
Das Mehrergebnis für die im Jahr 2022 durchgeführten Betriebsprüfungen belief sich auf 10,8 Milliarden Euro. Fast 13.000 Prüferinnen und Prüfer waren bundesweit im Einsatz, um dieses Ergebnis einzufahren. Dies geht aus der jüngst vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Betriebsprüferstatistik hervor.
Ein Detailblick zeigt: Mit 7,8 Milliarden Euro lag der Löwenanteil an dem Mehrergebnis bei den Großbetrieben. Aber auch die Prüfung von Kleinstbetrieben bringt immerhin noch ein stattliches Sümmchen ein. Hier durfte sich der Fiskus über 1 Milliarde Euro freuen. Was des einen Freud, ist des anderen Leid. Bei 47.486 geprüften Kleinstbetrieben, ergibt dies umgerechnet einen Durchschnittswert an Steuernachzahlungen von rund 21.000 Euro je geprüftem Kleinstbetrieb. Solche ungeplanten und unerwarteten Steuernachzahlungen sind für die betroffenen Betriebe stets bitter.
Die Prüfungswahrscheinlichkeit
Eine Betriebsprüfung kommt nicht überraschend. Betriebsprüfer kündigen, im Gegensatz zur Steuerfahndung, ihr Kommen an. Doch während bei dem einen Betrieb alle paar Jahre wieder ein Betriebsprüfer anklopft, ist dies wiederum bei anderen Betrieben nicht der Fall. Dies erscheint nicht gerecht, ist aber eher dem Zufall geschuldet. Wie oft ein Betrieb im Laufe seines „Lebens“ Besuch von einem Betriebsprüfer erhält, ist nicht vorhersehbar und erfolgt auch nach keiner festen Regel. Generell lässt sich aber feststellen, dass kleinere Betriebe eine geringere Prüfungsfrequenz im Vergleich zu größeren Unternehmen haben.
Aber nicht immer ist der Zufall für eine Außenprüfung verantwortlich. So gibt es auch einige Faktoren, die das Risiko einer Prüfung erhöhen. Dazu gehören zum Beispiel ungewöhnlich hohe Gewinne oder Verluste sowie starke Umsatzschwankungen, branchenspezifische Risiken, auffällige Veränderungen in den Steuererklärungen oder das Zahlungsverhalten. Hier wird schon mal genauer hingeschaut. Eins steht fest: Mit einer Außenprüfung muss jeder Betrieb zu jederzeit rechnen.
Die digitale Betriebsprüfung
Fast jedes Unternehmen erstellt heutzutage seine steuerlich relevanten Unterlagen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems. Die Finanzverwaltung ist ebenfalls digital unterwegs. Die Zeiten, in denen sich der Steuerprüfer durch dicke Aktenordner mit Belegen wühlte, sind vorbei.
Betriebsprüfer haben das Recht, auf buchhaltungsrelevante Daten digital zuzugreifen. Dies betrifft im Übrigen nicht nur digitale Daten der Buchhaltungssoftware. Dem Datenzugriff unterliegen grundsätzlich auch die Daten aus vorgeschalteten Systemen oder Nebensystemen.
Dabei sind drei Zugriffsarten erlaubt. Der Z1-Zugriff erlaubt dem Prüfer das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen direkt zu nutzen, wobei ihm aber nur ein Lesezugriff gestattet ist. Der Z2-Zugriff wird auch als mittelbarer Zugriff bezeichnet, da der Prüfer vom Steuerpflichtigen hinreichend konkretisierte und von dem System bereitgestellte Auswertungen aus dem Datenverarbeitungssystem verlangen darf, ohne selbst auf das System zugreifen zu dürfen. Bei der Prüfung kleiner und mittlerer Betriebe ist jedoch der Z3-Zugriff am gebräuchlichsten. Hier sind die steuerlich relevanten Daten auf einem Datenträger (CD, DVD, USB-Stick) an den Prüfer zu übergeben. Die Extraktion der Daten wird vom Steuerpflichtigen selbst oder einem beauftragten Dritten vorgenommen. Der Prüfer importiert die Daten sodann in seine Prüfsoftware. Hierfür hat die Finanzverwaltung ihre Prüferinnen und Prüfer bundesweit einheitlich mit einer speziellen Prüfsoftware der Audicon GmbH ausgestattet.
C.A.T.S.-WARICUM mit zertifizierter Schnittstelle
Die betriebswirtschaftliche Malersoftware C.A.T.S.-WARICUM verfügt über eine vom Hersteller der Prüfsoftware, Audicon, zertifizierten Datenschnittstelle. So lassen sich die vom Prüfer geforderten Daten aus der Malersoftware auf einen Datenträger exportieren und an den Prüfer übergeben. Übrigens unterstützt die Malersoftware den Malerbetrieb dabei, nur die Daten zu exportieren, die der Betriebsprüfer konkret wünscht. So kommt der geprüfte Malerbetrieb seiner Mitwirkungspflicht schnell und unkompliziert nach und der Betriebsprüfer erhält nicht mehr Daten als er angefordert hat.
Wie jeder Unternehmer weiß, unterliegen steuerrelevante Daten Aufbewahrungsfristen. Diese müssen für die Dauer der Aufbewahrungspflicht in maschinenlesbarer und auswertbarer Form für eine Prüfung bereitgehalten werden. Dies gilt natürlich auch bei einem Systemwechsel oder einer Betriebsaufgabe.