Ein bürokratisches Ei hatte der Gesetzgeber den Arbeitgebern vor gut zwei Jahren ins Nest gelegt. Denn seit Juli 2023 bestimmt sich die Höhe des Pflegeversicherungsbeitrags für einen Beschäftigten danach, wie viele Kinder er hat und ob diese unter 25 Jahren sind. Beschäftigte mit Kindern erhalten je Kind unter 25 Jahren einen Abschlag in Höhe von 0,25 Beitragssatzpunkten, wobei es ab dem fünften Kind bei einer Entlastung von summiert einem Beitragssatzpunkt bleibt. Diese individuelle Beitragssatzberechnung soll zu einer monetären Entlastung der Eltern in der Zeit aktiver Kindererziehung beitragen. Malerblog.net berichtete.
Da je nach Kinderzahl unterschiedliche Pflegeversicherungsbeiträge erhoben werden, muss die Anzahl der Kinder angegeben und nachgewiesen werden. Hierfür wird ab dem 1. Juli ein digitales Nachweisverfahren verpflichtend eingeführt.
Übergangszeitraum endete am 30. Juni 2025
Da der Arbeitgeber für eine korrekte Lohnabrechnung verantwortlich ist, muss er die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder für jeden Beschäftigten nachweislich kennen. Dass die Ermittlung dieser Fakten nur mit erheblichem Aufwand zu bewerkstelligen ist, liegt auf der Hand. Daher hatte der Gesetzgeber für einen Übergangszeitraum ein vereinfachtes Nachweisverfahren ermöglicht. In diesem Zeitraum konnte der Arbeitgeber auf eine Selbstauskunft der Beschäftigten zurückgreifen und dies entsprechend dokumentieren. Dieser Übergangszeitraum endete am 30. Juni 2025.
Digitales Nachweisverfahren seit 1. Juli 2025
Seit dem 1. Juli 2025 haben Arbeitgeber an dem digitalen Nachweisverfahren teilzunehmen. Mit diesem werden die Daten zu den berücksichtigungsfähigen Kindern in digitaler Form dem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Dies erfolgt über die Entgeltabrechnungssysteme oder das SV-Meldeportal. Für Bestandsfälle, also alle Beschäftigten, die schon vor dem 1. Juli 2025 beim Arbeitgeber in einem laufenden Beschäftigungsverhältnis stehen, hat der Arbeitgeber einen Initialabruf vorzunehmen. Von der Meldestelle erfolgt automatisch eine Rückmeldung, wenn in Folge ein berücksichtigungsfähiges Kind dazukommt oder wegfällt.
Zusätzliche manuelle Nachweise
Zurückgemeldet werden allerdings nur Kinder, die beim Finanzamt steuerlich erfasst sind. Dies ist aber bei Adoptiv-, Stief- oder Pflegekinder sowie im Ausland lebende Kinder nicht immer der Fall, so dass das Bundeszentralamt für Steuern hier keine Daten liefert. Es empfiehlt sich daher in enger Abstimmung mit dem Steuerberater eine Vorgehensweise festzulegen, sodass in solchen Fällen unter Vorlage entsprechender Nachweise eine manuelle Erfassung erfolgen kann.
Erfolgt die Abrechnung nicht über eine Steuerkanzlei, sondern im eigenen Lohnbüro empfiehlt sich die Kenntnisnahme der vom GKV-Spitzenverband herausgegebenen Dokumentation „Grundsätzliche Hinweise: Differenzierung der Beitragssätze in der Pflegeversicherung nach Anzahl der Kinder und Empfehlungen zum Nachweis der Elterneigenschaft vom 31. März 2025“ (<- externer Link).