Effizientes Zeitmanagement ist für jeden Malerbetrieb, egal welcher Betriebsgröße, von großer Bedeutung. Die genaue Erfassung der Arbeitszeit kann jedoch eine Herausforderung sein, insbesondere wenn begrenzte Ressourcen vorhanden sind. Bekanntlich betrifft der Fachkräftemangel nicht nur die Baustelle, sondern auch das Malerbüro.
Ein effizientes Büromanagement bedeutet also auch mit der Arbeitszeit der Bürobeschäftigten sinnvoll und effizient umzugehen. Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung kann daher auch kleinen Unternehmen helfen, diesem Anspruch gerecht zu werden und den Aufwand der ohnehin für Malerbetriebe gesetzlich geforderten Erfassung der Arbeitszeiten bei maximaler Effizienzsteigerung auf ein Minimum zu begrenzen.
Es gibt mehrere Gründe, warum auch Maler- und Stuckateurbetriebe in eine digitale Zeiterfassung investieren sollten, anstatt weiterhin auf Papier basierte Stundenzettel zu setzen:
Vorteil 1: Kostenersparnis und Effizienzsteigerung
Viele Malerbetriebe machen sich nicht klar, wie viel Zeit und Geld eine papierbasierte Zeiterfassung, sprich das Schreiben von Stundenzetteln kostet. Die manuelle Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten ist zeitaufwändig und bindet wertvolle Ressourcen. Stundenzettel finden den Weg nicht ins Malerbüro oder sind unlesbar. Das Malerbüro läuft den Zetteln hinterher und erfasst diese manuell ins System, oft in eine herkömmliche Excel-Tabelle, um diese dann weiterverarbeiten zu können. Mit Einführung des digitalen Stundenzettels sind diese Zeiten vorbei. Der Prozess wird automatisiert und vereinfacht, denn Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten schnell und einfach auf der Baustelle in eine mobile App wie CATSbauzeit. Diese Daten gelangen sodann automatisch und in Echtzeit ins Malerbüro und können direkt in Lohnabrechnungssysteme oder die ERP-Lösung C.A.T.S.-WARICUM für das betriebliche Controlling exportiert werden. Dies spart Zeit und reduziert den administrativen Aufwand für die Dateneingabe und Datenverarbeitung erheblich. So ist es den Mitarbeitern auf der Baustelle und im Malerbüro möglich, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Vorteil 2: Genauigkeit und Vermeidung von Fehlern
Die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten auf Papier ist anfällig für Fehler und Ungenauigkeiten. Es besteht das Risiko von fehlenden oder falsch eingetragenen Informationen. Durch den Einsatz einer digitalen Zeiterfassung werden diese Fehler minimiert. Die Daten werden direkt und präzise erfasst, und die automatisierte Verarbeitung reduziert das Risiko menschlicher Fehler.
Vorteil 3: Einfache Lohnabrechnung
Die Verwendung einer digitalen Zeiterfassung erleichtert die Lohnabrechnung erheblich. Die erfassten Daten können nahtlos in die Lohnabrechnungssysteme übertragen werden, was Fehler bei der Abrechnung minimiert. Es müssen keine manuellen Berechnungen durchgeführt oder Informationen von Stundenzetteln übertragen werden. Dies spart Zeit und sorgt für eine genaue und pünktliche Abrechnung der Arbeitsstunden.
Vorteil 4: Transparenz und Mitarbeiterbeteiligung
Digitale Zeiterfassungssysteme bieten Transparenz sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Management. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten genau verfolgen und haben einen klaren Überblick über ihre geleistete Arbeit. Dies fördert die Eigenverantwortung und Motivation der Mitarbeiter, da sie ihre eigene Leistung besser einschätzen und verwalten können. Gleichzeitig ermöglicht es dem Management, den Arbeitsfortschritt zu überwachen und Engpässe rechtzeitig zu erkennen.
Vorteil 5: Archivierung und Datensicherheit
Papierbasierte Stundenzettel können leicht verloren gehen. Durch die Einführung des digitalen Stundenzettels werden alle Daten elektronisch erfasst und können sicher in einer digitalen Datenbank gespeichert werden. Dies erleichtert die Archivierung und damit den Zugriff sowie die Wiederherstellung von Daten bei Bedarf.
Insgesamt bietet die Einführung einer digitalen Zeiterfassung Maler- und Stuckateurbetrieben zahlreiche Vorteile, darunter Effizienzsteigerung, Genauigkeit, vereinfachte Abrechnung, Transparenz und Datensicherheit. Dies ermöglicht eine bessere Verwaltung der Arbeitszeiten und trägt letztendlich zur Steigerung der Produktivität und Effektivität des Unternehmens bei.
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