Zeitmanagement für Maler und Stuckateure – Fünf Zeitfresser beim Namen genannt.

Zeitmanagement für Maler und SuckateureFür Maler- und Stuckateurunternehmer sind 60 Arbeitsstunden und mehr in einer Woche keine Seltenheit, in der Hochsaison kann’s auch schnell noch mehr werden. Insbesondere Betriebsinhaber, die auf der Baustelle noch selbst mitarbeiten, müssen sich zudem noch dem Büroalltag widmen. Das geschieht dann häufig am Abend und am Wochenende.

Aber auch Betriebsinhaber oder Führungskräfte, die selbst nicht mehr auf der Baustelle mitarbeiten, beschleicht am Abend beim Anblick ihres Schreibtisches nur allzuoft das Gefühl, zwar viel, aber immer noch nicht genug gearbeitet zu haben.

Zeitmangel ist kein Problem der Neuzeit
Wir reden gerne von Arbeitsstreß, von Zeitmangel, von Burnout. Man ist gefordert auf allen Ebenen. Beruf, Familie und Freizeit sind unter einen Hut zu bringen. Für viele eine schier unmöglich scheinende Herausforderung. Wo Streß und Hektik sich die Hand reichen, kommt schnell der Gedanke an vergangene Zeiten. War früher nicht alles besser?

Zeitprobleme hatten schon die Menschen vor über 2000 Jahren. So wird dem römischen Philosophen Seneca das folgende Zitat zugeschrieben: Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht richtig nützen.

Der weise Seneca trifft den Nagel auf den Kopf. Der vermeintliche Zeitmangel ist nämlich kein Zeitproblem, sondern ein Organisationsproblem – damals wie heute. Nur nennen wir die Zauberwaffe heutzutage „Zeitmanagement“.

Alles eine Frage des persönlichen Zeitmanagements?
Unter Zeitmanagement versteht man laut Wikipedia Vorgehensweisen, die dabei helfen sollen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraums abzuarbeiten. Hört sich einfach an? Ist es aber für die meisten Menschen nicht. Denn persönliches Zeitmanagement will gelernt sein.

Zeitplanung in Theorie und Praxis
Vom Grundsatz her weiß jeder wie man sich zeitlich zu organisieren hat. Jeder Maler oder Stuckateur führt einen Terminkalender und eine To-Do-Liste, also eine Aufgabenliste. So weiß er immer, was wann wie zu erledigen ist. Dies kann er handschriftlich oder zeitgemäß in digitaler Form erledigen. Die Erfahrung hat ihn auch gelehrt, wie lange er zur Aufgabenerledigung jeweils benötigt. Er weiß auch, daß nicht jede Aufgabe den gleichen Stellenwert und Dringlichkeitsstufe hat und setzt daher Prioritäten. Zum Abschluß eines jeden Tages blickt er auf den Folgetag und plant diesen abschließend, so daß er vor bösen Überraschungen sicher ist. Eine perfekte Termin- und Aufgabenplanung. So weit die Theorie. Leider gibt es in der Praxis immer wieder Störenfriede, sogenannte Zeitfresser, die in der Planung nicht vorgesehen sind und die es dem Maler und Stuckateur erschweren, wenn nicht gar unmöglich machen, seinen Zeitplan einzuhalten. Diese Zeitfresser gilt es zu eliminieren.

Zeitfresser eliminieren
Zeitfresser oder Zeitdiebe lauern immer und überall. Doch werden sie von dem Betroffenen erst bemerkt, wenn man ohnehin unter Druck steht, etwas schnell fertig werden muß, also wenig Zeit zur Verfügung steht. Es scheint als kämen diese Zeitdiebe immer zur Unzeit und machten einem genau in diesem Augenblick das Leben noch schwerer als es ohnehin in diesem Moment schon ist. Aber das stimmt nicht. Die Zeitfresser sind immer da. Nur werden sie an „guten Tagen“ von den Betroffenen nicht wahrgenommen. Sie gehören ja wie selbstverständlich zum Leben und zur Arbeitsweise des Betroffenen.

Wer sein Zeitmanagement optimieren und mehr Zeit gewinnen bzw. sie richtig nutzen will, muß zunächst einmal seine Zeitfresser kennen. Das ist gar nicht so einfach, denn sie gehören für viele Chefs zum Arbeitsalltag. Wer aber seine persönlichen Zeitfresser kennt, kann erfolgreich gegensteuern. Die folgenden Zeitfresser erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sind aber in Handwerksbetrieben immer wieder gerne anzutreffen. Wer anhand dieser Auflistung kurz über Zeitfresser in seinem Arbeitsleben nachdenkt, wird schnell noch mehr Zeitdiebe in seinem Betriebsalltag finden.

Zeitfresser Nr. 1: Das Ja-Sagen-Syndrom
Ein Menschentyp, der nicht „Nein“ sagen kann, sondern stets versucht, es allen und jedem recht zu machen, wird seine Zeit nie erfolgreich managen und ein Unternehmen nie erfolgreich führen können. Er wird nie an der Zeit, aber an sich selbst scheitern. Wer lernt auch im richtigen Moment „Nein“ zu sagen, hat es leichter, die richtigen Weichen in seinem Berufsalltag zu stellen, um mehr Zeit für die wichtigen Dinge des Lebens zu haben.

Zeitfresser Nr. 2: Angebote ohne Auftragsziel
Vielen Betriebsinhabern ist die folgende Situation bestens bekannt: Eine Angebotsanfrage kommt herein. Jeder im Unternehmen weiß, daß für den vermeintlich potentiellen Kunden seit Jahren ein anderer Betrieb als Haus- und Hofmaler tätig ist. Recht schnell wird erkannt, hier geht’s nur um ein Vergleichsangebot für neue Preisverhandlungen mit dem Konkurrenten. Aber das Prinzip Hoffnung ist stärker als alle Vernunft. Natürlich wird ein Angebot abgegeben, denn vielleicht fällt irgendwann doch noch mal ein Auftrag ab. Falsch gedacht! Das kostet nur Zeit. Am besten man greift kurz zum Hörer und ruft den Anfragenden an. Wer ein offenes, freundliches Gespräch führt und mitteilt, daß man sich zwar darüber freue, eine Anfrage erhalten zu haben, man auch gerne Aufträge ausführe, aber keine Zeit für solche Angebotsabgaben ohne jedes Auftragsziel habe, zeigt Rückgrat und spart jede Menge Zeit!

Auf ein vergleichbares Szenario trifft man auch oft, wenn es um öffentliche Ausschreibungen geht. Der Betrieb gibt ein Angebot ab, obwohl er huntertprozentig weiß, daß gegen die Preispolitik anderer Anbieter nicht anzukommen ist. Warum macht der Betrieb dann mit? Öffentliche Ausschreibungen sind keine Olympiade und dabei sein ist nicht alles. Ein klassischer Zeitfresser. Hier wird wertvolle Zeit vergeudet und Angebote für todsichere, gewinnbringende Aufträge bleiben schlimmstenfalls sogar liegen.

Zeitfresser Nr. 3: Unnötige Unterbrechungen
Einer der größten Zeitdiebe ist die unnötige Störung. Ununterbrochen klingelt das Telefon unterwegs oder im Büro, an der Tür wird geklopft oder einfach hindurch gestürmt und so weiter. Emails kommen am laufenden Band rein und oftmals wird das Eintreffen klangvoll unterlegt. Wer ständig derart unterbrochen wird, arbeitet nicht effizient. Studien belegen, daß ständige Unterbrechungen zehn bis fünfzehn Prozent der Arbeitszeit kosten. Die modernen Kommunikationsmittel halten uns permanent auf Trab. Aber man sollte und darf sich nicht zum Sklaven der modernen Technik machen lassen. Um die eigenen Aufgaben erfolgreich erledigen zu können, bedarf es störungsfreier Bürozeiten, denn nur dann ist ein konzentriertes Arbeiten möglich. Wer eine Arbeit unterbricht, benötigt nach einer Störung mehrere Minuten, um wieder gedanklich seine Arbeit fortsetzen zu können. Verschenkte Zeit.

Zeitfresser Nr. 4: Der „innere Schweinehund“
Die To-Do-Liste für den Tag weist zahlreiche Aufgaben aus. Der Lustfaktor wird gerne bei der Abarbeitung bemüht. Aufgeschoben ist nicht aufgehoben, sagt der Volksmund. Doch für einen Unternehmer ist diese Bequemlichkeit menschlichen Verhaltens absolut falsch, denn es ist keine Lösung, immer wieder Aufgaben aufzuschieben. Bei einer solchen Arbeitsweise werden es immer mehr und mehr Aufgaben. Und irgendwann sieht man vor „lauter Bäumen den Wald nicht mehr“. Also: Aufgaben sind dann zu erledigen, wenn sie anstehen. Und unliebsame Aufgaben arbeitet man am besten gleich am Morgen weg.

Zeitfresser Nr. 5: Das Mach-Ich-lieber-Selbst-Syndrom
Viele Aufgaben gehören nicht auf den Tisch des Chefs. Aber warum liegen sie dann dort? Ganz einfach: Der Chef kann nicht abgeben. Er macht es lieber selbst anstatt einen Mitarbeiter damit zu betrauen. Dafür sprechen nach Ansicht des Chefs auch gute Gründe. Nur allzu oft hört man den Satz: „Bis ich das erklärt habe, mach ich es lieber selbst. Das geht schneller.“ Handelt es sich um einen einmalige Aufgabe, einen einmaligen Vorgang, ist dagegen nichts zu sagen. Kommt diese Aufgabenstellung aber öfters in dem Betrieb vor und könnte dies auch ein anderer erledigen, ist die Aussage falsch. Natürlich kostet es Zeit, wenn ein Mitarbeiter erstmalig mit einer Aufgabe betraut wird. Schließlich muß der Mitarbeiter ja lernen wie sich der Chef die Aufgabenerledigung vorstellt. Was von ihm für ein Ergebnis erwartet wird. Doch das nächste oder übernächste Mal kann der Mitarbeiter die Aufgabe selbständig ohne Rückfragen wahrnehmen, dann spart der Chef sich diese Zeit. Wer also richtig delegiert, hat mehr Zeit für andere Dinge.

Zeitfresser Nr. 5: Fehlende Organisation, Information und Kommunikation
Fehler der Vergangenheit holen einen ein. Fast jeder dürfte schon einmal diese Erfahrung gemacht haben. So ist es aber nicht nur im privaten Leben, sondern auch im beruflichen Alltag. Wer im Vorfeld nicht ordentlich seine Baustellen vorbereitet und organisiert sowie seine Mitarbeiter richtig informiert und einweist, bereut dies sehr schnell. Dann kommen die Chef-mir-fehlt-was-Anrufe und die Hektik geht los. Der Zeitplan des Tages gerät ins Wanken und wird über Bord geworfen. Gleiches passiert auch, wenn es an einer gründlichen Einweisung der Mitarbeiter auf der Baustelle fehlt. Jede Kleinigkeit wird dann schnell zum Anlaß genommen und ein Chef-was-jetzt-Anruf abgesetzt. Diese zeitfressenden Nachfragen kann eliminieren, wer seine Baustelle im Griff hat. Ein gutes Zeitmanagement hat nur derjenige, für den eine perfekte Baustellenorganisation und Baustellensteuerung keine Fremdworte sind. Fehlt es daran, so kann er nur reagieren und als „Rettungssanitäter“ von Baustelle zu Baustelle fahren.

Zeitmanagement ist eben mehr als nur Termine und Aufgaben zu verwalten.