Chefzeit: Drei Ansatzpunkte, um den Chef zu entlasten

Chefzeit: Drei Ansatzpunkte im den Chef zu entlastenEin Kundentermin steht an. Der Kunde hat bereits ein Angebot und nun soll der finale Auftrag besprochen werden. Den Auftrag könnte man ganz gut gebrauchen. Wenn der Termin dann näher rückt, kommt ganz bestimmt noch eine vermeintlich wichtige Sache dazwischen: Der kurze Anruf eines Mitarbeiters. Eine Maschine, die ausfällt. Oder ein Vertreter, der schnell noch „Hallo“ sagen möchte. Natürlich kümmert sich ein „guter“ Chef um all diese Dinge. Natürlich erledigt er immer alles, was möglich ist. Und natürlich stellt er seine Aufgaben dafür zurück. Irgendwann wird es dann eng. Der Chef springt schnell ins Auto und fährt noch schneller zum potenziellen Kunden. Zeit, das Angebot noch einmal durchzusehen, hatte er nicht.

Das kennen viele Chefs: Der Tag ist perfekt vorgeplant. Man hat sich genau überlegt, was man in welcher Reihenfolge machen will. Und dann läuft plötzlich alles anders. Der Chef kommt nicht mehr zu seinen wichtigen Aufgaben. Er hat urplötzlich Terminstress, obwohl er immer vollen Einsatz bringt. Der Feind einer jeden Planung ist der Alltag. Irgend etwas Unvorhergesehenes passiert immer. Und schon ist die beste Planung dahin. Das ist das größtes Problem in vielen Betrieben.

Prioritäten setzen
Wem es so geht, der macht zunächst einmal alles richtig, wenn er sich seinen Tag vorplant. Es ist gut zu wissen, welche Aufgaben anstehen und welche Priorität die einzelnen Aufgaben haben. Nur wer weiß, was anliegt, kann entscheiden, was er wann und wie tun wird. Und genau hier ist der erste Ansatzpunkt für die Entlastung des Chefs: Aufgaben sollten nach klaren Prioritäten unterschieden werden. Was ist wichtig und was unwichtig? Was hat einen Terminbezug und was nicht? Alles, was einen Terminbezug hat und wichtig ist, wird zuerst erledigt. Das hat die höchste Priorität.

Chefentlastung durch PrioritätenAber Vorsicht: Planen heißt auch die eigenen Grenzen zu kennen. Planen darf nicht überlasten. Es ist wichtig sich etwas „Luft“ für unvorhergesehene Dinge zu lassen. Denn die werden bestimmt passieren. Und wenn sie passieren, dann helfen die bereits bekannten Fragen: Was ist wichtig und was ist dringend? So werden die Prioritäten schnell klar. Und genau danach wird gehandelt.

Die Mitarbeiter einbeziehen
Der Chef ist der wichtigste Mitarbeiter im Unternehmen. Ohne ihn gäbe es das Unternehmen nicht. Nur er kann die wichtigen Aufgaben erfüllen. Nur er kann die wichtigen Entscheidungen treffen. Chefzeit ist die knappste und betriebswirtschaftlich gesehen die teuerste Arbeitszeit im Unternehmen. Diese Erkenntnis ist die Grundlage des täglichen Handelns im Betrieb. Das muss der Chef wissen. Und genau das müssen auch seine Mitarbeiter verstehen. 

Chefentlastung durch DelegierenNatürlich sind Chefs immer für alles zuständig. Da wird das Material für die Baustellen bereitgestellt. Da wird der Müll sortiert. Und zur Not werden auch noch die Autos geputzt. Aber sind das alles wirklich Chefaufgaben? Es ehrt den Chef, dass er sich um alles kümmert, aber betriebswirtschaftlich sinnvoll ist das nicht. Was andere besser und vor allem preiswerter erledigen können, das sollten sie auch übernehmen. Deshalb müssen Chefs so viele Aufgaben wie möglich delegieren. Nur so bleibt genügend Zeit für die wichtigen Aufgaben übrig.

Den Taubenschlag beenden
Immer wieder werden Chefs im Tagesgeschäft gestört. Ein kleine Frage eines Mitarbeiters. Schnell mal etwas beim Chef abklären. Dem Chef noch schnell sagen, wie es läuft. Schnell etwas vorlegen oder absegnen lassen. Es gibt Chefbüros, da herrscht mehr Mitarbeiterbewegung als auf einer vielbefahrenen Kreuzung. Nur mit dem Unterschied, dass an der Kreuzung eine Ampel regelt, wer Vorfahrt hat und im Chefbüro einfach jeder hereinstürmt. Das geht nicht!

Chefentlastung durch OrganisationBesser ist es für Mitarbeiter feste Zeiten einzurichten, zu denen man Dinge vorlegt, Informationen übergibt und Fragen klärt. Und dazwischen ist Ruhe. Ruhe für die Erledigung der wichtigen Aufgaben. Und auch Ruhe vor dem Telefon und vor dem Handy. Ein Chef muss nicht jederzeit erreichbar sein. Er sollte sein Unternehmen so organisieren, dass er nicht gebraucht wird.

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