Mit Routinen zum Erfolg: 5 Tipps für mehr Struktur im Arbeitsalltag

Mit Routinen zum Erfolg: 5 Tipps für mehr Struktur im Arbeitsalltag

Wer einen Auftrag an Land gezogen hat, kann sich meist sehr glücklich schätzen. Und auch wenn alles perfekt und reibungslos abläuft – an einer entscheidenden Stelle hakt es dann doch oft in vielen Malerbetrieben. Obwohl die Arbeiten perfekt ausgeführt wurden und der Kunde sich sehr zufrieden zeigt, obwohl alle Teilrechnungen ebenfalls gestellt und diese auch vom Kunden bezahlt wurden, lässt trotzdem immer wieder die Schlussrechnung auf sich warten. Auf der Baustelle abgeschlossene, aber noch nicht endabgerechnete Aufträge finden sich in vielen Malerbüros zuhauf. In Zeiten voller Auftragsbücher werden sie vor sich her geschoben und irgendwann „vergessen“.  

Durch diese Arbeitsweise verlieren Maler- und Stuckateurbetriebe jede Menge Geld. Geld, auf das es ankommt. Denn ein Auftrag ist erst mit der Schlussrechnung wirklich abgeschlossen, ganz abgesehen davon, dass der Gewinn eines Auftrags oft genau in dieser besagten Schussrechnung liegt. Über die Gründe, warum dies so ist, kann man sicher streiten. Fakt ist jedoch, sie lassen sich abstellen. Mit festen Routinen, einer organisierten Struktur im Büro und den richtigen Werkzeugen.

Die Macht der Routine
Routinen sind dazu da, sich an immer wieder gleichen Arbeitsabläufen zu orientieren. So bringt man gewisse Strukturen in sein Tagesgeschehen und weiß, dass bei wiederholten Abläufen eine bestimmte Qualität vorzufinden ist. Routinen sorgen zudem dafür, dass gewisse Abläufe zu Gewohnheiten werden, sich einfach mit der Zeit etablieren und man dadurch weniger vergisst. Die betriebliche Digitalisierung hilft dabei, neue Routinen zu entwickeln und damit den Arbeitsalltag im Malerbetrieb besser zu strukturieren.  

Routine im Arbeitsalltag hilft bei der schnellen und effizienten Erledigung anfallender Aufgaben. Fehlt die Routine dreht man sich oft und gerne im Kreis und findet kein Ende. Nur eine von Routinen geprägte Auftragsabwicklung führt zu einer zeitnahen Schlussrechnung, mit der der Auftrag seinen endgültigen Abschluss findet.

Routine-Tipp 1: Feste Bürozeiten etablieren
Das Malerhandwerk ist von vielen kleinen Unternehmen geprägt, in denen der Chef als Inhaber noch selbst mitarbeitet. Da wird die zusätzliche Büroarbeit zur täglichen Herausforderung. Wer von vorneherein für sich selbst bestimmte vorher festgelegte Bürozeiten einplant, nimmt sich damit vor, zu genau diesen Zeiten angehäufte Tätigkeiten abzuarbeiten. Das können bestimmte Tage oder auch nur Stunden sein, in denen Aufmaße, Rechnungen, Aufträge etc. explizit abgearbeitet werden, so dass einfach nichts mehr aufgeschoben wird oder auf dem „großen Stapel“ landet.
Wer nämlich immer nur dann Bürozeit ganz zufällig einschiebt, wenn er eh gerade mal Luft hat, weil ein Termin ausgefallen ist oder auf der Baustelle alles reibungslos abläuft, läuft Gefahr, wichtige Dinge einfach zu verbummeln. Wer sich diese Zeiten als feste Routine einplant, gewöhnt sich irgendwann daran, so wie an das tägliche Zähneputzen und macht es ganz automatisch.

Routine-Tipp 2: Mit dem Aufmaß starten
Das Aufmaß sollte zu einer weiteren Routine werden und zwar schon am Anfang und nicht erst am Ende eines Auftrags. Immer dann, wenn ein Angebot abzugeben ist, sollte es zu einer Routine werden, sogleich ein vollständiges Aufmaß zu erstellen und sich nicht denken: „Ach, mit dem Aufmaß hab‘ ich ja noch Zeit bis zur Schlussrechnung.“ Mit den heutzutage am Markt etablierten Aufmaßlösungen wie BILDaufmaß oder CATSmobil geht die Aufmaßerstellung extrem einfach und schnell von der Hand und gibt dem Unternehmer Sicherheit von Anfang an. Eine solide Angebotskalkulation setzt immer ein genaues Aufmaß voraus.

Routine-Tipp 3: Umgang mit Zusatzarbeiten standardisieren
Auf jeder Baustelle fallen Regiearbeiten an, also Tätigkeiten, die nicht Bestandteil des Angebots waren, aber dennoch bearbeitet werden müssen. Diese sollten natürlich auch zur Abrechnung gebracht werden. Denn auch hier liegt bares Geld, das einem nicht durch die Lappen gehen darf. Damit das nicht passiert, sollten alle Mitarbeiter angehalten werden, diese zusätzlichen Arbeiten entsprechend zu notieren. Das kann ganz „old school“ auf Papier erfolgen oder mit modernen Systemen wie CATSbauzeit von C.A.T.S-Soft. In der digitalen Zeiterfassung werden Regiearbeiten notiert und landen automatisch im Büro. Zudem können die Arbeiten mit einen Foto dokumentiert und sogleich vom Auftraggeber abgezeichnet werden. Wer so arbeitet, muss am Abrechnungstag nicht mehr mühsam die einzelnen Zusatzarbeiten zusammentragen. Sie liegen alle schon vor.

Routine-Tipp 4: Rechnungen zeitnah stellen
Fertige Arbeiten sollten zudem zeitnah nach Fertigstellung in Rechnung gestellt werden. Dies gilt für Teilrechnungen wie für Schlussrechnungen. Das bringt zeitnah Geld aufs Konto und erzeugt beim Kunden einen überaus professionellen Eindruck, den er gegenüber dem Unternehmen gewinnt. Doch häufig werden Schlussrechnungen über Monate liegen gelassen. Warum? Gerne werden Zeitprobleme ins Feld geführt. Doch es ist kein Zeitproblem. Es ist ein Organisationsproblem.

Zu einer guten Organisation gehört, dass mit Auftragsende alle wesentlichen Informationen für die Schlussrechnung griffbereit vorliegen. Dazu gehören vor allem die Kenntnis über alle ausgeführten Regiearbeiten, Nachträge und die Massen. Wer die Tipps 2 und 3 in seinem Unternehmen zur Routine werden lässt, verfügt bei Auftragsende über genau dieses Wissen. In diesen Betrieben dürfte die zeitnahe Rechnungstellung relativ schnell zu einer weiteren Routine werden.

Routine-Tipp 5: Der Klick, der vor dem Vergessen schützt
Wie viele Aufträge aus den letzten Jahren wurden bis heute nicht schlussgerechnet? Diese Frage sollte jeder Malerunternehmer einmal für sich beantworten. Jeder nicht abgerechnete Euro ist verschenktes Geld. Wer sich also als weitere Routine vornimmt, bei abgeschlossenen Projekten die letzte Rechnung, also die Schlussrechnung innerhalb von zwei Wochen zu stellen, ist ebenfalls einen Schritt weiter. Oft geraten nach Auftragsabschluss diese Aufträge völlig aus dem Blick. Das darf nicht sein. Die betriebswirtschaftliche Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM lässt den Malerunternehmer nicht im Regen stehen, sondern zeigt ihm genau, welches Projekt bereits vollständig abgeschlossen und bei welchem Projekt noch die Endrechnung geschrieben werden muss. So lassen sich schnell alle noch nicht schlussgerechneten Aufträge anzeigen. Wer die zeitnahe Endabrechnung nicht zur Routine macht, sollte zumindest routinemäßig einen Blick auf diese Projekt-Selektion werfen und handeln.