Telefon-Knigge: Unterwegs telefonieren

Telefon Knigge: Unterwegs telefonieren

Telefonieren kann man heutzutage überall. Egal ob unterwegs im Auto,  auf der Baustelle oder vor Ort beim Großhandel. Wer mit seinen Kunden sprechen möchte, muss dafür nicht extra im Büro Platz nehmen. Er kann – dank mobilen Smartphones – von überall aus kommunizieren. Natürlich ist das auf der einen Seite sehr bequem und praktisch. Aber ist es auch immer sinnvoll? Gibt es einen Unterschied zwischen einem Gespräch aus dem Büro und dem von irgendwo unterwegs aus?

Obacht bei der Autotelefonie
Wer unterwegs im Auto telefonieren möchte, sollte in jedem Fall über eine Freisprechanlage verfügen. Ansonsten droht (zu Recht) ein Bußgeld plus 1 Punkt in Flensburg. Denn beim Autofahren gehören die Hände nun mal ans Steuer und nicht ans Handy. Dennoch ist es für viele unmöglich im Auto nicht zu telefonieren. Gerade bei Malern und Stuckateuren klingelt das Telefon, wenn sie unterwegs sind, scheinbar unaufhörlich. Und nicht immer ist „nur“ das Büro mit einer kurzen Nachfrage zu einer Sache dran. Häufig befinden sich auch Kunden und andere wichtige Geschäftspartner am anderen Ende der Leitung und wollen über wichtige Dinge sprechen, die größter Aufmerksamkeit und Konzentration bedürfen.

Schafft man es wirklich sich im Auto so zu konzentrieren wie im Büro? Ist man nicht abgelenkt vom Straßenverkehr? Irgendwas bleibt doch auf der Strecke. Entweder man ist zu 100% mit Autofahren und dem Verkehr beschäftigt, dann kann man dem Anrufer aber nicht zu 100% folgen und sich auf ihn konzentrieren. Oder es verhält sich genau anders herum. In jedem Fall, man ist abgelenkt und nicht richtig bei der Sache. Eigentlich macht es da nicht besonders viel Sinn tiefgehende Gespräche zu führen. Besser ist es mit dem Anrufer einen Telefontermin zu vereinbaren, wenn man wieder zurück im Büro ist und sich voll und ganz auf den Anrufer und dessen Anliegen konzentrieren kann. Das darf auch gerne genauso kommuniziert werden.

Auf der Baustelle – extremer Hintergrundlärm
Ähnlich verhält es sich mit Telefonaten, die einen auf Baustellen erreichen. Ertönt im Hintergrund extremer Bau- oder Maschinenlärm, der es schwierig macht den Gesprächspartner überhaupt zu verstehen, sollte ein Telefonat nicht wirklich geführt werden.

Dem Anrufer darf sofort nach Gesprächsannahme signalisiert werden, dass es gescheiter sei, das Telefonat zu einem anderen Zeitpunkt in aller Ruhe weiterzuführen. Alles andere macht eher weniger Sinn.

Jeder wird verstehen, dass eine derartige Situation kein vernünftiges Gespräch zustande kommen lässt. Man muss es nur richtig kommunizieren.

Keiner versteht den anderen richtig, laute Verbalaktionen  um doch irgendeine Information auszutauschen, machen nicht wirklich Sinn. Am Ende sind beide Seiten frustriert und haben gar nichts erreicht. Also, lieber nett und freundlich – aber durchaus bestimmt – darauf hinweisen, dass es gerade aufgrund extremer Geräusche schwierig sei, man aber gerne zurückrufe. Wichtig: Der Rückruf MUSS natürlich in jedem Fall erfolgen.

Unterwegs im Funkloch
Wer viel unterwegs ist, bewegt sich in unterschiedlichen Telefonnetzen. Und dass diese je nach Standort nicht immer flächendeckend sind, hat wohl jeder schon bemerkt. Der Anrufer hat also manchmal keine Chance einen zu erreichen. Wer ein Unternehmen führt, sollte in diesem Fall seine Mailbox eingeschaltet haben, die mit einer professionellen Sprachansage darauf hinweist, dass entsprechender Teilnehmer nicht erreichbar ist. Hier genügt keine Standardansage. Denn nichts ist ärgerlicher als die Ansage:  „Der Teilnehmer ist gerade nicht erreichbar“ ohne die Möglichkeit eine Nachricht zu hinterlassen. Eine professionell besprochene Mailbox beinhaltet den kompletten Firmennamen, Namen des Teilnehmers und einen netten Text, warum die Erreichbarkeit gerade nicht gewährleistet ist, aber dass man sich zeitnah bei entsprechendem Anrufer wegen dessen Anliegen melden wird. Wichtig und professionell: Die Mailbox darf regelmäßig abgehört werden, damit Kunden nicht zu lange auf ihren Rückruf warten müssen.

Stressiger Alltag
An manchen Tagen ist der Wurm drin, das kennt jeder. Zu viele Termine, zu wenige Stunden. Dazwischenkommende Handytelefonate machen scheinbar an solchen Tagen alles noch schlimmer. Deshalb macht es durchaus mal Sinn, sein Handy in gewissen Situationen auszuschalten, damit man sich ganz den wichtigen Dingen widmen kann, die eben anliegen. Eine Rufumleitung ins Büro ist daher sehr sinnvoll. Hier darf allerdings sichergestellt werden, dass das Telefon dort in jedem Fall besetzt ist bzw. ein ordentlich besprochener Anrufbeantworter vorhanden ist, der die Arbeit übernimmt. Kunden und Geschäftspartner, die anrufen, sollten auf keinen Fall mit einem ewig klingelnden Telefon „ins Leere laufen“. Nichts erscheint dann unprofessioneller und ärgerlicher als niemanden erreichen zu können oder eine Nachricht abzusetzen.

Grundsätzlich gilt: Smartphones sind praktisch, gar keine Frage. Doch es gibt Situationen, in denen es absolut sinnvoll ist, wichtige und anspruchsvolle Telefonate eher im Büro in aller Ruhe zu führen als „zwischen Tür und Angel“ unterwegs.