Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist in aller Munde. Nicht zuletzt, da seit 1. Januar 2025 die E-Rechnung im zwischenunternehmerischen Bereich (B2B) vom Gesetzgeber zum Standard erklärt wurde. Eine E-Rechnung zeichnet sich dadurch aus, dass sie zwingend in einem einheitlich strukturierten Format ausgestellt werden muss, dessen Aufbau der Europäischen Norm EN16931 entspricht.
ZUGFeRD oder XRechnung
Im Handwerksbereich werden bereits zwei anerkannte und zulässige Formate aktiv am Markt eingesetzt. Dies ist zum einen ZUGFeRD, ein hybrides Rechnungsformat, das die Vorteile einer für den Menschen lesbaren PDF/A-Datei und einer für den Computer lesbaren XML-Datei kombiniert. Zum anderen ist dies die XRechnung, die vielen Handwerksbetrieben, die für öffentliche Auftraggeber arbeiten, bereits bestens bekannt ist. Die XRechnung besteht ausschließlich aus einem XML-Datensatz, der zwar maschinell auslesbar, aber nicht für Menschen lesbar ist.
E-Rechnungen schreiben, empfangen und lesen
Anwender der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM können bereits seit Jahren ihre Rechnungen elektronisch als ZUGFeRD-Datei oder als XRechnung ausstellen. Das gleiche gilt natürlich auch für den Empfang und die Weiterverarbeitung einer vom Lieferanten oder Großhändler zur Verfügung gestellten E-Rechnung. Diese werden als ZUGFeRD- oder XRechnung einfach in die Maler-Software übernommen und dort weiterverarbeitet. Im Rechnungseingangsjournal werden alle eingehenden Rechnungen abgelegt. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung wird dem Anwender automatisch die in dem Format bereits enthaltene PDF/A-Datei angezeigt. Eine visuelle Rechnungsprüfung geht damit leicht von der Hand.
Integrierter XML-Reader sorgt für lesbare XRechnung
Um die Inhalte einer eingehenden XRechnung lesbar zu machen, wird ein spezieller XML-Reader benötigt. Anwender der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM Professional SQL können ab sofort eingehende XRechnungen direkt in ihrer Maler-Software visualisieren und damit lesen. Die für Menschen wenig verständlichen Hieroglyphen der originären XML-Datei werden mit dem integrierten Reader auf Wunsch im Rechnungseingangsjournal in eine lesbare PDF umgewandelt. So lassen sich auch XRechnungen unter Zuhilfenahme des menschlichen Auges direkt in C.A.T.S.-WARICUM lesen und prüfen.
Für Anwender der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM spielt es keine Rolle, ob ihnen ihr Lieferant eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung zukommen lässt. In der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM können sie beide Formate spielend leicht verarbeiten und den Rechnungsinhalt einsehen. Während das ZUGFeRD-Format bereits eine lesbare PDF/A-Datei mitliefert, wird der XML-Datensatz der XRechnung ausgelesen und der Rechnungsinhalt für den Anwender in einer lesbare PDF-Datei angezeigt. So arbeitet der digitale Malerbetrieb von heute.