die Einsatzplanung auf der großen Wandtafel erfolgte, sind all diese Dinge heutzutage in digitaler Form präsent. Ein medienbruchfreier Datenfluss gewährleistet, dass diese Informationen überall dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden. Das macht die Baustellenplanung noch wesentlich effizienter, schneller anpassbar auf eine sich ändernde Situation und spart allen Beteiligten zudem eine Menge Zeit.

Das A und O: Die Mitarbeiterbesprechung
Das A und O einer guten Baustellenvorbereitung ist die Besprechung mit den Mitarbeitern. Hier sollte vor Baustellenbeginn die erste Einweisung erfolgen. Die Mitarbeiter müssen detailliert über ihre Aufgaben und den Zeitplan Bescheid wissen. Sie müssen wissen, was in Bezug auf Baustelle und Kunden von Bedeutung ist. Also: Was soll ausgeführt werden und wie ist der Ablauf geplant? Mit welchen Problemen ist zu rechnen? Nur so können die Mitarbeiter auch erkennen, was als Regiearbeit zusätzlich abgerechnet werden muss. Je nach Baustellenumfang sollten in der Folgezeit weitere Besprechungen erfolgen. Diese werden im digitalen Zeitalter durch die Zurverfügungstellung von täglich aktuellen, digitalen Informationen zu Baustellenstand, Mitarbeitereinsatz, Materialeinsatz, Geräteeinsatz und so weiter ergänzt. Die Digitalisierung macht tägliche Chefansagen entbehrlich.

Problem: Handlungsspielraum
Wird eine Baustelle derart vorausgeplant, hat der Betrieb eine Menge dafür getan, dass nichts schieflaufen kann. Aber die Wirklichkeit kommt der Planung oft in die Quere. Bei der Musterbaustelle „Wohnzimmerrenovierung“ hätte der Malerunternehmer sicher geplant: „Tapete mit Tapetenablöser einstreichen und entfernen, ein deckender Voranstrich mit Dispersionsfarbe, Dekorputz aufziehen“. Wenn nun nach dem Entfernen der Tapete die Untergrundprüfung unterbleibt, die Mitarbeiter also nach der Trocknung den Grundanstrich vornehmen und dann plötzlich die starken Kleisterreste aufquellen, dann sind zwar die Anweisungen haargenau umgesetzt worden, aber trotzdem geht die Arbeit daneben und den Schaden trägt der Betrieb. Deshalb sollten Arbeitsgänge immer so erklärt sein, dass die Mitarbeiter das Arbeitsziel kennen,  aber den Weg dahin durchaus eigenverantwortlich beschreiten. Auch hier können Checklisten für Materialeingangsprüfung, Untergrundprüfung, usw., den Mitarbeitern helfen, das Richtige zu tun anstatt jeden kleinen Arbeitsschritt von neuem vorzugeben. Das führt zu Chefentlastung und besseren Arbeitsergebnissen.

Baustellen-Knigge für Mitarbeiter
Die Auftragsabwicklung ist Sache der eingeteilten Mitarbeiter. Wenn die Vorgaben klar und deutlich sind und Mitarbeiter mit den benötigten Fähigkeiten eingesetzt werden, dann wird die Ausführung fachgerecht erfolgen. Oft unterschätzt, aber ebenso wichtig für eine problemlose Auftragsausführung, sind der richtige Umgang des Mitarbeiters mit dem Kunden sowie der Auftritt beim Kunden. Glückliche Kunden zahlen die Rechnung gerne. Hier wird der Mitarbeiter zum Schlüsselfaktor für die Gewinnerzielung. Deshalb verdienen Kunden auch den uneingeschränkten Respekt der Mitarbeiter. Ein „Baustellen-Knigge“ für Mitarbeiter ist kostenfrei auf Malerblog.net erschienen und kann über den folgenden Artikel abgerufen werden: https://www.malerblog.net/richtiges-verhalten-will-gelernt-sein-der-baustellen-knigge-fuer-mitarbeiter/