Telefon-Entlastung fürs Maler-Büro

Maler und Stuckateure aufgepaßt: Telefon-Entlastung fürs Büro mit dem Telefon-Assistenten der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM.Das Telefon klingelt schon wieder. Innerhalb der letzten fünf Minuten bestimmt zum sechsten Mal. Wer kann das jetzt schon wieder sein? Und was will er? Es meldet sich Herr Müller, der irgendwas von einem Angebot erzählt, das er mal vor drei Monaten bekommen haben will und das für ihn jetzt aktuell wird. Welcher Müller? Welches Angebot? In den letzten drei Monaten hat Malermeister Werth so viele Angebote geschrieben, da fällt ihm einfach nicht sofort ein, wer da spricht und was er diesem Herren angeboten haben könnte. Die Erinnerung läßt ihn komplett im Stich. Der Name „Müller“ hilft auch nicht wirklich weiter und eine Suche in der Computerdatei würde viel zu lange dauern. Peinlich! Er muß sich „outen“ nicht wirklich zu wissen, um was es eigentlich geht und wer da am anderen Ende des Apparates spricht. Ein unsicheres Gestammel und der Versuch aus der Nummer noch mal raus zu kommen, tun dann ihr übriges. Für den Kunden wirft das ein ziemlich schlechtes und unprofessionelles Licht auf die Arbeitsweise in diesem Betrieb.

Sofort sehen, wer anruft und alle Daten im Blick
In der heutigen Zeit müssen solche Gegebenheiten wirklich nicht sein. Wie schön wäre es doch, wenn bei einem eingehenden Anruf auf dem Computerbildschirm ein Fenster aufploppt, das sofort anzeigt, wer da genau anruft. Wenn dann noch weitere Informationen wie z.B. welches Angebot der Kunde zuletzt bekommen hat, ob es offene Rechnungen gibt oder der Inhalt des letzten Gesprächs sofort angezeigt stünden – ein Traum. Das alles ist kein Traum, sondern Realität. Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM erkennt bei einem Anruf den zur Rufnummer gehörenden Namen. Und nicht nur das. Zusätzlich werden alle wichtigen Informationen zu diesem Kunden aus der elektronischen Kundenakte gleich mit angezeigt. Damit sind alle Details griffbereit und immer sofort im Blick. Und das gibt einfach Sicherheit. Denken wir an unser Beispiel. Hätte Malermeister Werth all diese Informationen zur Verfügung gehabt, wäre ihm sofort klar geworden, daß Hermann Müller am Apparat ist. Ein älterer Herr, dem er vor ca. dreieinhalb Monaten ein Angebot über eine Wärmedämmung unterbreitet hatte. Hermann Müller legt großen Wert auf hochwertige Materialien. Alle diese Informationen hätte Werth auf einen Blick zur Verfügung gehabt. Die Unterhaltung hätte sofort auf einer ganz anderen Ebene begonnen. Und auch die weiteren Inhalte des Telefonates hätte Werth direkt im System als Gesprächsnotiz erfaßt. So sind sie für die Zukunft immer griffbereit, wenn man sie benötigt. Er hätte gleich die Auftragsbestätigung ausgedruckt und einen Termin für den Baustellenbeginn eingeplant. Ein perfekter Workflow eben, der die Arbeit im Tagesgeschäft extrem erleichtern kann.

Mit dem Telefon-Assistenten komfortabel telefonieren
Aber das ist noch nicht alles. Will Maler Werth an seinem Bürotag zum Beispiel alle offenen Angebote nachfassen. So müßte er sich nicht mehr die Finger wund wählen. In der elektronischen Kundenakte klickt Maler Werth einfach auf die Kachel mit dem Telefon-Symbol statt langwierig eine lange Rufnummer von Hand in sein Telefon einzugeben. Der Telefon-Assistent, eine Schnittstelle zwischen Software und Telefonanlage, baut direkt ein Telefonat zu dem Kunden auf. Ein Klick genügt.