Kick-off-Meeting: Die Baustellenbesprechung

Kick-off-Meeting: Die BaustellenbesprechungWas bei Großbaustellen eine Selbstverständlichkeit ist, wird bei Privatbauten oft vernachlässigt. Die Rede ist von regelmäßigen „Baustellenbesprechungen“. Doch auch der Neubau oder die Sanierung von Einfamilienhäusern muss koordiniert werden. Sind die einzelnen Gewerke nicht perfekt aufeinander abgestimmt, führt dies in den einzelnen Betrieben zwangsläufig zu Planungsunsicherheiten. Das kostet Zeit und damit Geld. Zeit, von der Handwerker ohnehin zu wenig haben, und Geld, das niemand bezahlt. Das muss nicht sein.

Bauleitung als Koordinationsstelle der Handwerker
Grundsätzlich hat jedes Bauprojekt einen Bauleiter. Dieser ist für die Koordination der Arbeiten zuständig. Dafür hat er zu einer Baustellenbesprechung einzuladen und Kontakt zu den Handwerkern zu halten. Kann der Zeitplan nicht gehalten werden und verzögert sich dadurch der Arbeitsbeginn anderer Gewerke, hat er unverzüglich die Betroffenen in Kenntnis zu setzen. Ihm kommt die Leistungsfunktion zu. Bei ihm laufen alle Fäden zusammen. Soweit die Theorie.

Handwerker leidet unter schlechter Koordination
Manchmal wird ein Bauleiter aber seiner Funktion nicht gerecht, weil er zu viele parallel laufende Baustellen hat, um die er sich kümmern muss. Manchmal gibt es auf Privatbaustellen zum Beispiel bei Umbauten oder Sanierungen gar keinen Bauleiter. Da schwingt der Bauherr selbst das Zepter und ist mit der Baustellenkoordination überfordert. Und so kommt es wie es kommen muss: Es fehlt an konkreten Absprachen und es erfolgt keine Abstimmung. Schnell herrschen Chaos und Durcheinander. Zeit- und Ablaufpläne geraten durcheinander. Das kostet jede Menge Zeit und Nerven.

Die Lösung: Kick-off-Meeting mit Handwerkskollegen
Trifft ein Malerunternehmer auf eine derart „führungslose“ Baustelle, bleibt ihm nur eins zu tun. Er muss selbst das Heft in die Hand nehmen und die Koordinationsarbeit übernehmen. Das kostet zwar zunächst einmal seine Zeit. Dafür bekommt er aber Planungssicherheit und genau diese Planungssicherheit ist für die eigene Betriebsorganisation enorm wichtig. Denn nur so können  nutzlose Anfahrtszeiten oder Abstimmungsprobleme mit anderen Gewerken, die häufig zu Doppel- und Nacharbeiten führen, vermieden werden.

Ziele eines Kick-off-Meetings
Ein solches Meeting muss nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, es sei denn, es gibt bereits Probleme, über die gesprochen und die gelöst werden müssen. Ansonsten geht es darum, sich kennen zu lernen und Absprachen zu treffen. Gleich zu Beginn sollten Kontaktdaten ausgetauscht werden. Dem Handwerkskollegen sollten Festnetz-, Mobilnummer und E-Mail-Adresse bekannt sein. Die Übergabe einer Visitenkarte ist in den meisten Fällen ausreichend. Der Austausch von Kontaktdaten ermöglicht eine reibungslose Kommunikation und Abstimmung untereinander. Des Weiteren muss die Arbeitsabfolge  besprochen und zeitlich festgelegt werden. Absprachen geben schließlich Planungssicherheit.

Vorteile eines Kick-Off-Meetings
Sind Zuständigkeiten und Arbeitsumfang klar definiert, entfallen Missverständnisse. Dadurch werden Doppelarbeiten sowie Nacharbeiten vermieden und die Fehlerquote gesenkt. Der kollegiale Umgang wird durch eine solche Besprechung gefördert. Wer sich persönlich kennt, kommuniziert leichter und schneller miteinander. Und genau das ist für einen störungsfreien Baustellenablauf immens wichtig. Kommt es zu Zeitverzögerungen, aus welchen Gründen auch immer, hat dies unverzüglich den Folgegewerken mitgeteilt zu werden. Wer sich hingegen nicht an Absprachen hält oder den Zeitplan torpediert und damit andere in Bedrängnis bringt, wird langfristig in seinem Kollegenkreis keine Fürsprecher oder Freunde finden. Und ist der Ruf erst ruiniert, wird zwangsläufig die Auftragslage leiden.

Gutes Miteinander steht für Baustellenerfolg
Ein gutes Miteinander der Handwerksunternehmer führt zwangsläufig auch zu einem gewerksübergreifenden, guten Miteinander der Mitarbeiter. Ist die Stimmung auf der Baustelle gut, wirkt dies wie ein Motivationsturbo. Mitarbeiter unterstützen sich gegenseitig, helfen sich mit Werkzeugen aus oder legen beim Kollegen mal kurzzeitig mit Hand an. Die Arbeit macht mehr Spaß und das zeigt sich auch im Arbeitsergebnis. Vorarbeiter sprechen sich „auf dem kleinen Dienstweg“ untereinander ab. Es wird im wahrsten Sinne des Wortes Hand-in-Hand gearbeitet. Läuft die Baustelle rund, freut dies nicht nur die Handwerker, sondern auch den Bauherrn. Und ein zufriedener Bauherr zahlt am Ende gerne die Handwerkerrechnung.