Bei der Umsatzsteuer kennt das Finanzamt kein Pardon!

RE-Stempel

Die Umsatzsteuer ist eine der wichtigsten Einnahmequellen des Staates. Wie aus einer Pressemeldung des Bundesfinanzministerium zu entnehmen ist, hat im Jahr 2011 allein die Umsatzsteuer-Sonderprüfung zu einem Mehrergebnis von 2 Milliarden Euro geführt. Bei 93.144 geprüften Betrieben bedeutet das eine Durchschnittsnachzahlung von 21.500 Euro pro geprüftem Betrieb. Das ist wahrlich kein „Pappenstiel“ und könnte so manchen Malerbetrieb finanziell überfordern, schließlich zahlt sich ein solcher Betrag nicht mal eben aus der „Porto-Kasse“.

Besonders ärgerlich sind Nachzahlungen, die auf fehlerhaften Eingangsrechnungen beruhen. Überprüft das Finanzamt nämlich Eingangsrechnungen, aus denen Vorsteuer geltend gemacht wurde, und findet einen Fehler darin, so erkennt es den Vorsteuerabzug nicht an, und der Malerbetrieb muß den Betrag nachzahlen. Nach §14 UStG muß eine Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten. Fehlt es auch an nur einer Pflichtangabe akzeptiert das Finanzamt diese Rechnung nicht und versagt dem Unternehmer den Vorsteuerabzug. Es reichen also bereits einfache Formfehler wie eine fehlende Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine fehlende Rechnungsnummer, ein fehlendes Lieferdatum usw. aus, um den Vorsteuerabzug zu versagen.
 
Den Vorsteuerabzug riskieren übrigens auch all jene Betriebe, die PDF-Rechnungen, also eine elektronische Rechnung, ausdrucken und in Papierform weiter bearbeiten. Handelt es sich hierbei um keinen Einzelfall, sondern beispielsweise um die monatliche Telefonrechnung, so kann sich der Betrag schnell summieren. In Deutschland sind bei elektronischen Rechnungen spezielle Vorgaben zu beachten. So sind elektronische Rechnungen auch elektronisch aufzubewahren. 
 
Trotz eines hektischen Betriebsalltags sollte die Rechnungsprüfung nicht vernachlässigt werden, d.h.  eine detaillierte sachliche und rechnerische Prüfung der Eingangsrechnungen ist immer vorzunehmen. Eine solche Rechnungsprüfung liegt auch im eigenen Interesse, denn schließlich geht es um das eigene Geld. Werden Form-, Inhalts-  oder Rechenfehler festgestellt, heißt es: Rechnung zurück zum Absender und eine Rechnungskorrektur anfordern. Keinesfalls sollten  Eingangsrechnungen selbsttätig korrigiert werden. Man riskiert damit die Vorsteuer. 
 
Ein Prüfstempel – wie im Bild dargestellt – kann bei Rechnungen in Papierform als Checkliste dienen. So wird eine Eingangsrechnung auf „Herz und Nieren“ sachlich und rechnerisch geprüft bevor sie den Weg zur Zahlungsfreigabe und Zahlungserfassung sowie in die Buchhaltung zur abschließenden Bearbeitung antritt. Jeder Handlungsschritt wird von dem zuständigen Mitarbeiter dokumentiert und abgezeichnet. Das ist perfekte Büroorganisation!