Zeitmanagement für Maler und Stuckateure: Schluss mit der Aufschieberitis

Zeitmanagement für Maler und Stuckateure: Schluss mit der AufschieberitisZeit ist eine physikalische Größe, die in unserer heutigen Welt mit Kalender und Uhr gemessen wird. Die Einheit für Zeit sind Sekunden, in größeren Einheiten sind es Minuten, Stunden, Tage, Wochen  und Jahre. Trotz dieser feststehenden Zeitmessung, kommt einem manchmal eine Stunde wie eine Ewigkeit vor und ein anderes Mal fliegt eine Stunde geradezu dahin. Doch eins ist klar: Zeit ist unendlich wertvoll. Denn Zeit ist unser Leben.

Daher ist es wichtig, mit Zeit effizient umzugehen, denn niemand sollte seine Lebenszeit einfach verschenken. Doch nicht die Zeit ist hier das Problem, sondern die Selbstorganisation.

Chefüberlastung im Kleinbetrieb
Der durchschnittliche, deutsche Malerbetrieb hat eine Betriebsgröße von weniger als fünf Mitarbeitern. Hier arbeitet der Chef in der Regel noch selbst auf der Baustelle mit. Im Büro erfährt er häufig Unterstützung durch eine Bürofachkraft. Doch die Chefarbeit auf seinem Schreibtisch erledigt er quasi nebenbei – eine echte zeitliche Herausforderung. Das Büro ist die Schaltzentrale. Hier werden Aufträge geschrieben, die Baustellen vorbereitet, die erbrachte Leistung in Abrechnung gebracht, die Buchhaltung vorbereitet. Hier melden sich Interessenten und winken mit neuen Aufträgen. Hier klingelt der Postbote, um ein Paket abzugeben. Hier bringt der Kunde das Tapetenbuch zurück. Im Büro laufen schlichtweg alle Fäden zusammen. Daher darf die Büroarbeit nicht vernachlässigt werden. 

Häufig, wiederkehrende Aufgaben   
Neben unvorhersehbaren und daher nicht planbaren Aufgabenstellungen, die auch ein Kleinunternehmer täglich zu bewältigen hat, zählt die Mehrzahl der im Malerbüro anfallenden Tätigkeiten zu den sogenannten Routineaufgaben. Diese sind planbar und eröffnen die Möglichkeit, strukturiert an ihre Erledigung zu gehen, sodass das Terminmanagement optimiert und  Zeit gewonnen werden kann.

Was sind Routineaufgaben? Das sind Aufgaben, die sich regelmäßig, also täglich oder wöchentlich wiederholen. Darunter fallen beispielsweise Aufgaben wie Postbearbeitung, Rechnungsprüfung,  Kontrolle von Stundenzetteln, Zahlungseingangskontrolle, Überweisung offener Rechnungsbeträge, Materialbeschaffung, Bearbeitung von Anfragen und so weiter.

Nicht selten kommt es vor, dass gerade in Kleinbetrieben Aufgaben auf Zuruf erledigt werden oder die Aufgabenteilung zwischen Bürokraft und Chef nicht funktioniert. Ein Beispiel: Der Chef will Überweisungen ausführen, aber die Bürokraft hat die Eingangsrechnungen noch nicht kontrolliert. Oder die geprüften Eingangsrechnungen schlummern auf dem Chef-Schreibtisch vor sich hin bis die erste Mahnung kommt. Solche Arbeitsweisen sind unproduktiv und verursachen nur Stress.

Um sich und seine Aufgaben optimal zu organisieren, bedarf es zunächst einmal eines Überblicks über die anfallenden Aufgaben von Chef und Bürokraft. Daher sollten Routineaufgaben auf einem Blatt Papier notiert werden. Um keine Aufgabe zu vergessen, empfiehlt es sich, über einen Zeitraum von ein bis zwei Wochen täglich zu notieren, welche Aufgaben erledigt wurden. Schnell zeigen sich  regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, die es anschließend zu organisieren gilt.

„Jour fixe“ für Routineaufgaben 
Wer sich zur Erledigung solcher Routinetätigkeiten eine feste Zeit am Tag oder in der Woche einrichtet, wird schnell merken, dass der Zeitaufwand geringer ist als diese Aufgaben mal ebenso „zwischendurch“ zu bearbeiten. Strukturiert bearbeitet, werden die Routineaufgaben sprichwörtlich zur Routine und das auch in zeitlicher Hinsicht.

Weiß die Bürokraft, dass der Chef immer freitags offene Rechnungen online überweist, kann sie ihre Eingangsrechnungsprüfung daran ausrichten. Ist der Chef dann ohnehin im Online-Banking angemeldet, verschafft er sich zudem einen Überblick über seine Konten und die Zahlungseingänge. So hat er zum Ende einer Woche stets auch seine Liquidität im Blick.   

Der Aufschieberitis entkommen
Wer eine feste Zeit zur Erledigung bestimmter Aufgaben hat, schiebt diese Aufgaben nicht Tag für Tag unerledigt vor sich her. Wie bei einem „Stundenplan“ – vielen noch aus Schulzeiten bekannt – sollte die Erledigung von Routineaufgaben bestimmten Wochentagen und bestimmten Zeiten zugeschrieben werden. Diese Vorgehensweise strukturiert den Betriebsalltag. Aufgaben bleiben nicht am Anfang der Woche liegen und türmen sich am Ende der Woche als großer Stapel auf dem Schreibtisch, der kaum noch zu überblicken ist. Wer Routineaufgaben zeitlich systematisch bearbeitet, sorgt für einen produktiven Tagesablauf im Büro. Die fortschreitende Digitalisierung sorgt zudem dafür, dass viele dieser alltäglichen Routineaufgaben wesentlich einfacher und zunehmend sogar automatisiert bearbeitet werden können. Schlagwörter wie digitales Dokumentenmanagement, digitale Lagerhaltung und Materialwirtschaft oder digitaler Stundenzettel sind in aller Munde. Eine solche Arbeitsweise verschafft zusätzlich Zeit für andere, wichtige Dinge.

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