Chef-Sein ohne Magenschmerzen

Chef-Sein ohne Magenschmerzen - Zeitmanagement

Sodbrennen, Völlegefühl,  Magendrücken – für viele Maler-Unternehmer sind das keine unbekannten Phänomene. Sie leben tagtäglich mit diesen Symptomen. Die Ursachen können vielfältig sein und sollten ärztlich abgeklärt werden. Doch in vielen Fällen ist schnell klar: Der Auslöser ist Stress.

Standby macht krank
Eine 60-Stunden-Woche und mehr ist für viele Maler-Unternehmer normal. Da wird von Baustelle zu Baustelle gefahren. Nur allzu oft muss der Chef im übertragenen Sinn Feuerwehr spielen und so manchen Brand löschen. Viele Betriebsinhaber arbeiten auf der Baustelle noch mit. Im Büro bleibt die ganze Arbeit dann liegen. Der Bürokram wird nach Feierabend und am Wochenende erledigt. Die Probleme nimmt man zu allem Überdruss auch noch mit nach Hause, denn vom Kopf her abschalten, das gelingt nur den wenigsten Führungskräften.

Doch täglich 24-Stunden im Standby-Modus, das können nur technische Geräte leisten, also ein Fernseher, ein Computer, ein Drucker oder ein Kopierer. Aber der Chef ist kein technisches Gerät, er ist ein Mensch. Ein Mensch, der dauerhaft „unter Strom steht“, hält eine solche Arbeitsbelastung nicht aus. Chronischer Stress macht krank.

Doch was kann der Betroffene dagegen tun? Die Lösung: Er muss mit seiner Zeit besser und vor allem bewusster umgehen. Hier spricht man auch gerne von „Zeitmanagement“. Klingt kompliziert, ist es aber gar nicht. Und es ist auch keine neue wissenschaftliche Erkenntnis, sondern eine Frage von persönlicher Einstellung und Organisation.

Arbeitszeit ist Lebenszeit
Es ist wichtig, dass Arbeit nicht frustriert, sondern Spaß macht. Dafür bedarf es einer positiven Einstellung zur eigenen Arbeit. Wer gefühlt tausend Aufgaben vor sich her schiebt, wird seiner Arbeit nur schwer etwas Positives abgewinnen können. Frustration macht sich breit. Wer am Abend das Gefühl hat, nichts Produktives geleistet zu haben, sondern nur im Krisenmodus unterwegs war, der wird dringend umdenken müssen. Auch Chefs brauchen Erfolgserlebnisse. Nur dann bleibt die Leidenschaft für das Chef-Sein erhalten. Nur dann macht Arbeit Spaß und nicht krank. 

Zeitmanagement ist Selbstmanagement
Die Kunst besteht darin, zu lernen, mit der eigenen Zeit vernünftig umzugehen. Und das ist eine Frage der Selbstorganisation. Am frühen Morgen werden die Malergesellen zur Arbeit eingeteilt. Der Chef sagt ihnen, welche Arbeit sie an diesem Tag auf welcher Baustelle in welcher Zeit zu erledigen haben. Jetzt weiß jeder, was von ihm erwartet wird. Erfüllt der Geselle diese Erwartungen, ist er am Ende des Tages stolz auf sich und sein Arbeitsergebnis. Und der Chef? Weiß auch er, welche Aufgaben und Termine an diesem Tag für ihn anstehen und was am Abend erledigt sein muss? Hat er einen Überblick über all seine Termine und Aufgaben? Hat er Tagesziele?

Druck herausnehmen: Prioritäten setzen
Was für die Gesellen gilt, gilt auch für den Chef. Das heißt: Nicht blind in den Tag hineinstolpern, sondern sich schon frühmorgens einen Überblick über die anstehenden Aufgaben des Tages verschaffen. Diese Zeit ist keine verlorene Zeit, sondern verschafft Zeit. Eine Faustregel besagt, dass bereits zehn Minuten Planung circa eine Stunde Zeit sparen kann. Es gibt wichtige und eilige Aufgaben, die ausschließlich vom Chef erledigt werden können. Was wichtig ist, hat der Chef aber nicht nach seinen Vorlieben zu entscheiden. Nicht der Spaß- oder Lustfaktor ist hier maßgebend, sondern die objektive Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgabe. Wer seine Mitarbeitern lieber – ohne Not – auf der Baustelle besucht und im Büro das Schreiben der Schlussrechnung liegen bleibt, macht etwas falsch. Er setzt schlichtweg falsche Prioritäten. Und immer daran denken: Nicht jede Aufgabe muss der Chef selbst erledigen. Er muss seinen Mitarbeitern vertrauen, ihnen Aufgaben überlassen und nur noch das Arbeitsergebnis kontrollieren. Wer delegieren kann, verschafft sich selbst Zeit für die wichtigen Dinge, die nur er erledigen kann.

Diszipliniert sein: Informationsflut lenken
Immer und überall erreichbar sein, sich permanent mit Dritten austauschen können, das ist das digitale Zeitalter. Ein Leben ohne Smartphones können sich viele Menschen nicht mehr vorstellen. So geht es auch den meisten Maler-Unternehmern. Doch dieses Leben hat auch seine Schattenseiten. Permanente telefonische Erreichbarkeit birgt die Gefahr, dass Mitarbeiter wegen jeder Kleinigkeit anrufen. Das ist bequem, denn so muss der Geselle selbst nicht mehr mitdenken. Wann ein „Hilferuf“ abgesetzt werden muss, sollte der Chef mit seinen Mitarbeitern ausführlich besprechen. Der Chef ist schließlich nicht „Mädchen für alles“.

Ein weiteres Problem: Chefs, die in sozialen Netzwerken unterwegs sind, empfangen permanent Nachrichten, Posts, Tweets und so weiter. Ohne WhatsApp, Facebook, und Twitter fühlt sich so mancher fast nackt. Aber all diese Nachrichten zu checken, kostet Zeit. Zeit, die am Ende des Tages fehlt. Bei 30 Nachrichten am Tag und einer Beschäftigungszeit von nur zwei Minuten pro Nachricht, geht allein eine ganze Zeitstunde verloren. Wer permanent sein Smartphone nach Nachrichten checkt, wird zudem von seiner Arbeit abgelenkt. Darunter leidet die Produktivität. Um diesem Teufelskreis zu entgehen und sich ganz auf seine Arbeit konzentrieren zu können, sollten solche Nachrichten nicht laufend, sondern nur zu bestimmten Zeiten kontrolliert werden. Während früher in der Kaffeepause ein Blick in die Lokalzeitung geworfen wurde, wandert der Blick heutzutage beim Kaffeetrinken aufs Smartphone. Übrigens: Was für den Chef gilt, sollte erst recht für Mitarbeiter gelten. Permanente Nachrichten-Checks auf der Baustelle sind ein absolutes No-Go.

Auch die Flut an E-Mails, die einen Chef täglich erreicht, ist zeitraubend. Die menschliche Neugier ist groß und so wird nur allzu oft in Minutenabständen der elektronische Posteingang kontrolliert. Auch hier gilt: Am besten Zeitfenster einrichten, in denen E-Mails gecheckt und sofort bearbeitet werden.

Kraft sammeln: Pause machen
Wer arbeitet, muss auch Pause machen. Zeiten der Anspannung müssen zwangsläufig Zeiten der Entspannung folgen. Rituale können einem dabei helfen. Dies kann zum Beispiel eine feste Mittagspause sein. Eine Stunde Mittagspause, einfach mal abschalten von dem morgendlichen Rummel im Betrieb, kann Wunder wirken. Bei einer leckeren Mahlzeit zur Ruhe kommen, das ist für Körper und Seele immens wichtig. Natürlich müssen die Mitarbeiter dieses Ritual kennen und wissen, dass dem Chef die Mittagspause „heilig“ ist. Störungen und Handyanrufe sind in dieser Zeit nicht gewünscht.

Sportlichen Betätigungen können ebenfalls helfen, Druck abzubauen. Der Kopf wird wieder frei und kann sich neuen Aufgaben widmen. Oft reicht schon ein kleiner Spaziergang am Abend. Einfach ausprobieren.

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