Der Schein trügt: Vorsicht bei Rechnungen, die keine sind

Fake-Rechnung: Vorsicht bei Rechnungen, die keine sindFast jedem Unternehmen ist schon einmal eine vermeintliche Rechnung ins Haus geflattert, die erst auf den zweiten Blick offenbarte, dass es sich um gar keine Rechnung handelt. Solche Fake-Rechnungen sind auch derzeit wieder im Umlauf. Ein Versender von Rechnungen, die keine sind, ist beispielsweise die OfficeSoftware Direct. Auf dem Postweg erreicht den Empfänger ein Schreiben aus Barcelona. Auf den ersten Blick gleicht das Schreiben einer Zahlungsaufforderung, sprich einer Rechnung für Office-Software, die offensichtlich als Download bereitgestellt wird. 

Fake-Rechnung: Vorsicht bei Rechnungen, die keine sindDer Schein trügt
Was rein optisch wie eine Rechnung aussieht, ist keine Rechnung im üblichen Sinne. Vielmehr handelt es sich um ein in einem Rechnungsdesign verpacktes Kaufangebot. So auch in dem benannten Beispiel. Versteckt im Ultra-Kleingedruckten wird darauf hingewiesen, dass es sich eben um ein Angebot und keine Rechnung handelt. In Englisch abgefasst findet sich im Kleingedruckten der folgende Hinweis: „This is (…) not a bill, invoice or statement of payment due. You are under no obligation to make any payment unless you accept this offer.“  Keine Rechnung, sprich keine Zahlungsaufforderung bedeutet in einem solchen Fall: Das Schreiben sollte gleich den Weg in den Papierkorb finden.

Rechnungsprüfung
Damit eine solche Fake-Rechnung im stressigen Arbeitsalltag nicht einfach mal durchrutscht und versehentlich bezahlt wird, ist das A und O eines jeden Zahlvorgangs die vorhergehende Rechnungsprüfung. Zwar ist der Erhalt von Auslandsrechnungen für einen Handwerksbetrieb heutzutage nichts Ungewöhnliches mehr. Durch das Internet ist die Welt zu einem Dorf geworden. Einkäufe werden national und international getätigt. Die Alarmglocken sollten aber schrillen, wenn der Lieferant im Haus nicht bekannt ist.

Vor dem Hintergrund der sachlichen Rechnungsprüfung ist stets zu klären, ob die ausgewiesene Ware tatsächlich bestellt wurde und die Preise der Vereinbarung entsprechen. Anhand der Bestellung müssen diese Fakten geprüft werden bevor eine Rechnung zur Zahlung angewiesen wird. Dies gilt im Übrigen für jede Rechnung. Denn schließlich können auch berechtigte Rechnungen fehlerbehaftet sein. 

Vier-Augen-Prinzip
Getreu dem Motto „Vier Augen sehen mehr als zwei“ hat sich das Vier-Augen-Prinzip bei der Rechnungskontrolle und Zahlungsfreigabe bewährt. So lässt sich das Fehlerrisiko erheblich reduzieren. Eine zweite Person, in kleinen Handwerksbetrieben der Chef, bekommt die geprüfte Rechnung vorgelegt. Lassen sich keine Unstimmigkeiten feststellen, gibt die zweite Person die Rechnung zur Zahlung frei. Werden in einem Betrieb so gewissenhaft Rechnungen geprüft, sollten Fake-Rechnungen in diesem Betrieb keine Chance auf Erfolg haben. 

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