Kosten senken durch professionelle Materialwirtschaft

Kosten senken durch professionelle Materialwirtschaft

Zeit ist Geld! Logisch. Und Material? Das kostet auch etwas. Der Materialeinsatz ist als Kostenblock eines Projektes durchaus beachtenswert. Das weiß jeder Malerunternehmer. Zwischen 12% und 27% bewegt sich in der Regel der durchschnittliche Anteil am Gesamtprojektumsatz. Da lohnt es sich, einmal genauer hinzuschauen. 

Ralf Seipp

Ralf Seipp, Customer-Care-Manager bei C.A.T.S.-Soft

Vielfach wird in den Betrieben das Thema „Material“ stiefmütterlich behandelt und auf die Betrachtung des Materialeinsatzes auf der Baustelle reduziert. Oft wird der erwartete Materialeinsatz hierbei sogar nur grob geschätzt. Doch das greift zu kurz. Die Vorgänge im Materialkreislauf sind wesentlich vielschichtiger. Die einzelnen Bereiche wie Ermittlung des Materialbedarfs, Beschaffung der benötigten Materialien, Verarbeitung der Materialien und Auswertung der materialbezogenen Kosten greifen dabei nicht nur nahtlos ineinander, sondern haben auch viele verblüffende Wechselwirkungen mit anderen Vorgängen im Projektablauf. Mit digitalen Lösungen lässt sich heutzutage die Materialwirtschaft umfassend abbilden. Die digitale Vernetzung schafft einen Datenfluss, der es Malerbetrieben ermöglicht, die Materialkosten ohne großen Aufwand schnell im Griff zu haben. Ralf Seipp, Customer-Care-Manager bei C.A.T.S.-Soft, dem Branchenspezialisten für Maler und Stuckateure, bringt den Sinn einer effizienten Materialwirtschaft auf den Punkt: „Jeder Euro, der nicht ausgegeben wird, muss nicht verdient werden.“


Materialwirtschaft - MaterialermittlungMaterialermittlung
Es reicht schon längst nicht mehr, nur auf der Baustelle einen guten Job zu machen. Passt die Kalkulation nicht, dann nützt auch die beste Arbeit für den Kunden nichts. Denn ein Lob allein zahlt sich nicht monetär aus. Daher muss bereits im Vorfeld einer Arbeit eine solide Kalkulation vorliegen und das heißt: Leistung beschreiben, Zeit kalkulieren, Material bestimmen. Was kompliziert klingt, lässt sich mit Hilfe des Praxis-Leistungskatalogs von C.A.T.S.-Soft im Handumdrehen erledigen. Neben detaillierten Leistungsbeschreibungen liefert er in Kombination mit der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM automatisch Zeitvorgabelisten und natürlich auch Material-Ladelisten. Letztere zeigen, welche Materialien in welcher Menge für die Baustelle benötigt werden.

Materialwirtschaft - MaterialbeschaffungMaterialbeschaffung
Ist der Materialbedarf durch eine solide Kalkulation genau bestimmt, ist damit die perfekte Grundlage für den nächsten Schritt gelegt. Die Materialbeschaffung wird zum Kinderspiel. Die Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM ermittelt im Bestellwesen den Materialbedarf des aktuellen Auftrags. Auch die Bestellung wird automatisch generiert und kommissioniert. Im Abgleich mit den Lagerbeständen lassen sich die vorgeschlagenen Bestellmengen jederzeit regulieren. So wird nur das bestellt, was wirklich gebraucht wird. Kostenintensive Lagerbestände gehören damit der Vergangenheit an. Das ist aber noch nicht alles. Denn zur Beschaffung gehört auch Kontrolle. Ist alles, was bestellt wurde, auch geliefert worden. Stimmen Menge und Preis der gelieferten Ware mit der Bestellung überein? Was früher kompliziert war und in aufwendiger Sisyphusarbeit erledigt werden musste, geht heute auf Knopfdruck. Liefert der Großhändler die Rechnung im elektronischen ZUGFeRD-Format wird diese einfach in die Maler-Software eingelesen. Ein Vergleich mit der Bestellung erfolgt softwareseitig automatisch und es ist sofort ersichtlich, wenn Preise von der Bestellung abweichen. Ein echter Pluspunkt, der nicht nur viel Zeit spart, sondern auch perfekte Preiskontrolle ermöglicht. Natürlich bucht die Maler-Software das auf der Rechnung ausgewiesene Material zugleich automatisch auf die dazugehörige Baustelle. Das spart wiederum jede Menge Zeit und ist Grundlage für eine perfekte Begleitkalkulation. 

Materialwirtschaft - MaterialeinsatzMaterialeinsatz
Effiziente Baustellenabwicklung bedeutet auch optimale Materialsteuerung. Sie sorgt für Produktivität auf der Baustelle. Damit der Materialfluss am Laufen gehalten wird, gibt die Maler-Software die erforderlichen Materialvorgaben über Materiallisten aus. So ist immer das Material auf der Baustelle, was benötigt wird. Das verhindert Leerlauf und spart Zeit. Der Materialfluss orientiert sich an der Arbeitsfolge und nicht umgekehrt. Das greift wieder Hand in Hand mit dem nächsten Erfolgsfaktor der Materialwirtschaft, der Dokumentation des Materialverbrauchs. Über zu viel Schreibkram freut sich allerdings kein Mitarbeiter. Das gilt für Stundenzettel wie für die Verbrauchserfassung von Material. Für beides gibt die App CATSbauzeit dem Mitarbeiter auf der Baustelle größtmögliche Entlastung. Neben der Arbeitszeit wird auch das verbrauchte Material gebucht. Alle für die Erfassung benötigten Materialdaten sind für das aktuelle Projekt schon hinterlegt. So muss niemand mehr etwas schreiben. Ein Klick und schon ist das verbrauchte Material gebucht. Was auf der Baustelle nebenbei erledigt wird, sorgt im Büro für den perfekten Überblick. Denn das Büro erhält eine direkte Rückmeldung, welche Arbeiten erbracht wurden und was dafür verbraucht wurde. So ist sofort ersichtlich, wenn der Materialverbrauch nicht zur Arbeitszeit passt, weil vielleicht etwas zu großzügig mit dem Material umgegangen wurde.

Materialwirtschaft - MaterialbewertungMaterialbewertung
Baustellen erst nach deren Ende etwas genauer „unter die Lupe“ zu nehmen, wäre geradezu fahrlässig. Ein laufender Soll-Ist-Vergleich im Rahmen einer Begleitkalkulation ist heutzutage das Mittel der Wahl, das ermöglicht noch steuernd bei laufender Baustelle einzugreifen. Denn im Zusammenspiel der beiden Faktoren Soll und Ist lässt sich noch während laufender Baustelle sehen, ob die Baustelle, deren Produktivität und ihre Vorgaben im Plan liegen. Für eine begleitende Betrachtung ist der absolute Materialverbrauch aber nicht aussagekräftig genug, da er als absoluter Wert nicht in Korrelation mit dem Leistungsfortschritt steht. In der Maler-Software sorgt daher der Leistungskoeffizient für den richtigen Auswertungsansatz. Der Materialverbrauch wird in den direkten Zusammenhang mit dem Stand der erbrachten Leistung gesetzt. Erst das eröffnet die direkte Einschätzung, ob Zeit- und Materialaufwand miteinander korrespondieren bzw. voneinander abweichen.

Dank der Digitalisierung lässt sich mit professionellen Softwarewerkzeugen der Materialkreislauf ohne großen Aufwand steuern und bewerten. In Zeiten geringer Margen sind Materialkosten nicht zu vernachlässigen, sondern wesentlicher Teil des betrieblichen Kostenmanagements. 

So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.