Die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf SEPA ist auch von Malerbetrieben nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Da auch nach dem Stichtag (01. Februar 2014) Lieferanten, Großhändler, Sozialversicherung, Finanzamt etc. bezahlt werden müssen, ist eine reibungslose Umstellung des Zahlungsverkehrs auf SEPA erforderlich. Wie Malerblog.net bereits berichtete, beinhaltet das neue SEPA-Verfahren umfassende Änderungen gegenüber der bisherigen Verfahrensweise. Dies führt zwangsläufig auch zu umfassenden Änderungen der bislang von den Unternehmen verwendeten Softwarelösungen. Dies kann die Unternehmenssoftware, Finanzbuchhaltungssoftware, Lohnsoftware etc. betreffen. Um einen gleitenden Übergang auf das SEPA-Verfahren sicherzustellen, sollte jeder prüfen, ob seine Software SEPA-fit ist.
Ob dies der Fall ist ist, läßt sich schnell mit folgenden Fragestellungen klären:
- Kann die Software die neuen Bankdaten IBAN und BIC in den Stammdaten (Firma, Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter) verarbeiten?
- Übergibt die Zahlungsschnittstelle die Daten im neuen SEPA-Datenformat XML? – Falls Forderungen im Lastschriftverfahren eingezogen werden sollen: Unterstützt die Software die Verwaltung der neuen Pflichtangaben wie Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz?
- Wer vorausgefüllte Überweisungsträger als Anlage zur Rechnung versendet: Unterstützt die Software die Ausgabe auf die neuen Überweisungsvordrucke?
Im Zweifel sollte Kontakt zum Softwareanbieter gesucht werden, um Klarheit darüber zu erhalten, ob die Software SEPA-fähig ist.
Malerbetriebe, die den Zahlungsverkehr der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM nutzen, sind mit der neuen Programmversion für die Umstellung bestens gerüstet.
Elektronische Datenübertragung im neuen SEPA-Format
Die Abwicklung der Zahlungsgeschäfte wird mit C.A.T.S.-WARICUM perfekt organisiert. In der Maler-Software lassen sich Überweisungen und Lastschriften manuell oder automatisiert erfassen. Die Daten werden in C.A.T.S.-WARICUM im neuen SEPA-Datenformat aufbereitet und per Datenfernübertragung mit einer SEPA-fähigen Banksoftware bzw. Online-Banking direkt an die Bank übermittelt.
Hinterlegung neuer Bankdaten in der eAkte
Neben dem Programmteil Zahlungsverkehr sind auch die Stammdaten von der SEPA-Umstellung betroffen. So lassen sich in den Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und Sonstige) parallel zur Kontonummer und Bankleitzahl auch IBAN und BIC erfassen sowie die für Lastschriften erforderlichen Informationen hinterlegen. IBAN und BIC der Geschäftspartner finden sich in der Regel auf den Geschäftspapieren wie Briefbogen oder Rechnungen.
(Achtung: Malerbetriebe sollten nicht vergessen auch ihre eigenen Geschäftspapiere frühzeitig anzupassen!)
SEPA-Assistent unterstützt die Umsetzung
Wem es zu mühsam ist, alle „alten“ Bankdaten in den Stammdaten manuell auf IBAN und BIC umzusetzen, den unterstützt die betriebswirtschaftliche Maler-Software mit dem neuen SEPA-Assistenten, der soweit möglich alte Bankdaten in IBAN und BIC konvertiert.
Dem Kunden die Zahlung vereinfachen
Jeder weiß: Der Kunde darf mit der Überweisung des offenen Rechnungsbetrages so wenig Arbeit wie möglich haben. Viele Malerbetriebe legen daher ihren Privatkunden bereits fertig ausgefüllte Überweisungsträger bei, so daß der Kunde diese nur noch um seine Bankverbindung ergänzen, unterschreiben und bei seiner Bank abzugeben braucht. Das beschleunigt in der Regel den Zahlungsprozeß. Dieser Praxisanforderung trägt natürlich auch die betriebswirtschaftliche Maler-Software Rechnung. So werden auf Wunsch bereits bei Rechnungsdruck die erforderlichen Daten in bankübliche Überweisungsvordrucke ausgegeben. Das erledigt C.A.T.S.-WARICUM ganz nebenbei mit.
Der in die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM integrierte Zahlungsverkehr ermöglicht eine schnelle Abwicklung aller im Malerbetrieb anfallenden Zahlungsvorgänge. Schnell und bequem lassen sich Rechnungen zahlen.
Zum Thema SEPA-Umstellung sind auf Malerblog.net bereits die folgenden Beiträge erschienen:
BLOG-Beitrag vom 13.09.2013: WICHTIG! SEPA ab 01.02.2014. Der Countdown läuft…
BLOG-Beitrag vom 20.09.2013: SEPA: Was wird neu bei Lastschriften?