Wenn das Finanzamt klopft: Pflicht zur Herausgabe aller steuerrelevanten Daten

GoBD-Schnittstelle für die Steuerprüfung

Klopft der Betriebsprüfer an die Tür, so durchblättert er nicht mehr wie in früheren Zeiten unzählige Buchhaltungsordner mit Papierbelegen. Die Finanzverwaltung ist digital unterwegs. Die digitale Betriebsprüfung ist in Deutschland längst Standard. Rund 14.000 Steuerprüfer* der Finanzverwaltung sind mit spezieller Prüfsoftware der Audicon GmbH ausgestattet. Zugleich sind den Betriebsprüfern weitreichende Rechte eingeräumt, die ihnen ein Zugriff auf die betrieblichen Daten gestattet.

Betriebsprüfung: Z3-Zugriff für Unternehmenssoftware
Unternehmen sind verpflichtet, alle steuerrelevanten Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht in maschinenlesbarer und auswertbarer Form bereitzuhalten. In der Regel wird von den Prüfern der sogenannte Z3-Zugriff gefordert. Das heißt für den steuerpflichtigen Malerbetrieb konkret, dass er die geforderten Daten aus seiner Unternehmenssoftware auf einen Datenträger exportiert und an den Prüfer herausgibt. Diese Daten werden sodann vom Prüfer in seine Prüfsoftware importiert.

Zertifizierter Datenexport auf Knopfdruck
Um die steuerrelevanten Daten aus der Unternehmensoftware exportieren zu können, muss diese über eine entsprechende GoBD-Schnittstelle verfügen. Auf diese Weise werden die Daten in einem definierten Beschreibungsstandard geliefert, sodass für den Prüfer ein problemloser Import in seine Prüfsoftware möglich ist. Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM verfügt über diese GoBD-Schnittstelle. Hierbei unterstützt die Software den steuerpflichtigen Betrieb dabei, nur die Daten zu exportieren, die der Betriebsprüfer tatsächlich anfordert. So erhält der Betriebsprüfer nicht mehr Daten als er benötigt. Die GoBD-Schnittstelle der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM wurde von Audicon, dem Hersteller der Prüfsoftware, zertifiziert.

Statistik versus Praxis
Übrigens: Im Jahr 2016 wurden nur 1 Prozent der Kleinstbetriebe und 3,2 Prozent der Kleinbetriebe einer Betriebsprüfung unterzogen. Bei den Mittelbetrieben waren es schon 6,4 Prozent und den Großbetrieben sogar 21,4 Prozent. In absoluten Zahlen ausgedrückt bedeutet dies für Kleinst- und Kleinbetriebe: 58.171 von 5.646.198 Kleinstbetrieben wurden geprüft und bei den Kleinbetrieben erhielten 37.789 von 1.191.438 Betrieben Besuch vom Finanzamt. Dies geht aus der Betriebsprüfungsstatistik hervor, die das Bundesfinanzministerium für das Prüfungsjahr 2016 veröffentlichte. Doch Betriebe sollten sich von diesen statistischen Werten nicht blenden lassen. Eine Prüfung kann jeden Betrieb zu jeder Zeit treffen. Das Finanzamt kann schon in den nächsten Tagen vor der Tür stehen. Gut vorbereitet kann diese Erkenntnis den Unternehmer aber nicht schrecken.

*Angabe stammt aus Veröffentlichungen der Audicon GmbH