Begleitschau statt Nachschau: Die gläserne Baustelle sichert den Gewinn

Begleitschau statt Nachschau: Die gläserne Baustelle sichert den GewinnVergleiche sind ein wichtiges betriebswirtschaftliches Instrument zur Unternehmensführung. Daher kommt der Vor- und Nachkalkulation und dem daraus resultierenden Soll-Ist-Vergleich eine besondere, betriebswirtschaftliche Bedeutung zu. Entsprechen die tatsächlich angefallenen Kosten auf der Baustelle den zuvor im Angebot kalkulierten Soll-Werten oder liegen die Ist-Kosten höher als veranschlagt? Abweichungen zur Angebotskalkulation werden bei einem Soll-Ist-Vergleich schnell sichtbar und lassen Rückschlüsse zu. So zeigt sich schnell, ob ein Kalkulationsfehler gemacht wurde, die Produktivität den Erwartungen entsprach oder nicht, unvorhergesehene Arbeiten ausgeführt wurden oder sonstige Schwachstellen in der Auftragsausführung zu einem Baustellenminus führten.

Nachkalkulation: Aus Fehlern lernen
Hat der Maler beispielsweise einen Wohnbereich zu renovieren und stellt sich erst bei der Entfernung der Tapete heraus, dass sich diese nicht so einfach wie „kalkuliert“ entfernen lässt, da im Laufe der Jahrzehnte mehrere Tapeten übereinander geklebt wurden, hinterlässt dies bei den tatsächlich angefallenen Arbeitszeiten Spuren. Mehrarbeit verursacht schließlich Kosten. Wie hoch diese Mehrarbeit zu Buche schlägt, zeigt sich dann in der Nachkalkulation schwarz auf weiß: Die Mehrarbeit hat den Gewinn beträchtlich schmelzen lassen.

Die Nachkalkulation als Kontrollkalkulation bereits abgewickelter Aufträge ist sinnvoll, um Fehler zu analysieren, aus ihnen zu lernen und das Erlernte in künftige Entscheidungen und Kalkulationen mit einfließen zu lassen. Aber der Auftrag an sich kann nicht mehr gerettet werden. Er ist abgewickelt. Aus und vorbei.

Digitalisierung schafft „gläserne“ Baustelle in Echtzeit
Die Erfassung angefallener Kosten und Arbeitszeiten war früher eine aufwendige Sache. Stundenzettel und Materialentnahmescheine fanden nur langsam den Weg ins Büro. Lagen sie dann vor, mussten sie umständlich von Hand ins System erfasst werden. Aussagekräftige Nachkalkulationen entstanden, wenn überhaupt, erst Wochen nach Auftragsabschluss. Diese Zeiten haben sich mit fortschreitender Digitalisierung geändert.  Mit digitalen Stundenzetteln und digital erfassten Materialverbräuchen haben Malerunternehmer ihre Baustellen stets im Blick – und zwar in Echtzeit. Betriebe sind daher nicht mehr auf eine Nachbetrachtung der Baustelle angewiesen. Durch die Echtzeit-Begleitung der Baustelle entsteht statt der Nachkalkulation eines abgeschlossenen Auftrags eine Begleitkalkulation der laufenden Baustelle. Und das hat enorme Vorteile für den Malerbetrieb. Der Maler-Unternehmer weiß jederzeit, was wann wo und wie läuft und kann gezielt eingreifen, schneller reagieren und Maßnahmen ergreifen. Die gläserne Baustelle wird Realität und ermöglicht eine aktive Baustellensteuerung, die auf Fakten beruht und sich nicht auf ein Bauchgefühl verlassen muss.

Überblick in Echtzeit - Digitalisisierung sichert den Baustellenerfolg

Was auf den Baustellen erfasst wird, landet sofort im Büro. So weiß der Chef immer, was läuft.

Begleitkalkulation: Baustellenüberwachung für Profis
In dem Beispielfall hätte der Maler bei einer Echtzeit-Überwachung die durch die aufwendige Tapetenentfernung entstandene Mehrarbeit schon während der Arbeitsausführung in Stunden und damit in Kosten beziffern können. Diese Mehrkosten hätte er an anderer Stelle vielleicht wieder einsparen können. Zudem können solche Störabläufe auch schnell zu anderweitigen Verzögerungen und Kostensteigerungen führen, die es ebenfalls zu verhindern gilt.

Tagesaktuelle Zeit- und Materialverbräuche bringen schnell die Wahrheit ans Licht und zeigen, was auf den Baustellen läuft und was nicht. Doch eine begleitende Baustellenüberwachung liefert nicht nur eine laufende Kostenkontrolle. Der Malerunternehmer ist vielmehr auch über die auf der Baustelle tagesaktuell erbrachten Leistungen im Bilde. Er weiß, wo seine Baustellen arbeitstechnisch stehen, ohne vor Ort sein zu müssen. Läuft irgendetwas aus dem Plan, kommt es zu Verzögerungen, zu Mehrarbeit, zu Zusatzarbeiten und so weiter, kann er eingreifen.

Wie die Umfrage von Malerblog.net zum Thema „Mobile Zeiterfassung“ im vergangenen Jahr zeigte, war für 84,21 Prozent der Teilnehmer dieser Echtzeit-Überblick, der eine professionelle Baustellenüberwachung, Baustellensteuerung und Nachkalkulation ermöglicht, ausschlaggebend für die Umstellung von handgeschriebenen Stundenzetteln auf digitale Zeiterfassung.

Umfrageergebnis mobile Zeiterfassung, Digitalisierung

Betriebe wünschen eine bessere Baustellenkontrolle. Digitalisierung macht’s möglich.

Eine Echtzeit-Projektüberwachung schafft Transparenz auf Knopfdruck. Dadurch wird die Chance auf einen erfolgreichen Auftragsabschluss um ein Vielfaches gesteigert, denn detailliertes Wissen zahlt sich aus. Die digitalen Daten von der Baustelle laufen in modernen Systemlösungen in einen automatischen Soll-Ist-Vergleich, ganz ohne weiteres Zutun. Mit optischen Warnsignalen wird auf Problembaustellen hingewiesen. Hier lohnt es sich für den Chef mal genauer hinzuschauen. Die Vorteile dieser Arbeitsweise liegen auf der Hand: Wer merkt, dass Mitarbeiter länger für eine Arbeit brauchen als geplant, kann nach der Ursache suchen und eingreifen. Wer merkt, dass mehr Material als veranschlagt benötigt wird, kann auf Spurensuche gehen. Wer merkt, dass Leistungen erbracht wurden, die nicht Auftragsumfang waren, kann den Hintergrund erfragen und diese wenn möglich abrechnen. Doch wer all das nicht weiß oder erst nach Auftragsende erfährt, kann nichts mehr tun.

CIS - Chefinformationssystem C.A.T.S.-WARICUM

CIS – das Chefinformationssystem der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM liefert den Echtzeit-Überblick über die Baustelle. Hier laufen alle relevanten Daten zusammen.

Die Digitalisierung schafft neue, sinnvolle Möglichkeiten der Betriebsführung. Je früher Malerbetriebe dies erkennen und umsetzen, desto schneller können sie davon profitieren.