Wie sich Maler und Stuckateure vor Forderungsausfällen schützen können!

Professionelles Forderungsmanagement hilft Maler- und Stuckateurbetrieben hilft Zahlungsausfälle vermeiden. Das Material wurde gekauft, bezahlt und verarbeitet. Die Arbeit wurde ordentlich ausgeführt. Die Rechnung ist geschrieben. Aber der Kunde zahlt nicht. Das Szenario kommt sicherlich vielen bekannt vor. Abhängig von der finanziellen Situation des Betriebs und der Höhe der offenen Forderung(en) ist dies für den einen Betrieb nur ärgerlich, für den anderen aber vielleicht sogar existenzbedrohend. 

Selbst Maler- und Stuckateurbetriebe mit vollen Auftragsbüchern können wegen säumiger Kunden  in eine finanzielle Schieflage geraten. Offene Forderungen oder gar Forderungsausfälle stellen ein nicht zu unterschätzendes Risiko dar. Sie verringern die Liquidität und somit die Zahlungsfähigkeit des Betriebs. Und da nicht jeder über ein gutes finanzielles Polster verfügt, kann dies im schlimmsten Fall sogar zur Zahlungsunfähigkeit und somit zur Insolvenz des eigenen Unternehmens führen.
 
Natürlich ist dann immer der andere, der säumige Kunde, schuld an der Misere. Aber auch Maler- und Stuckateurbetriebe müssen ihre „Hausaufgaben“ machen. Ein durchdachtes und professionelles betriebliches Forderungsmanagement kann nämlich die Gefahr von Forderungsausfällen minimieren und die Liquidität des Unternehmens sichern. 
 
Malerblog.net zeigt auf, durch welche Maßnahmen das betriebliche Forderungsmanagement optimiert werden kann. 
 
Bonitäts-Check bei Großprojekten  
Winkt ein Großauftrag, so läßt die Freude darüber düstere Gedanken meist gar nicht aufkommen. Die Möglichkeit eines späteren Zahlungsausfalls kommt einem da nicht in den Sinn. Dabei sollte sich jeder Unternehmer vorab die alles entscheidende Frage stellen: Könnte der eigene Betrieb bei diesem Auftragsvolumen einen Zahlungsausfall verkraften? Wer hier mit einem klaren „Nein“ antwortet, sollte nicht nach dem „Prinzip Hoffnung“ handeln, frei nach dem Motto „Wird schon gut gehen“, sondern vielmehr Vorsorge treffen.
 
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. An diese alte Binsenweisheit sollten Maler- und Stuckateurunternehmer vor der Annahme von Großaufträgen denken und die folgende Frage beantworten können: Wie steht es um die Bonität des Auftraggebers? Eine Bonitätsprüfung gibt Aufschluß über Zahlungsfähigkeit und –verhalten des Auftraggebers. Die Einholung von Bonitätsauskünften ist nicht zeitaufwendig und unter dem Nutzenaspekt betrachtet auch nicht teuer. Nähere Auskünfte hierzu sind beispielsweise unter www.creditreform.de oder www.buergel.de abrufbar. 
 
„Bauhandwerkersicherung“- ein oftmals ungenutztes Privileg  
Handwerksbetriebe sind vorleistungspflichtig. Insbesondere bei Großprojekten sollte dieses Vorleistungsrisiko bedacht und begrenzt werden. Der Gesetzgeber hat den am Bau tätigen Handwerkern ein unschätzbares Privileg zuteil werden lassen: die Bauhandwerkersicherung (§648a BGB). Das bedeutet, daß auch Maler- und Stuckateurbetriebe von ihren Kunden jederzeit Sicherheiten wie beispielsweise eine Bankbürgschaft verlangen können. In der Praxis scheuen sich viele, von ihrem Recht Gebrauch zu machen. Warum eigentlich? Nur die wenigstens Auftraggeber scheuen sich von dem ausführenden Betrieb eine Vertragserfüllungsbürgschaft  und Gewährleistungsbürgschaft einzufordern. Warum also nicht gleiches Recht für alle? Ein fairer Auftraggeber hat hiermit sicherlich kein Problem. 
 
Abschlagszahlungen einfordern
Wer mit Abschlagszahlungen arbeitet, minimiert ebenfalls sein Vorleistungsrisiko. Diese Vorgehensweise bietet sich insbesondere bei langwierigen Großprojekten an. So sollten im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten Abschlagszahlungen eingefordert oder noch besser im Vorfeld mit dem Auftraggeber vereinbart werden. Entsprechen die in einem Zahlungsplan festgelegten Abschlagszahlungen wertmäßig dem Fortschritt der Bauausführung, wird sich ein fairer Auftraggeber hiermit auch einverstanden erklären.  
 
Zeitnahe Rechnungsstellung
Die Arbeit ist erledigt. Alles hat gut geklappt. Der Kunde ist glücklich und zufrieden. Es fehlen nur noch die Rechnung und der Zahlungseingang – dann ist alles perfekt gelaufen. Und jetzt passiert in vielen Betrieben das schier Unfaßbare: Die Rechnung erhält der Kunde erst Wochen später. Mal ehrlich: Warum sollte sich der Kunde jetzt mit der Zahlung beeilen? Er läßt sich natürlich auch Zeit mit der Zahlung. Warum auch nicht? Hier ist der Handwerker schlichtweg ein schlechtes Vorbild. Sein Verhalten erweckt sogar den Eindruck, er habe Geld offensichtlich nicht nötig. 
 
Die Rechnungsstellung muß zeitnah, am besten mit Abschluß des Auftrags, spätestens aber eine Woche später erfolgen. Die Erinnerung des Kunden an die erbrachte Leistung und seine Freude daran sind in dieser Zeit noch frisch. Er ist dankbar für seine renovierte Wohnung oder seine frisch gestrichene Fassade und dieses Glücksgefühl läßt ihn auch zügig die Rechnung begleichen. 
 
Zahlungsbereitschaft des Kunden fördern
Dem Kunden können aber zudem noch Anreize zur raschen Zahlung geschaffen werden. Ein beliebtes Mittel ist hier die Gewährung von Skonto. Aber Achtung: Auch hier sollte nicht allzu großzügig gehandelt werden. Der Betrieb hat schließlich nichts zu verschenken. Er ist ja kein Wohlfahrtsverein. Es empfiehlt sich daher nicht alle Kunden über einen Kamm zu scheren, sondern anhand bestimmter Kriterien (Kleinaufträge, Großaufträge, Großkunden, Privatpersonen etc.) verschiedene Zahlungsbedingungen zu definieren und festzulegen. 
 
Weiterhin sollte der Rechnung bei Privatkunden ein vorausgefüllter Überweisungsträger beigelegt werden, so daß der Kunde diesen nur noch um seine Bankverbindung ergänzen, unterschreiben und bei seiner Bank abzugeben braucht. Insbesondere im Zeitalter von IBAN und BIC sind viele ältere Menschen dankbar, die langen Zahlenreihen nicht abschreiben zu müssen. Zahlendreher und Tippfehler, die den Zahlungsprozeß verzögern könnten, werden ebenfalls vermieden. 
 
Regelmäßige Kontrolle der Außenstände
Läßt die Zahlungsmoral der Kunden zu wünschen übrig und werden Zahlungsziele überschritten, so muß man den Kunden natürlich an den noch offenen Posten erinnern. Auch hier regiert nicht das Zufalls- oder Lustprinzip. Vielmehr ist die Einhaltung der vereinbarten Zahlungsziele regelmäßig, das heißt mindestens einmal wöchentlich, zu kontrollieren und es muß schnell reagiert werden, wenn Kunden nicht bei Fälligkeit zahlen.  
 
Ordentliches, innerbetriebliches Mahnwesen
Entsprechend der kaufmännischen Gepflogenheit erhält der säumige Kunde bis zu drei Mahnungen. Mahnintervalle sollten keinesfalls zu großzügig bemessen sein und das Mahnwesen muß ernsthaft betrieben werden. Der Kunde darf nie das Gefühl bekommen, das Mahnwesen werde nur halbherzig betrieben. 
 
Die erste Mahnung – oft freundlich als Zahlungserinnerung deklariert – hat unmittelbar nach Überschreitung der Zahlungsfrist erstellt zu werden. 
 
Reagiert der Kunde hierauf nicht, so empfiehlt es sich, zunächst den telefonischen Kontakt zu suchen. Im freundlichen Ton wird der Kunde auf die offene Rechnung hingewiesen. Natürlich ist ihm auch mitzuteilen bis wann ein Zahlungseingang erwartet wird. Da der Kunde in vielen Fällen persönlich bekannt ist, fühlt er sich durch den Telefonanruf moralisch verpflichtet, zügig zu überweisen.
 
Wer sich aber auch durch das persönliche Gespräch nicht erweichen und zur Zahlung bewegen läßt, erhält eine zweite Mahnung. In dieser sollten jetzt auch Verzugszinsen ausgewiesen werden, um dem Kunden auch die Konsequenzen seines Nichtstuns vor Augen zu führen. (Zum aktuellen Verzugszinssatz siehe auch den Beitrag auf Malerblog.net: Basiszinssatz weiter im Sinkflug. Verzugszins fällt mit.
 
Erfolgt auch hiernach kein Zahlungseingang des Kunden, so folgt eine dritte und letzte Mahnung. Hier sollte eine letzte Zahlungsfrist gesetzt und die gerichtliche Geltendmachung der Forderung bei Nichtzahlung in Aussicht gestellt werden.
 
Zahlt der Kunde schließlich auch nach der dritten Mahnung noch nicht, so muß der Unternehmer seine Forderung zwangsweise, also gerichtlich durchsetzen und den Weg zum Anwalt seines Vertrauens beschreiten.
 
Achtung: Vom säumigen Schuldner sollte sich der Maler- und Stuckateurunternehmer keinesfalls permanent vertrösten lassen. Zahlungsansprüche verjähren in drei Jahren – und das wissen viele Kunden und spielen auf Zeit. (Zur Forderungsverjährung siehe auch den Beitrag auf Malerblog.net: Zum Jahresende droht Verjährung – Zahlungsansprüche rechtzeitig sichern.)
 
Last but not least: Sicherheitseinbehalte zum Gewährleistungsende einfordern
Geradezu stiefmütterlich wird in vielen Betrieben die Rückforderung von einst gewährten Sicherheitsleistungen (Einbehalt oder Hinterlegung von Geld oder Bürgschaft eines Kreditinstituts oder Kreditversicherers) betrieben. Um Finanzierungsbelastungen zu reduzieren, sollte der Betrieb auch hier keine Zeit verstreichen lassen, sondern die Sicherheit unmittelbar zu dem vereinbarten Rückgabezeitpunkt zurückverlangen.