5 Tipps für das korrekte Schreiben von Geschäftsbriefen

5 Tipps für das korrekte Schreiben von Geschäftsbriefen

Geschäftsbriefe sind längst noch nicht aus der Mode gekommen. Nicht alles, was täglich an geschäftlicher Korrespondenz anfällt, lässt sich in eine E-Mail fassen. Anlässe für solche Briefe gibt es viele. Sie reichen von Einladungen, zum Beispiel zum Betriebsjubiläum, über Beileidsbekundungen, Geburtstagsgrüßen bis hin zu Anschreiben zu Angeboten oder Rechnungen oder einem netten Dankeschön-Brief. Jeder Betrieb verfügt daher über einen Firmenbriefbogen, auf dem Briefe mit geschäftlichem Inhalt abgefasst werden.

Über diesen Briefbogen wird bereits der äußere Rahmen vorgegeben. Oft wird er von einem versierten Grafikbüro gesetzt, das die Aufbauregeln zu Briefkopf und -fuß kennt und den Briefbogen professionell, ansprechend und mit allen erforderlichen Angaben versehen gestaltet. Daher ist der Briefbogen nicht Gegenstand der weiteren Betrachtung. Es geht vielmehr um Regeln, die nicht jeder kennt oder die aus Nichtwissen einfach fehlerhaft angewendet werden. Im Zeitalter von E-Mails und kurzen, formlosen Messenger-Nachrichten sind viele Regeln, die für Geschäftsbriefe gelten, auch im Büro nicht mehr bekannt. 

TIPP 1: Mustervorlagen helfen, richtig zu formulieren
Wie wird was formuliert? Was ist inhaltlich zu beachten? Konkret: Was muss wie in einer Bedenkenanmeldung stehen? Wie formuliere ich eine Behinderungs- oder eine Fertigstellungsanzeige? Wie verfasse ich ein Anschreiben zu einem Angebot? Mit welchen Worten fordere ich die Rückgabe der Bürgschaftsurkunde? Diese und viele Fragen mehr stellen sich in einem Malerbüro täglich aufs Neue. Natürlich sind Formulierungen immer auch Geschmackssache. Nicht jeder wählt die gleichen Worte für das gleiche Anliegen. Doch Büroarbeit geht wesentlich schneller von der Hand, wenn bei Standardschreiben auf Mustervorlagen zurückgegriffen werden kann. Mustervorlagen sind fix und fertig formulierte Texte, die genauso übernommen oder nach eigenem Geschmack abgeändert oder ergänzt werden können. Solche Musterbriefe können vielfach gegen Entgelt gekauft werden. Aber auch Handwerkskammern stellen sie oft ihren Mitgliedern zur Verfügung oder sie werden wie bei der betriebswirtschaftlichen Maler-Software C.A.T.S.-WARICUM für die tägliche Anwendung im Malerbüro mitgeliefert. Darüber hinaus kann sich jeder Betrieb seine eigenen Musterschreiben erarbeiten und ablegen, so geht’s beim nächsten Mal mit der Bearbeitung wesentlich schneller.  

Tipp 2: Mit „zu Händen“ den Empfänger hervorheben  
Werden Mustervorlagen genutzt, geht die Bearbeitung eines Vorgangs zwar ruckzuck, dennoch muss der Bearbeiter noch etwas mitdenken. Angenommen der Brief richtet sich an einen bestimmten Empfänger in einem großen Unternehmen oder einer Behörde. Wie ist sichergestellt, dass der Brief diesen Empfänger erreicht? Damit das Schreiben beim richtigen Empfänger landet, sollte im Anschriftenfeld der Zusatz „zu Händen“ oder „zu Händen von“ genutzt werden. Da der Platz im Anschriftenfeld begrenzt ist, haben sich entsprechende Abkürzungen eingebürgert. Laut Duden sind folgende Abkürzungen für „zu Händen“ zulässig und korrekt: z. H. –  z. Hd. –  z. Hdn.

Soll also Herr Bernd Beispiel von der Mustermann GmbH einen Brief erhalten, steht sein Name unter dem Firmennamen, sodass die Adressierung wie folgt aussehen sollte:

Mustermann GmbH
z. Hd. Herrn Bernd Beispiel
Musterstraße 9
12345 Musterstadt

Es wäre ebenso korrekt auf das „z. Hd.“ vollständig zu verzichten und nur an „Herrn Beispiel“ zu schreiben. Aber bitte beachten: Auch in diesem Fall unbedingt „Herrn“ statt „Herr“ verwenden. Gedanklich einfach ein „an“ davorsetzen und es wird schnell klar, warum nur diese Schreibweise richtig ist. Bei „Frau“ macht dies keinen Unterschied. Frau bleibt Frau.

Übrigens: Eine solche Adressierung erlaubt es der Poststelle oder der Urlaubs- oder Krankheitsvertretung von Herrn Beispiel die Post zu öffnen und zu bearbeiten. Wer will, dass nur der Empfänger persönlich diesen Brief öffnet, muss dies entsprechend vermerken.

Tipp 3: Persönliche Zustellung mit „vertraulich“ kennzeichnen
Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass wenn der Name des Empfängers vor der Firma steht, der Brief nur von dem Empfänger geöffnet werde darf. Dies ist keine allgemeingültige Regel. Briefe müssen vielmehr in Unternehmen und Behörden nur dann ungeöffnet an den Empfänger weitergeleitet werden, wenn der Vermerk „persönlich“ oder „vertraulich“ explizit vermerkt ist. Da viele Menschen nicht mit den Zustellregeln im Detail vertraut sind, empfiehlt es sich bei Briefen, die nur vom Empfänger persönlich geöffnet werden sollen, zunächst den Empfänger-Namen, ergänzt um den Vermerk „persönlich/vertraulich“ und dann den Firmennamen zu nennen. So sollte bei der persönlichen Zustellung nichts schiefgehen. 

Tipp 4: Auf die richtige Anrede ein Auge haben
Ist der konkrete Ansprechpartner nicht bekannt, darf mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ bei der Anrede operiert werden. In allen anderen Fällen, in denen ein Name vorliegt und vielleicht sogar schon Kontakt zu dieser Person bestand, wirkt eine solch neutrale Formulierung unhöflich. Ein Geschäftsbrief ist im Übrigen auch keine Messenger-Nachricht. Ein „Hallo, Frau … “ ist eher eine zu lockere Umgangssprache, die in einem Geschäftsbrief nichts zu suchen hat. Eine Ausnahme ist allenfalls dann denkbar, wenn zu dem Empfänger ein hohes Maß an freundschaftlicher Vertrautheit vorliegt und der Empfänger dies ebenso empfindet. Ansonsten sitzt man schnell im Fettnäpfchen.

Im Übrigen sollte auf die korrekte Anrede geachtet werden. Viele Titel- und Berufsbezeichnungen sind hart erarbeitet. Daher legen die Träger großen Wert darauf, dass ihre Titel zumindest in der schriftlichen Korrespondenz auch benannt werden. Ein promovierter Akademiker, sollte als mit „Sehr geehrter Herr Dr. …“  angeredet werden, eine Frau entsprechend mit „Sehr geehrte Frau Dr. …“ Universitätsabschlüsse wie Diplom, Magister, Master, Bachelor usw. finden in der Anrede – zumindest in Deutschland – keine Verwendung, also „Sehr geehrter Herr Dipl.-Ing. …“ wird nicht geschrieben. Weiß man aber um den Abschluss der Person, da dies beispielsweise auf der übergebenen Visitenkarte vermerkt ist, darf dies in der Adressierung durchaus mit aufgenommen werden. Wer sich unsicher ist, wie die korrekte Anrede aussieht, beispielsweise bei Adelstiteln ist dies für „Normalsterbliche“ nicht immer leicht zu durchschauen, sollte im Fall der Fälle einfach danach googlen. Vorsicht ist besser als Nachsicht.

Tipp 5: Postskriptum – ein geheimnisvoller Zusatz sorgt für Aufmerksamkeit
Das „PS“ stammt noch aus einer Zeit als Briefe noch mit der Schreibmaschine geschrieben wurden. War etwas Wichtiges vergessen worden, wurde es einfach ans Ende des Briefes, mit einem PS (Abkürzung für Postskriptum) vorangestellt, ausgeführt. Es handelte sich also um einen Nachsatz zu dem eigentlichen Briefinhalt. In Zeiten des Computers können vergessene Inhalte einfach im Nachgang inhaltlich eingefügt werden. Das PS hat damit eigentlich ausgedient. Dennoch ist es immer wieder an Briefenden zu finden, und zwar nach Grußformel und Unterschrift. Es wird heutzutage genutzt, um die Aufmerksamkeit des Lesers auf bestimmte Dinge zu lenken, zum Beispiel

PS: Unser Tag der offenen Tür findet in diesem Jahr am 29. Juni statt. Merken Sie sich bereits jetzt den Termin vor!

Ein „einfacher“ Geschäftsbrief kann je nach Empfänger und inhaltlicher Ausrichtung eine Herausforderung fürs Malerbüro sein. Doch einige Regeln lassen sich schnell erlernen und umsetzen, sodass die geschäftliche Korrespondenz auch im 21. Jahrhundert noch perfekt gelingt.