Ordnung im Büro: Praktische Tipps zur direkten Umsetzung

Ordnung im Büro: Praktische Tipps zur direkten Umsetzung

Es hat nichts mit krankhafter Ordnungsliebe zu tun. Es gibt vielmehr handfeste Gründe, warum im Büro sichtbar Ordnung herrschen sollte. Ein unaufgeräumter Schreibtisch, eine überquellende Ablage mit erledigten und unerledigten Aufgaben, Paketlieferungen, die irgendwo abgestellt wurden – die Liste könnte endlos weitergeführt werden. Jeder kennt diesen Anblick. Und jeder weiß um die Wirkung, die ein solch unordentliches Büro ausstrahlt. Aber der Mensch verdrängt gerne unangenehme Dinge oder redet sie sich schön. Doch damit ist jetzt Schluss. Hier werden die Fakten beim Namen genannt und der Blick für die Büroordnung geschärft.

Bild nach außen: Der Kunde sieht alles
Im Malerbüro herrscht durchaus Kundenverkehr. Mal kommt ein Kunde unerwartet vorbei, um eine Rechnung zu begleichen, mal kommt ein Kunde zu dem vereinbarten Angebotsgespräch, mal um sich ein paar Mustertafeln anzuschauen. Das Ambiente und Umfeld eines Malerbetriebs, sei es im Büro, im Showroom oder auf dem Betriebsgelände, wird von Kunden durchaus wahrgenommen. Erleben diese dann unaufgeräumte Schreibtische, überquellende Papierkörbe, unordentliche Besprechungsräume oder verdreckte Firmenfahrzeuge, machen sie sich schnell ihr eigenes Bild vom Betrieb und das ist nicht positiv. Von der sich zeigenden „Ordnungsliebe“ wird auf die Qualität und vor allem Professionalität des Unternehmens geschlossen. Sichtbare Unordnung kann den Betrieb sogar den Auftrag kosten, denn bewusst oder unbewusst fürchtet der Kunde, die Auftragsausführung könnte im selben chaotischen Desaster enden.

Bild nach innen: Chaos im Kopf
Unordnung wirkt sich aber zugleich auch demotivierend auf die Büromitarbeiter und nicht zuletzt den Chef selbst aus, denn Unordnung verhindert, dass im Maler- und Stuckateurbüro effizient gearbeitet werden kann. Dokumente und Akten sind nicht oder nur schwer auffindbar, lange Suchzeiten die unweigerliche Folge. An ein strukturiertes Arbeiten ist nicht zu denken, denn Chaos im Büro sorgt auch für Chaos im Kopf. Ganz abgesehen davon sinkt der Spaßfaktor. In einem unaufgeräumten Büro macht es einfach keinen Spaß zu arbeiten und das hat weitreichendere Folgen als gedacht. Neben der sinkenden Arbeitsproduktivität, kann sich ständiges Unwohlsein schnell negativ auf das Arbeitsklima auswirken.

Diese Folgen wünscht sich kein Chef. Daher sollte der Malerunternehmer dafür Sorge tragen, dass in seinem Malerbüro wieder Ordnung herrscht. Genau dafür ist jetzt die Zeit gekommen.   

Stolperfallen entfernen
Was steht alles auf dem Boden im Flur oder im Büro, was da nicht hingehört? Genau mit dieser Frage sollte gestartet und ein Rundgang durchs Büro angetreten werden. Wird mit einem geschärften Blick der Rundgang angetreten, fallen in der Regel noch viel mehr Dinge auf, die umgeräumt, weggestellt oder entsorgt werden müssen.   

Schreibtische aufräumen
Ist der Bürorundgang abgeschlossen, sollte sich jeder Mitarbeiter seinem Schreibtisch widmen. Es wäre schön, wenn die Schreibtischplatte am Ende des Aufräumvorgangs gut sichtbar wäre. Dafür sollte ein organisiertes Ordnungssystem auf dem Schreibtisch etabliert werden. Seit Jahrzehnten bewährt hat sich dabei folgendes Ablagesystem: Posteingang – Postausgang – unerledigt. Die Unterlagen sollten konsequent dort abgelegt werden, wo sie hingehören. Nur so ist ein dauerhafter Überblick garantiert. Übrigens: Papiergebundene Dokumente, die intern abgelegt werden, sollten nicht erst noch auf dem Schreibtisch zwischengelagert werden, sondern sofort ihren Weg in die Akte oder den Ordner finden.

Tipp: Wer jeden Abend seinen Schreibtisch checkt und entsprechend aufräumt, bringt grundsätzlich Struktur und Ordnung in seinen Alltag.

„Ablage P“ nutzen
Auf dem Schreibtisch tummelt sich Vieles, das sich längst erledigt hat oder das niemanden interessiert. Das fängt schon bei der Tagespost an. Werbung, die nicht von Interesse ist, sollte direkt im Papierkorb entsorgt werden. In die „Ablage P“ gehört alles, wofür keine weitere Verwendung mehr besteht. Aber Achtung: Immer darauf achten, dass zum Beispiel Fehldrucke von Angeboten, Kostenvoranschlägen, Briefen oder sonstiges, auf denen personenbezogene Daten wie Kundenadressen vermerkt sind, aus Datenschutzgründen im Papierschredder zu landen haben. Daher sollte ein solcher vor allem vom Chef-Schreibtisch nicht allzu weit entfernt stehen.  

Schreibtischzubehör im Visier
Das Festnetztelefon, das auf dem Schreibtisch steht, spricht oft Bände über die Ordnungs- bzw. Sauberkeitsliebe des Unternehmens. Gleiches gilt für das Display des PC-Bildschirms. Fingerfett und Staub sollten bei beiden Geräten von Zeit zu Zeit ins Visier genommen werden.  

Auf Sauberkeit achten
Ordnung und Sauberkeit sind wie ein siamesischer Zwilling. Sie sind untrennbar miteinander vereint. Daher versteht es sich von selbst, dass in einem ordentlichen Büro weder auf Schreibtischen noch auf Besprechungstischen Brotkrümel von der Frühstückspause etwas zu suchen haben noch Flecken von Wasser, Kaffee oder sonstigen Getränken zu finden sein sollten. Das stille Örtchen sollte ebenfalls regelmäßig auf Sauberkeit kontrolliert werden, denn nicht nur Mitarbeiter auch Kunden müssen dieses vielleicht nutzen. Und ein Frühjahrsputz tut so manchen Fenstern ebenfalls gut, damit der Blick nach draußen wieder frei gegeben wird. Letztendlich gehört Sauberkeit in allen Bereichen zum betrieblichen Erscheinungsbild. 

Das eBüro nicht vergessen
Ordnung im Büro heißt übrigens nicht nur für Ordnung in den Büroräumen zu sorgen. Die analoge Papierflut wird immer weniger – die digitale keinesfalls. Hier hat sich einfach etwas verschoben. Und nur weil sich das eBüro im Computer versteckt hält und für Dritte wie einen Kunden nicht sichtbar ist, ist es nicht weniger wichtig. Denn auch hier gilt: Wer hier nicht über ein geordnetes Ablagesystem verfügt und Ordnung hält, verliert den Überblick und hat Chaos nicht nur im Computer, sondern auch im Kopf. Digitale Lösungen helfen, alle digitalen Dokumente perfekt zu verwalten, sodass auch im eBüro keine langen Suchzeiten entstehen, sondern durch ein organisiertes Ablagesystem das gesuchte Dokument schnell im Zugriff ist. 

Wer sein Büro, egal ob analog oder elektronisch, ordentlich strukturiert, kann erfolgreich ins neue Jahrzehnt starten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Alles ist sofort parat, es kann effizienter gearbeitet werden, weil ständige Ablenkungen durch Suchen wegfallen. Zudem fühlt man sich mental einfach viel „aufgeräumter“.

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