Vermeiden Sie 10 grobe Fehler bei geschäftlichen E-Mails

Vermeiden Sie 10 grobe Fehler bei geschäftlichen E-Mails

Die digitale Kommunikation ist aus dem betrieblichen Alltag eines Maler- und Struckateurbetriebs nicht mehr wegzudenken. Privat wie betrieblich wird gerne gesimst, gechattet und getwittert. Während sich jedoch im Privatleben die E-Mail auf dem Rückzug befindet und vermehrt durch die Nutzung diverser Kurznachrichtendienste verdrängt wird, befindet sich die E-Mail im Geschäftsverkehr geradezu im Aufwind. Mit Lieferanten und Kunden lässt sich über den elektronischen Postverkehr einfach und zügig Kontakt halten. Anlagen lassen sich leicht versenden und so finden heutzutage Bestellungen, Angebote, Rechnungen und vieles mehr ganz ohne Porto und ganz ohne Papier ihren Weg zum Empfänger. Im Malerbüro erleichtern E-Mails die Arbeit ungemein. Allerdings hat jedes Kommunikationsmittel seine eigenen (ungeschriebenen) Regeln und die gilt es zu beachten, wenn kein Missverständnis provoziert und dem Empfänger die gebührende Achtung geschenkt werden soll.

Fehler 1: Kryptische Betreff-Formulierung
Oft finden sich in der Betreffzeile kryptische Angaben wie „AN 20190891876“ oder  es fehlt gänzlich an einer textlichen Formulierung. Die Betreffzeile sollte immer schon einen Hinweis auf den Inhalt der E-Mail geben, also zum Beispiel „Ihr persönliches Angebot: Fassadenanstrich“ oder „Ihre telefonische Anfrage“. Das erleichtert dem Empfänger die Zuordnung und er weiß sofort, was ihn erwartet. Das gilt auch in Bezug auf Spamfilter. Sie reagieren oft empfindlich auf fehlende oder kryptische Angaben und verhindern die Zustellung an den Empfänger. 

Fehler 2: Fehlende oder falsche Anrede
E-Mails sind keine Kurznachrichten. Sie ersetzen vielmehr die Briefpost. Zwar sind sie nicht so stark formbetont wie Briefe, aber die Grundsätze des  guten Stils, die dem Empfänger gegenüber Respekt zum Ausdruck bringen, bleiben auch hier gewahrt. Daher versteht es sich von selbst, dass eine E-Mail mit einer höflichen Anrede beginnt. „Sehr geehrte Frau …“ oder „Sehr geehrter Herr…“ sind als Anrede üblich und sollte zumindest beim Erstkontakt tunlichst nicht durch ein „Hallo“ ersetzt werden. Namenzusätze wie Adelstitel oder akademische Grade (Dr.) sind ebenfalls zu berücksichtigen. Der erste Eindruck zählt und da ist die Anrede ganz entscheidend.

Fehler 3: Flotter Schreibstil und Tonfall
Auf digitalen Kommunikationswegen wie Facebook, Twitter & WhatsAPP ist ein eher lockerer Umgangston angesagt. Was privat und im Chat vollkommen o.k. ist, gilt allerdings nicht für geschäftliche E-Mails. Und genau diese Unterscheidung zu treffen, ist für viele Menschen heutzutage nicht so einfach. Doch E-Mails im Stil von Kurznachrichten zu verfassen, ist salopp gesagt ein absolutes No-Go. Locker flockige Formulierungen lassen es oft an der erforderlichen Distanz fehlen, die aber für einen respektvollen und höflichen Umgang mit Geschäftspartnern, egal ob Lieferant oder Kunde, unerlässlich ist. Nur wenn der Empfänger gut bekannt ist und ein freundschaftliches Verhältnis zu ihm gepflegt wird, darf sich Schreibstil und Tonfall entsprechend anpassen.

Fehler 4: Verwendung von Gefühlssymbolik
Genau das gilt übrigens auch für die Verwendung sogenannter Gefühlsicons wie Smileys und Emoticons. Sie werden gerne verwendet, um eine bestimmte Emotion auszudrücken. Sie sind süß und in Kurznachrichten fast immer zu finden. Aber in E-Mails haben sie tunlichst nichts zu suchen. Nicht immer sind Empfänger mit der Aussagekraft dieser Gefühlssymbolik vertraut, sodass Missverständnisse oder Fehlinterpretationen die Folge sein können. Wird ein lachender Emoji abgebildet, fühlt sich der Empfänger unter Umständen mit seinem Anliegen nicht ernst genommen, auch wenn es der Absender so ganz und gar nicht gemeint hat. Daher sollte auf Empfindungszeichen beim Abfassen geschäftlicher E-Mails generell verzichtet werden.

Fehler 5: Orthographiefehler ignorieren
Geschäftsbriefe müssen professionell abgefasst sein. Dazu gehört auch, dass die E-Mail inhaltlich nicht unzählige Rechtschreibfehler aufweist. Rechtsschreibfehler vermitteln einen unprofessionellen Eindruck und genau das gilt es zu vermeiden. Moderne E-Mail-Programme verfügen über Rechtschreib- und Korrekturhilfen. Das Abfassen eines orthographisch korrekten Textes sollte heutzutage daher kein Problem mehr darstellen.

Fehler 6: die digitale Bleiwüste
In der Kürze liegt die Würze. Das gilt auch für E-Mails. Wer es versteht, sich kurz zu fassen, hat beim Empfänger schon gewonnen, denn niemand möchte sich seitenlang durch inhaltsleere Worthülsen kämpfen. Sind zur Erläuterung des Anliegens lange Ausführungen von Nöten, ist das Telefon vielleicht eher das Mittel der Wahl. Oder es sollte ein förmliches Schreiben erstellt und als Anhang beigefügt werden, sodass in diesem Fall die E-Mail nur die Funktion einer Briefhülle erfüllt. 

Fehler 7: Fehlender Anhang
Angebote, Kostenvoranschläge, Rechnungen, Terminbestätigungen, Bauprotokolle und vieles mehr finden ihren Weg per E-Mail zum Geschäftspartner. Der E-Mail-Text fungiert nur als Anschreiben, das Wesentliche steckt im Anhang. Häufig erreichen den Empfänger zwei E-Mails. In der zweiten ist dann zu lesen „Entschuldigen Sie, aber bei der ersten Mail fehlte der Anhang.“ Blöd gelaufen, sagen die einen. Unprofessionell, sagen die anderen. Daher sollte vor Versand immer neben der korrekten E-Mail-Adresse, die Betreff-Formulierung  und der Anhang gecheckt werden.

Fehler 8: Falscher Adressat
Dieser Check ist wichtig, denn er greift eine weitere Nachlässigkeit auf. Bevor die E-Mail den Posteingang verlässt sollte auf jeden Fall die E-Mail-Adresse nochmals auf ihre Richtigkeit hin geprüft werden. Nichts ist unprofessioneller als wenn eine E-Mail mit vielleicht brisantem Inhalt, aber zumindest personenbezogenen Daten, den falschen Empfänger erreicht. Vor dem Hintergrund der DS-GVO und des Datenschutzes ist daher in diesem Punkt besondere Sorgfalt an den Tag zu legen.

Fehler 9: Sichtbare Adressaten
Das gleiche gilt, wenn mehrere Empfänger angeschrieben werden sollen, beispielsweise beim Versand eines Infobriefes an Kunden. Die Kundenadressen dürfen keinesfalls für alle sichtbar angezeigt werden, also darf das AN-Feld keine Verwendung finden. Vielmehr ist die E-Mail an die Kunden als Blindkopie zu senden. Diese wird auch als Blind Carbon Copy (BCC) bezeichnet. Die Empfängeradressen sind daher ins Feld BCC einzutragen. Nur dann ist es den Empfängern nicht möglich, zu erkennen, an wen die E-Mail versandt wurde. 

Fehler 10: Fehlende Signatur
Ebenfalls ein rechtliches Erfordernis ist die Signatur am Ende des E-Mail-Textes. Sie ist quasi ein Pendant zum klassischen Briefkopf des Absenders und für Geschäftsbriefe obligatorisch. Die Pflichtangaben bestimmen sich nach der Rechtsform des Unternehmens. Ergänzt werden sollten diese immer um die informativen Kontaktdaten wie Telefon- und Faxnummer, E-Mail und Firmenwebsite. Die Signatur lässt  in den modernen E-Mail-Programmen fest hinterlegen und automatisch einfügen. Digitale Visitenkarten erfüllen meist das Erfordernis einer Signatur nicht, da unter Umständen nicht jeder Empfänger die digitale Visitenkarte öffnen und lesen kann. Wer also digitale Visitenkarten mit der E-Mail versenden möchte, sollte dies zusätzlich zur Signatur tun.

Werden diese 10 Fehler vermieden, ist die geschäftliche E-Mail ein gutes, schnelles und günstiges Kommunikationsmittel, um mit Lieferanten, Kunden und sonstigen Geschäftspartnern Informationen auszutauschen, Kontakt zu halten und um sich selbst eine Menge Zeit und Arbeit zu sparen.