Außenstände? Keine falsche Bescheidenheit

Malerbüro: Außenstände im Blick

Ist die Arbeit auf der Baustelle ausgeführt und die Rechnung erstellt, ist der Auftrag noch längst nicht abgeschlossen. Das Wichtigste fehlt noch: der Zahlungseingang. Nicht immer zahlen Kunden ihre Rechnung pünktlich. Darauf zu reagieren, ist Aufgabe des Malerbüros. Für viele Malerunternehmer sind offene Rechnungen jedoch ein leidiges, unliebsames Thema. Wer tagsüber viel auf Baustellen unterwegs ist, hat am Abend keine Lust auf „Rechnungskram“. Der richtige Umgang mit offenen Rechnungen gehört aber zu jedem kaufmännisch gut geführten Unternehmen dazu. Wem der Überblick über die offenen Rechnungen fehlt oder wer den Kunden nicht durch ein konsequentes Forderungsmanagement zur Zahlung bewegt, der gefährdet die Existenz seines Betriebs.

Geld zum Leben
Handwerker treten generell in Vorleistung. Sie zahlen das verarbeitete Material. Sie zahlen Mitarbeiterlöhne. Zahlt der Kunde die Rechnung nicht, bleibt der Handwerker auf diesen Kosten sitzen. Wurde der Auftrag ordnungsgemäß ausgeführt, ist es vorrangige Aufgabe des Malerbüros, für einen schnellen Zahlungseingang zu sorgen. Malerbetriebe, die hier allzu lässig mit offenen Forderungen umgehen, üben sich nicht nur in falscher Zurückhaltung. Offene Forderungen binden Kapital. Das ist Geld, das für betriebliche Investitionen benötigt wird.

Fälliges Geld eintreiben
Ein allzu lässiger Umgang mit offenen Rechnungen, gefährdet auch den Ruf des Unternehmens. Das Prinzip von „Leistung und Gegenleistung“ kennt jeder. Für eine ordentlich ausgeführte Leistung ist auch das vereinbarte Entgelt zu zahlen. Spricht sich aber herum, dass der Malerbetrieb XY das nicht so genau nimmt, wird diese Nachlässigkeit gegenüber säumigen Kunden dem Malerunternehmer als Schwäche und kaufmännisches Unvermögen ausgelegt. Daher ist fälliges Geld immer einzutreiben, denn es steht dem Betrieb zu.

Beweggrund erkennen  
Es gibt nicht den einen goldenen Weg, um den säumigen Kunden zur Zahlung zu bewegen. Die Umstände und der Kundentyp prägen das Vorgehen. So ist zunächst die Frage nach dem „Warum“ zu stellen. Warum hat der Kunde die Rechnung nicht gezahlt? Die Antwort gibt den Weg für die weitere Vorgehensweise vor. Nur so wird man richtig reagieren und schneller an sein Geld kommen können. Das bedeutet, dass zunächst die Hintergründe für die Nichtzahlung zu eruieren sind. Das kann von Fall zu Fall verschieden sein.

Eigene Fehler beheben
Manchmal zeugt eine offene Rechnung von einer ganz anderen Problemstellung: Hat der Kunde beispielsweise eine Schlechtleistung reklamiert, so ist zunächst dieses Problem im Rahmen der betrieblichen Reklamationsbearbeitung aus der Welt zu schaffen. Ebenfalls kein Inkassofall ist eine Rechnung, die (noch) nicht bezahlt wurde, da die Rechnung formal fehlerhaft erstellt wurde. Fehlen wichtige Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz halten Geschäftskunden die Zahlung zurück bis ihnen eine korrekte Rechnung vorliegt, die sie zum Vorsteuerabzug berechtigt. Eine schnelle und korrekte Rechnungstellung schafft Abhilfe.

Gegen schlechte Zahlungsmoral vorgehen
Vom Forderungsmanagement erfasst sind grundsätzlich Kunden, die es mit der Zahlung nicht so genau nehmen. Sie sind schlecht organisiert, haben einen finanziellen Engpass oder einfach eine schlechte Zahlungsmoral. Schlecht organisierte Kunden können meist durch einen freundlichen Erinnerungsanruf zur Zahlung bewegt werden. Solche Anrufe sollten immer freundlich, aber verbindlich geführt werden. Von finanzschwachen Kunden oder Kunden mit schlechter Zahlungsmoral hört und sieht man oft nichts mehr. Sie stellen sich gerne „tot“, gehen nicht ans Telefon und reagieren auch nicht auf Briefpost. In einem solchen Fall bleibt nur, entsprechend den kaufmännischen Gepflogenheiten bis zu drei Mahnungen abzusetzen und bei Erfolglosigkeit als letzten Schritt den Vorgang an einen Rechtsanwalt zu übergeben. Im Zeitalter der Digitalisierung unterstützen viele Branchenlösungen den Betrieb bei der professionellen Durchführung des kaufmännischen Mahnwesens. Dieses sollte konsequent durchgeführt werden.   

Präventive Arbeitsweise schützt
Malerbetriebe können oft in ihrer Arbeitsweise selbst etwas verbessern und dadurch dafür sorgen, dass zu hohe Außenstände erst gar nicht entstehen.    

Praxis-Tipp 1
Viele Betriebe lassen sich mit der Rechnungstellung viel Zeit. Vor allem Schlussrechnungen werden oft erst Monate nach Auftragsausführung geschrieben. Eine solche Arbeitsweise ist das totsichere Signal an den Kunden, dass es mit der Zahlung ebenfalls nicht eilt. Offensichtlich hat der Betrieb an der Gegenleistung kein großes Interesse, ansonsten hätte er die Rechnung zügiger gestellt. Betriebe, die so vorgehen, sollten umdenken. Denn: Wer sich bei der Rechnungstellung Zeit lässt, muss sich nicht wundern, wenn der Kunde sich bei der die Zahlung ebenfalls Zeit lässt.

Praxis-Tipp 2
Den Kunden kann man bei der Rechnungszahlung unterstützen. Früher wurde jeder Rechnung ein vorausgefüllter Überweisungsträger beigelegt. Vor allem ältere Kunden freuen sich noch heute über diesen Service. Im Zeitalter von Online-Banking hat diese Funktion jedoch der GiroCode übernommen. Dieser QR-Code wird auf der Rechnung ausgegeben, vom Kunden in seine Banking-App eingelesen und die Zahlung ausgeführt. Da muss nichts mehr getippt oder geschrieben werden. Eine Überweisung ist im Handumdrehen ausgeführt.

Praxis-Tipp 3
Werden bei Auftragsabschluss bereits Zahlungsvereinbarungen wie beispielsweise eine Anzahlung oder Teilzahlungen nach Baufortschritt getroffen, minimiert sich mit jedem Zahlungseingang das Ausfallrisiko für den Gesamtauftrag. Vorausschauendes Handeln zahlt sich für jeden Malerunternehmer im wahrsten Sinne des Wortes aus.  

Es lohnt sich für jeden Betrieb, einmal einen Blick auf die offenen Rechnungen zu werfen und diese zu hinterfragen. Nicht immer ist die Zahlungsmoral der Kunden schuld an hohen Außenständen. Wird das erkannt, hat der Betrieb die Chance etwas zu ändern. 

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