Rechnungskontrolle ist Pflicht: Dem Finanzamt kein Geld schenken!

Rechnungskontrolle nicht vergessen. Dem Finanzamt kein Geld schenken. Versagt das Finanzamt einem Unternehmer den Vorsteuerabzug, ist das mehr als ärgerlich. Denn das kostet den Unternehmer bares Geld. Dreh- und Angelpunkt sind hierbei die vom Lieferanten erstellten Eingangsrechnungen. 

Finanzamt prüft Eingangsrechnungen
Ein Unternehmer kann die Umsatzsteuer, die ihm beim Erwerb von Lieferungen oder sonstigen Leistungen in Rechnung gestellt wird, als Vorsteuer abziehen, wenn die Leistung für sein Unternehmen erbracht worden ist und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Bei Betriebsprüfungen und Umsatzsteuer-Sonderprüfungen checkt der Prüfer daher Eingangsrechnungen sehr genau. Enthält eine Eingangsrechnung bestimmte nach dem Umsatzsteuergesetz erforderliche Pflichtangaben nicht oder sind diese unzutreffend, fehlt es an einer ordnungsgemäßen Rechnung als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Dem Unternehmer droht eine Rückzahlung der geltend gemachten Vorsteuer samt Verzinsung der Steuernachzahlung. Hier gehen die Beamten sehr gründlich vor, denn was dem Unternehmer als Formalismus erscheint, ist für den Staat ein lukratives Geschäft. Auch die Prüfung von formalen Rechnungsangaben gehört daher zur betrieblichen Rechnungskontrolle.

Sachliche und rechnerische Rechnungsprüfung
Jeder Unternehmer wird eine Rechnung auf seine sachliche Richtigkeit prüfen. Das versteht sich von selbst, denn kein Unternehmer wird eine Rechnung bezahlen, wenn die dort in Rechnung gestellten Waren nicht geliefert oder die Dienstleistung nicht erbracht wurde, die Preise nicht der Vereinbarung entsprechen oder die Anzahl der gelieferten und der berechneten Ware nicht überein stimmt. Hier spricht man von der sogenannten „sachlichen Rechnungsprüfung“. Eine sachliche Prüfung klärt daher insbesondere die folgenden Fragen:

  • Wurde der gelieferte Artikel bestellt?
  • Wurde der richtige Artikel geliefert?
  • Stimmt die Menge der gelieferten mit der berechneten Menge überein?
  • Stimmen vereinbarte und ausgewiesene Preise und Konditionen (Rabatt/Skonti) überein?

Werden diese vier Fragen mit „Ja“ beantworte, so wird in vielen Handwerksbetrieben ohne weitere Prüfung die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Doch eine solche Rechnungsprüfung ist unvollständig. Jeder Unternehmer sollte auch eine rechnerische Prüfung vornehmen, um später keine böse Überraschung zu erleben. In größeren Unternehmen wird dies in der Regel durch die Buchhaltung erledigt. In Handwerksbetrieben erledigt dies meist die Bürofachkraft oder der Chef selbst. Bei der rechnerischen Prüfung wird der Blick zum einen auf die rechtlichen Formalien einer Rechnung gerichtet und zum anderen auf die korrekte Summen- und Mehrwertsteuerberechnung. Eine rechnerische Prüfung umfasst daher insbesondere die folgenden Fragestellungen:

  • Wurden die Preise richtig berechnet und ausgewiesen?
  • Stimmt die Umsatzsteuerberechnung?
  • Stimmt der Rechnungsendbetrag?
  • Wurden Rabatt / Skonti richtig berechnet?
  • Ist die Rechnung formal richtig?

Vor allem der Prüfung von Rechnungsformalien wird in Kleinunternehmen leider oftmals keine große Bedeutung beigemessen. Das freut das Finanzamt, denn sind die Rechnungsangaben unvollständig oder fehlerhaft, führt genau dies zur Vorsteuerkürzung. Daher sollte jeder Handwerksbetrieb bei jeder Eingangsrechnung checken, ob tatsächlich alle erforderlichen Rechnungsangaben nach §14 Abs. 4 UStG vorliegen. Die folgenden Rechnungsangaben sollten auf jeder Lieferantenrechnungen zu finden sein:

  • Korrekte Adressdaten: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware oder  genaue Bezeichnung von Art und Umfang der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistung
  • Nettobetrag, nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt
  • Umsatzsteuersatz in Prozent, Umsatzsteuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Hinweis auf im Voraus vereinbarte Skonti oder Rabatte

Fehlt eine Rechnungsangabe oder ist diese falsch oder unvollständig, so sollte umgehend beim Lieferanten eine korrekte Rechnung angefordert werden. Getreu dem Motto: Erst prüfen, dann zahlen. Wer keine korrigierte Rechnung anfordert und die fehlerhafte Rechnung in die Buchhaltung übernimmt, riskiert die Vorsteuer. Denn fällt die Fehlerhaftigkeit der Rechnung erst bei der nächsten Betriebsprüfung auf und ist der Rechnungsaussteller nicht mehr am Markt tätig, ist es für eine Rechnungskorrektur zu spät und es verbleibt bei der Rückforderung der geltend gemachten Vorsteuer durch das Finanzamt.

Augen auf bei Bargeschäften über 150 Euro
Für Rechnungen über Kleinbeträge mit einem Bruttobetrag bis 150 Euro (§33 UStDV) gibt es nicht ganz so strenge Vorgaben. Hier kann auf bestimmte Angaben in der Rechnung verzichtet werden, so zum Beispiel auf Name und Adresse des Rechnungsempfängers. Das erleichtert die Abwicklung von Bargeschäften des täglichen Lebens. Je nach Bedarf kann dies schnell problematisch werden, so beispielsweise bei Elektroartikeln. Während eine Filterkaffeemaschine meist unter 150 Euro zu haben ist und daher ein ordnungsgemäßer Kassenbeleg ausreicht, sieht dies bei einem Kaffeevollautomaten ganz anders aus. Dieser kostet wesentlich mehr. Hier muss der Unternehmer darauf achten, dass ihm der Händler eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG ausstellt, das heißt unter anderem auch mit Name und Adresse des Unternehmens. Andernfalls ist der Vorsteuerabzug in Gefahr.

Lesbarkeit und Aufbewahrung gewährleisten
Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (§14b UStG). In dieser Zeit muss natürlich auch die Lesbarkeit garantiert sein. Vor allem Rechnungen auf Thermopapier, wie dies noch häufig bei Tankquittungen oder Kassenbelegen vorkommt, ist dies nicht immer zu gewährleisten. Sie verblassen mit der Zeit. Hier ist es ratsam eine Kopie zu fertigen oder den Beleg einfach zu scannen. 

Eine Rechnungskontrolle mit eingehender sachlicher und rechnerischer Prüfung ist auch einem Handwerksbetrieb dringend anzuraten, wenn der Unternehmer nicht Geld verschenken will.